Kop surat perusahaan menjadi identitas dari sebuah badan usaha atau instansi. Tujuan penggunaan kop adalah supaya penerima surat mengetahui dari mana surat tersebut berasal atau siapa pengirimnya.
Posisi kop surat berada di bagian paling atas surat. Umumnya, kop surat memuat beberapa informasi penting, termasuk nama, logo, instansi, nomor telepon, serta alamat perusahaan.
Secara umum, kop surat bukan hanya berfungsi menjelaskan identitas dari perusahaan yang menerbitkan surat tersebut, tapi juga menjadi media promosi dari perusahaan maupun instansi pengirimnya.
Jenis Jenis Kop Surat
Berdasarkan pada tujuan penggunaannya, kepala surat dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu kop surat resmi dan tidak resmi. Penjelasan lebih lengkap ada di bawah ini:
1. Kop Surat Resmi
Kepala surat resmi umumnya digunakan dengan tujuan mengirim surat atas nama instansi pemerintah, perusahaan, dan lembaga formal lainnya. Kop surat resmi biasanya menyertakan logo pada sisi samping, serta informasi detail lainnya, termasuk nomor telepon, kode pos, alamat, dan website resmi.
2. Kop Surat Tidak Resmi
Jenis kepala surat tidak resmi biasanya dibuat untuk dikirimkan untuk tujuan non formal. Pasalnya, kop surat ttidak resmi tidak mencantumkan logo. Pada kepala surat tidak resmi, hanya tertera nama serta beberapa informasi umum, seperti alamat email dan nomor telepon.
Fungsi Kop Surat
Pencantuman kop surat perusahaan maupun instansi berfungsi untuk mempermudah penerima surat, sehingga bisa mengetahui kalau surat tersebut dikirim oleh siapa.
Oleh karena itulah, kepala surat wajib menyertakan logo, alamat lengkap, dan informasi detail lainnya. Khusus untuk kop surat perusahaan, biasanya juga dilengkapi informasi alamat kantor cabang, jenis usaha, nama bank, serta logo perusahaan. Ini dilakukan untuk memaksimalkan fungsi surat.
Di bawah ini adalah fungsi kop surat bagi suatu perusahaan:
1. Tanda Pengenal
Keberadaan logo, alamat, serta bidang usaha yang dicantumkan dalam kepala surat berfungsi sebagai tanda pengenal apabila perusahaan berstatus legal dan diakui.
2. Alat Menyebarkan Informasi
Informasi singkat namun detail yang tertera pada kop surat akan memudahkan calon pelanggan atau para klien apabila hendak menghubungi maupun berinteraksi langsung dengan perusahaan tersebut.
3. Sebagai Alat Promosi (Iklan)
Logo perusahaan yang tercantum bisa mengarahkan pihak penerima surat untuk memeriksa legalitas badan usaha tersebut, baik melalui website resmi, email, telepon, maupun sosial media lainnya.
Di samping itu, kop surat tersebut juga dapat difungsikan sebagai alat promosi atau iklan supaya nama perusahaan semakin dikenal dan disebar luas ke berbagai kalangan.
Struktur Kop Surat
Membuat kop surat perusahaan tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Karena ada sejumlah struktur yang harus diperhatikan dan tercantum pada kepala surat.
Berikut adalah struktur pembuatan kop surat niaga (perusahaan):
- Disusun secara detail, meliputi logo (lambang), nama instansi (badan usaha), alamat, nomor telepon, kode pos, email, dan website resmi.
- Nama perusahaan ditulis menggunakan huruf kapital.
- Huruf kapital pada awalan pada website, email, dan sebagainya.
- Penulisan nama perusahaan dan jalan tidak boleh disingkat.
- Khusus pada surat perusahaan, maka bisa ditambahkan informasi lainnya, seperti jenis usaha, bidang kegiatan yang dilakukan, serta nomor izin usaha.
Cara Membuat Kop Surat Perusahaan yang Benar
Pembuatan kop surat memang bisa menjadi hal membingungkan, khususnya untuk pemula. Jika Anda merupakan salah satunya, maka di bawah ini adalah panduan langkah-langkah pembuatan kepala surat:
1. Menggunakan Microsoft Word 2008
Anda bisa membuat kop surat dengan memanfaatkan aplikasi Microsoft Word gratis versi terbaru. Caranya cukup sederhana, yaitu dengan membuka tab Insert dan memanfaatkan fitur Header.
Berikut adalah tahapan-tahapannya:
- Buka Microsoft Word.
