Di dalam sebuah bisnis, kegiatan pencatatan uang merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Pada perusahaan kecil, kegiatan ini biasanya hanya dilakukan pada jurnal umum. Namun pada bisnis yang memiliki skala besar, maka jurnal khusus perusahaan dagang sangat dibutuhkan.
Pencatatan keuangan ini dilakukan untuk mengetahui berbagai jenis aktivitas transaksi yang dilakukan, baik itu uang masuk atau uang keluar. Hal-hal yang dicatat di dalamnya diantaranya yaitu pengeluaran, pendapatan, keuntungan dan kerugian yang dialami oleh perusahaan.
Dengan adanya jurnal khusus ini, maka pencatatan keuangan perusahaan bisa berjalan lebih efektif dan tidak memakan banyak waktu. Lalu apa yang dimaksud dengan jurnal khusus? Penjelasan lebih lanjut untuk mengetahui jurnal khusus ini maka bisa dilihat pada artikel berikut.
Apa itu Jurnal Khusus Perusahaan Dagang?
Jurnal khusus adalah jurnal yang digunakan untuk melakukan pencatatan berbagai jenis transaksi yang sifatnya berulang atau repetitif Jurnal khusus biasanya digunakan pada perusahaan yang memiliki skala besar.
Untuk kegiatan operasional pada usaha kecil, transaksi yang berlangsung biasanya tidak terjadwal. Sehingga untuk mendokumentasikannya dilakukan pada jurnal umum. Setelah itu, nantinya akan diposting pada buku besar di akun terkait.
Jurnal tunggal memang telah memadai jika digunakan pada usaha kecil, karena volume kegiatan transaksi yang berlangsung umumnya kecil. Berbeda pada perusahaan berskala besar yang mempunyai lebih dari ratusan atau bahkan hingga ribuan transaksi untuk setiap bulannya.
Hal ini dikarenakan ada banyak jenis transaksi yang berlangsung, sehingga dibutuhkan jurnal khusus untuk mengelolanya. Selain itu, juga agar pencatatan dalam buku besar tidak cepat penuh.
Jurnal khusus dirancang untuk melakukan pencatatan berbagai jenis transaksi secara spesifik. Biasanya aka nada satu jurnal khusus yang digunakan untuk mendokumentasikan uang perusahaan yang masuk, dan juga jurnal khusus lain untuk mencatat uang perusahaan yang keluar.
Sedangkan untuk kegiatan transaksi yang tidak termasuk ke dalam kelompok tersebut akan masuk ke dalam jurnal umum. Melalui jurnal khusus, maka pencatatan keuangan perusahaan bisa lebih efektif dan efisien.
Manfaat Jurnal Khusus Perusahaan Dagang
Setelah mengetahui pengertian dari jurnal khusus, maka selanjutnya yaitu akan dibahas mengenai manfaat dari jurnal khusus bagi sebuah perusahaan.
1. Mempercepat pemrosesan data transaksi
Jika semua data transaksi telah dikelompokkan berdasarkan jenisnya, maka proses untuk membuat laporan keuangan bisa lebih cepat untuk dilakukan.
2. Kemudahan dalam membuat pencatatan keuangan secara sistematis
Dengan adanya pengelompokkan kegiatan transaksi yang terjadi pada perusahaan maka proses pembuatan laporan keuangan bisa berlangsung lebih sistematis. Sehingga proses pencatatan yang dilakukan pada buku besar juga tidak memakan banyak waktu.
3. Proses pemostingan ke buku besar bisa lebih mudah dilakukan
Jurnal khusus memungkinkan untuk melakukan pemostingan transaksi secara bersamaan berdasarkan pada jenis akunnya. Sehingga pemostingan data transaksi perusahaan ke buku besar dilakukan secara berkala dengan lebih mudah dan praktis.
4. Mengurangi terjadinya adanya resiko pengubahan data
Pencatatan transaksi keuangan pada jurnal khusus dilakukan secara terperinci dan kronologis. Proses pencatatan yang demikian tentu bisa mengurangi terjadinya resiko pengubahan data, yang dilakukan oleh pihak tertentu untuk melakukan penipuan.
Sehingga kemungkinan terjadinya adanya pembuatan laporan palsu bisa lebih berkurang, karena di sini ada pihak yang bertanggung jawab dalam memastikan kebenaran atas data yang diinput ke dalam akun.
5. Memudahkan melakukan pemeriksaan secara berkala
Dengan adanya jurnal khusus perusahaan dagang, maka segala jenis transaksi akan dicatat secara ringkas dan praktis. Hal ini tentu akan memudahkan auditor internal maupun eksternal untuk melakukan pemeriksaan data secara berkala.
