Ketika menjalankan sebuah bisnis, sang pemilik tentunya sudah merencanakan apa saja kiranya sasaran yang ingin dicapai dan bagaimana kinerja para karyawannya. Untuk mengetahui hal tersebut, banyak perusahaan yang menggunakan KPI untuk mengukurnya. Lalu, apa itu KPI?
KPI itu sendiri merupakan sebuah singkatan dari Key Performance Indicator. KPI ini akan membantu para pemilik bisnis dalam melakukan kontrol dan evaluasi sekaligus mengukur bagaimana tingkat kesuksesan dan pencapaian target yang sudah ditetapkan.
Apa Itu KPI dan Mengapa KPI Ini Penting?
Singkatnya, KPI atau Key Performance Indicator ini merupakan alat ukur yang akan memberikan gambaran seputar tingkat efektivitas perusahaan dalam upaya mencapai tujuan bisnisnya.
Namun dalam kalimat yang lain, KPI bisa dianggap sebagai nilai terukur yang bisa menunjukkan seberapa efektif suatu organisasi dalam mencapai tujuan utama bisnis. Indikator ini sekaligus akan membantu menentukan operasional perusahaan, keuangan serta pencapaian strategis.
Selain itu, ada pula pengertian KPI yang lain yaitu alat pengambilan keputusan yang sangat berguna serta mempermudah perusahaan dalam mengukur kinerja karyawan sekaligus mengevaluasi kinerja perusahaan itu sendiri dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Sampai di sini sudah paham dengan apa itu KPI? Dari berbagai pengertian yang ada, intinya KPI itu merupakan indikator kunci yang bisa dipakai untuk mengukur kinerja atau performa. KPI ini secara khusus akan mengukur kinerja karyawan secara individual sekaligus dengan pencapaiannya.
Secara umum, KPI yang diterapkan oleh satu divisi atau berbeda dengan KPI yang digunakan oleh divisi lain. Akan tetapi, KPI ini pada dasarnya menuju ke arah yang sama dan masih sesuai dengan strategi perusahaan sekalipun jenis KPI yang digunakan setiap divisi berbeda-beda.
Soal alasan mengapa KPI ini menjadi begitu penting kurang lebih sebagai berikut.
- Perusahaan bisa menciptakan tujuan yang jelas sekaligus mengevaluasi langkah manakah yang efektif dan tidak efektif dalam mencapai tujuan tersebut
- Perusahaan bisa tahu secara jelas seperti apa kondisi kesehatannya sendiri mulai dari faktor risiko bahkan termasuk faktor keuangan
- Membuat tim dan karyawan tetap bergerak bersama untuk mencapai satu tujuan
Manfaat Menerapkan KPI
Melalui penjelasan di atas sebenarnya sudah tergambar betapa bermanfaatnya KPI ini untuk jalannya sebuah bisnis. Namun, kalau hendak dijabarkan lebih jauh lagi, kurang lebih inilah manfaat KPI yang perlu diketahui.
1. Meningkatkan Semangat Kerja
KPI sebaiknya disampaikan kepada setiap karyawan secara transparan dan juga jelas. Alasannya adalah karena siapapun yang terlibat dengan perusahaan menginginkan sikap transparansi dari pihak atasan termasuk tentang informasi dan juga data yang tertera dalam KPI mereka.
Kalau transparansi semacam ini bisa dipenuhi, karyawan bisa lebih termotivasi lagi untuk melakukan yang terbaik. Pada akhirnya, ini juga akan sangat membantu perusahaan mencapai prestasi yang diinginkan.
2. Membantu Akuntabilitas Perusahaan
Singkatnya, akuntabilitas itu merupakan bentuk pertanggung jawaban perusahaan yang berkenaan dengan sejumlah kegiatan seperti pembukuan, administrasi dan laporan. KPI ini nantinya akan membuat kinerja karyawan bisa terukur secara statistik.
Dengan demikian, perusahaan benar-benar mempunyai bukti yang berhubungan dengan pencapaian masing-masing karyawan tadi dan ini nanti akan sangat membantu perusahaan mempromosikan karyawan yang bersangkutan agar bisa naik ke jabatan yang lebih tinggi lagi.
3. Membuat Target Bisa Lebih Terukur
Seperti yang sudah sering disebutkan di atas, KPI ini adalah alat yang efektif untuk mengukur target perusahaan supaya bisa lebih tepat sasaran. Ambil contoh begini, KPI telah mencatat bahwa tim sales mencapai 30% dari target penjualan yang sebenarnya diharapkan bisa mencapai 40%.