- Klik kiri dan pilih “Insert”.
- Pilih opsi “Header”.
- Klik “Blank Header”.
- Tuliskan informasi yang meliputi identitas perusahaan’.
- Untuk membuat logo, klik “Insert”, kemudian “Picture”.
- Jika ingin menggunakan logo yang tersimpan di laptop, klik “This Device”.
- Lanjut ke proses pembuatan garis pembatas dengan klik “Insert” – “Shapes”, “Lines”.
- Atur garis sesuai dengan kebutuhan.
- Gunakan format “Shape” untuk mempertebal garis.
- Klik “Shape Outline” serta “Weight”, selanjutnya pilih ketebalan yang dikehendaki.
2. Menggunakan Microsoft Word 2010
Bagi pengguna Microsoft Word 2010, proses pembuatan kop surat perusahaan dapat dilakukan dengan menerapkan cara mudah dan praktis berikut ini:
- Masuk aplikasi Microsoft Word.
- Klik “Different First Page”.
- Tuliskan identitas perusahaan secara detail.
- Jika ingin memasukkan dua logo sekaligus, silahkan atur “Hanging Indent” kanan pada angka “13,5” sedangkan kiri “3”.
- Setelah logo berhasil terunggah, atur secara lebih spesifik dengan klik “Wrap Text” kemudian “Through”.
- Selanjutnya, buatlah garis dengan klik “Home”.
- Pilih opsi “Borders & Shading”.
- Klik “Custom”.
- Pilih garis sesuai keinginan.
- Klik “OK”.
- Rapikan agar terlihat lebih sempurna.
Contoh Kop Surat Perusahaan dan Instansi Lainnya
Sedang mencari contoh kop surat instansi maupun perusahaan yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan? Berikut adalah contoh kop amplop surat perusahaan dan instansi pemerintahan:
1. Kop Surat Bisnis CCTV
Seperti yang dapat Anda lihat, kop surat mencantumkan logo dan nama perusahaan, yaitu CV. Energi Karya Muda. Selain itu, tertera kegiatan usaha yang dilakukan oleh perusahaan tersebut, yaitu CCTV.
Sementara itu, detail lain juga diikutsertakan pada kepala surat, seperti nama dan nomor jalan, kode pos, nomor telepon, dan website perusahaan.
2. Kop Surat Bisnis Trading dan Kontraktor
Kepala surat perusahaan ini dikirim oleh CV. Prebu. Kop surat ini termasuk dalam kategori resmi karena mencantumkan beberapa detail, seperti:
- Logo perusahaan.
- Nama badan usaha.
- Jenis atau bidang usaha.
- Jalan yang menjadi lokasi perusahaan.
- Kode pos.
- Nomor hp.
3. Kop Surat Perusahaan Sistem Keamanan Elektronik
Kepala surat ini dibuat oleh CV. Nassiakarya dan termasuk dalam jenis kop surat resmi. Hal tersebut dapat dilihat dari pencantuman detail yang menjadi ciri ciri kop surat niaga resmi:
- Logo atau lambang perusahaan.
- Nama badan usaha.
- Jenis bidang usaha.
- Nama jalan lengkap.
- Nomor telepon.
- Website resmi.
4. Kop Surat Dinas Pendidikan
Kepala surat di atas dibuat oleh Pemerintah Provinsi Sumatera Selatan, Dinas Pendidikan. Komponen surat resmi ini sangat lengkap meskipun tampak singkat, yaitu:
- Logo instansi.
- Nama instansi.
- Nomor telepon.
- Alamat email.
- Website resmi.
5. Kop Surat Instansi Pemerintahan
Contoh kepala surat resmi di atas dibuat oleh instansi pemerintah untuk tujuan tertentu. Strukturnya terbilang lengkap, meskipun detail informasi yang disampaikan relatif singkat.
Di bawah ini adalah struktur pada kop surat instansi pemerintah:
- Logo
- Nama instansi
- Alamat
- Kode pos
- Nomor telepon
- Website
6. Kop Surat Yayasan Instansi Pendidikan
Kepala surat tersebut dibuat oleh Yayasan Taman Pendidikan. Gambar di atas termasuk contoh kop surat resmi karena meliputi beberapa komponen, termasuk logo, nama yayasan, alamat, nomor telepon, email, dan website.
Setelah mengetahui cara membuat kop surat perusahaan beserta contoh terlengkap. Anda tidak akan merasa kesulitan lagi apabila diberi tugas untuk membuat kepala surat secara manual menggunakan Word.