6. Mengontrol agar tidak timbul fraud
Fraud merupakan penyajian laporan palsu yang dilakukan secara sengaja oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Melalui jurnal khusus, kemungkinan terjadinya hal ini maka bisa diminimalisir karena akun bisa lebih terpantau.
7. Peningkatan efisiensi
Pencatatan transaksi bisnis bisa dilakukan oleh beberapa karyawan yang telah mahir di bidang ini. jadi tidak hanya dikerjakan oleh satu orang akuntan saja untuk mengurusnya.
8. Terdapat spesialisasi perkerjaan
Pada jurnal khusus terdapat pembagian jenis transaksi di dalamnya, sehingga pencatatan yang dilakukan sudah dilakukan berdasarkan spesialisasinya masing-masing. Dengan demikian, proses pencatatan transaksi bisa dilakukan dengan lebih baik.
9. Kontrol internal berlangsung lebih baik
Perusahaan yang menggunakan jurnal khusus akan memiliki kontrol internal yang lebih baik, karena memungkinkan adanya pembagian kerja kepada beberapa karyawan.
10. Bisa menjadi referensi masa depan
Segala transaksi yang berlangsung akan dicatat di dalam satu jurnal yang dikelompokkan berdasarkan jenisnya. Tujuannya yaitu bisa menjadi referensi yang bisa digunakan untuk masa depan agar proses pencatatn bisa menjadi lebih mudah.
Jenis-Jenis Jurnal Khusus Perusahaan Dagang
Ada berbagai jenis jurnal khusus yang terdapat di dalam sebuah perusahaan dagang, diantaranya yaitu sebagai berikut:
1. Jurnal khusus penjualan
Jenis jurnal khusus yang pertama yaitu ada penjualan, dimana jurnal ini memiliki fungsi yaitu untuk menyimpan transaksi penjualan secara terperinci. Tujuan utama dari jurnal jenis ini yaitu untuk meringkas informasi yang di dalamnya memuat mengenai transaksi pada buku besar umum.
Di dalam jurnal penjualan, informasi yang disimpan diantaranya yaitu mengenai:
- Tanggal terjadinya kegiatan transaksi.
- Nama pelanggan.
- Nomor faktur.
- Jumlah penjualan yang diperoleh (meliputi informasi debit akun piutang dagang dan juga kredit dari akun penjualan).
2. Jurnal khusus pembelian
Jurnal khusus perusahaan dagang selanjutnya yaitu ada jurnal pembelian. Jurnal ini digunakan khusus untuk melakukan pencatatan mengenai semua jenis pembelian yang dilakukan baik itu barang atau jasa secara kredit.
Jurnal ini merupakan jenis yang umum atau sering ditemui dalam sistem akuntansi yang sifatnya manual. Di dalam jurnal ini juga mencatat informasi transaksi yang sifatnya harian berdasarkan pada tanggalnya.
Informasi pada jurnal khusus pembelian diantaranya yaitu mengenai:
- Pembelian peralatan kantor.
- Pembelian jasa.
- Pembelian barang yang diperoleh untuk dijual kembali.
3. Jurnal khusus penerimaan kas
Jenis jurnal ini merupakan contoh dari jurnal khusus pada perusahaan dagang dimana informasi mengenai penjualan secara tunai dicatat. Selain itu, semua arus kas yang masuk ke dalam perusahaan juga akan dicatat ke dalam jenis jurnal ini.
Adapun informasi yang dimuat di dalam jurnal khusus penerimaan kas diantaranya yaitu:
- Tanggal terjadinya transaksi.
- Nama pelanggan.
- Identifikasi mengenai informasi penerimaan uang tunai yang diperoleh.
- Kolom debit dan juga kredit untuk melakukan pencatatan pada setiap sisi entri.
4. Jurnal pengeluaran kas
Fungsi dari jenis jurnal ini yaitu mencatat semua transaksi yang masih ada kaitannya dengan pengeluaran uang. Contoh transaksi yang dilakukan secara tunai pada perusahaan dagang akan dicatat pada jurnal ini.
Beberapa jenis transaksi tersebut diantaranya yaitu ada pelunasan utang, pembelian secara tunai, pembayaran beban, retur penjualan dan juga pengambilan uang tunai untuk keperluan pribadi.
Jurnal khusus perusahaan dagang adalah salah satu hal penting yang harus dipahami, terutama bagi perusahaan yang memiliki skala yang besar. Karena jurnal ini bisa membantu untuk mengatur segala pendataan transaksi perusahaan dalam jumlah yang besar secara efektif dan efisien.