Berdasarkan data dari KPI tadi, manajer time sales bisa melakukan evaluasi pada setiap anggota atau karyawan yang tergabung dalam timnya untuk mencari solusi supaya target 40% bisa tercapai. Dari sini, sang manajer mungkin akan merancang strategi yang baru supaya target bisa terpenuhi ke depannya.
4. Mengukur Performa
Lebih lanjut lagi, KPI akan membantu mengukur performa. Performa yang diukur bukan hanya dari sisi karyawan, tetapi juga bisa mengukur perkembangan bisnis. Dari KPI ini pula nanti bisa diketahui apakah bisnis memang berkembang secara positif atau sebaliknya.
Dari hasil KPI ini pula nantinya pemilik bisnis bisa lebih mudah mencari solusi dan mengambil keputusan terbaik seperti menekan biaya operasional, menambah karyawan dan lain sebagainya. Untuk metode evaluasi kinerja karyawan sendiri bisa beragam.
Contohnya dengan memperhitungkan apakah waktu kerja yang ditetapkan perusahaan sudah dimanfaatkan dengan baik atau tidak oleh karyawan, bagaimana tingkat kehadiran mereka dan lain sebagainya.
Jenis-Jenis KPI dan Contohnya
1. KPI Finansial
Jenis KPI yang pertama ini adalah indikator kinerja yang berhubungan dengan semua hal terkait kegiatan finansial dalam organisasi atau perusahaan. Jenis KPI satu ini memiliki tujuan untuk memprediksi apakah bisnis bisa bertahan atau tidak semisal keuangan menurun secara tiba-tiba.
Beberapa contoh Key Performance Indicator Finansial yakni sebagai berikut.
- Current Ratio KPI atau KPI Rasio Lancar yang fungsinya adalah untuk mengukur bagaimana kinerja keuangan neraca likuiditas. Caranya ialah dengan aset lancar akan dibagi dengan kewajiban lancar
- Net Profit Margin KPI atau KPI Marjin Laba Bersih yang fungsinya adalah untuk mengukur persentase hasil bagi antara laba bersih dengan revenue
- Gross Profit Margin KPI atau KPI Marjin Laba Kotor yang fungsinya adalah untuk mengukur persentase hasil bagi antara laba kotor dengan revenue
- Net Profit KPI atau KPI Laba Bersih yang fungsinya adalah untuk mengukur total dana yang masih tersisa dari revenue yang sebelumnya sudah dikurangi HPP atau Harga Pokok Penjualan dan berbagai biaya operasional yang lain
- Gross Profit KPI atau KPI Laba Kotor yang fungsinya adalah untuk mengukur total dana yang masih tersisa dari revenue yang sebelumnya sudah dikurangi HPP atau Harga Pokok Penjualan
2. KPI Non-Finansial
Sedangkan kalau KPI Non-Finansial ialah jenis KPI yang pelaksanaannya tidak langsung berpengaruh terhadap aktivitas keuangan perusahaan. Misalnya:
- Pangsa pasar
- Matriks kepuasan pelanggan
- Perputaran pegawai
KPI yang Bagus
Ketika pemilik perusahaan ingin mengukur kinerja karyawan melalui KPI, maka perlu dipertimbangkan sejumlah kriteria KPI yang bagus berikut ini.
1. Sifat KPI Terukur
KPI itu memiliki sifat yang terukur. Dengan adanya target yang terukur seperti ini, tentunya perusahaan bisa lebih mudah mengecek kinerja para karyawannya. Hal ini dikarenakan perusahaan bisa melihat proses sampai didapatkannya kinerja tersebut.
2. KPI Seharusnya Realistis
Target yang begitu besar di awal memang merupakan hal yang sangat menarik. Tetapi coba pikirkan lagi apakah target yang besar itu bisa dieksekusi oleh para karyawan atau tidak? Oleh sebab itu, jangan gengsi untuk memulai target dengan nilai yang terhitung kecil.
3. KPI Memiliki Tujuan yang Sama dengan Tujuan Perusahaan
Tujuan KPI perusahaan adalah hal penting dan harus sejalan dengan tujuan bisnis, supaya semua strategi yang sudah dicanangkan bisa mendatangkan hasil sesuai yang diharapkan. Untuk itu, harus diketahui apa tujuan yang ingin dicapai oleh bisnis.
Contohnya, pemilik bisnis ingin meningkatnya revenue sebesar 20% per bulan pada akhir tahun. Kalau saat ini Anda adalah pemimpin tim sales, kemungkinan KPI Anda akan terkait dengan menjaring leads inbound sampai dengan 50% pada akhir kuartal ketiga.
Sampai di sini, sudah lebih paham dengan apa itu KPI bukan? Dengan demikian, Anda bisa mulai mencanangkan untuk menerapkan Key Performance Indicator ini untuk mengefisiensikan strategi bisnis yang dimiliki.