Susunan berita acara yang dibuat oleh notulen biasanya memiliki unsur pokok yang harus ditaati. Untuk bagian isi berita acara baru bisa disesuaikan dengan peristiwa yang tengah kita hadapi.
Namun masih banyak yang belum memahami dengan jelas susunan berita acara yang baik dan benar agar memiliki kekuatan yang mengikat, bahkan memiliki kekuatan hukum. Oleh sebab itu kami akan memberikan informasi yang anda perlukan untuk acara tertentu.
Ciri – ciri Berita Acara yang Baik
Surat berita acara merupakan sebuah alat dokumentasi atau arsip dalam bentuk catatan teks yang akan menjadi bukti resmi sebuah kejadian atau peristiwa yang berlaku di mata hukum.
Beberapa surat berita acara ini hanya dibuat untuk arsip dalam sebuah perusahaan, namun sebagian lagi sifatnya mengikat beberapa pihak yang sudah terlibat di dalamnya, ada juga yang memiliki kekuatan hukum yang berbentuk BAP yang dikeluarkan oleh pihak kepolisian sebagai barang bukti sebuah tindak kriminal.
Sebelum kita membahas mengenai susunan berita acara kini kita akan melihat terlebih dahulu ciri – ciri umum berita acara agar layak digunakan dan bisa dikatakan sebagai surat berita acara yang baik, berikut diantaranya:
- Sebuah berita acara haruslah menggunakan bahasa Indonesia yang baku dan formal agar terlihat lebih sopan
- Gunakan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh semua orang
- Berita acara dibuat dengan bahasa yang tidak bertele – tele dan langsung menuju inti pembahasan
- Ditulis secara lengkap, jelas dan padat
- Teks yang dibuat berdasarkan fakta yang terjadi dilapangan tanpa tambahan apapun
- Sebuah berita acara juga harus membuat detail keterangan waktu serta tempat terlaksananya sebuah acara atau kegiatan
- Dibuat sesegera mungkin setelah peristiwa terjadi atau kegiatan dilakukan
- Ditugaskan pada pihak – pihak yang ditunjuk, dalam hal ini contohnya sekretaris atau notulen acara.
- Dalam kasus berita acara yang berkaitan dengan hukum harus dilengkapi dengan materai agar berita acara memiliki kekuatan hukum yang lebih.
Berikut Susunan Berita Acara yang Baik
Pembahasan akan kita lanjutkan dengan melihat susunan berita acara yang baik yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dan bisa dipergunakan sebaiknya untuk kepentingan pembuatan surat berita acara. Berikut diantaranya:
- Kepala berita acara yang dituliskan dengan huruf besar dan dibuat di tengah lebaran naskah paling atas
- Nomor berita acara
- perihal surat berita acara
- isi berita acara
dalam isi berita acara mencakup beberapa hal penting yang juga tidak boleh dilewatkan seperti:
- keterangan waktu mulai dari hari, tanggal, bulan dan tahun, serta tempat pelaksanaan acara.
- Nama, NIP, pangkat dan lainnya
- Alamat
- Permasalahan pokok yang akan menjadi pembahasan
- Penutup berita acara
Di dalam penutup berita acara ini harus mencakup beberapa hal penting dan tidak boleh terlupakan, diantaranya:
- Tempat pelaksanaan, tanggal bulan serta tahun
- Beberapa pihak yang terlibat dalam berita acara
- Nama pihak pejabat yang terlibat dalam berita acara dalam hal ini bisa saja ketua rapat serta sekretaris
- Stempel jabatan beserta tanda tangan asli serta nama
- Tanda tangan para saksi
Unsur yang Harus Ada Dalam Surat Berita Acara Serah Terima Jabatan
Jika tadi kita telah melihat susunan berita acara secara umum maka kini kita akan melihat beberapa unsur yang harus ada di dalam surat berita acara serah terima jabatan, seperti berikut ini:
- Keterangan waktu serta tempat pelaksanaan
- Identitas penyerahan jabatan, di sini disebutkan nama lengkap, jabatan, NIP dan disebut sebagai pihak pertama
- Identitas penerima jabatan, dalam hal ini juga dituliskan nama lengkap dengan jelas, jabatan, serta NIP, dan akan disebut sebagai pihak kedua
- Isi surat berita acara dan biasa disebut dengan klausal yang menyatakan bahwa telah terjadi serah terima jabatan antara pihak pertama kepada pihak kedua
- Objek yang akan diserahkan pihak pertama kepada pihak kedua, dalam hal ini bisa berbentuk, tanggung jawab, benda, arsip, hak dan kewajiban, dan lain sebagainya dan ditandatangani oleh kedua belah pihak
- Saksi
Kegunaan Berita Acara Serah Terima Jabatan
Untuk beberapa unsur serta susunan berita acara yang kami buat di atas hukumnya tidak baku, karena setiap instansi atau sebuah organisasi biasanya memiliki aturan tersendiri dalam membuat berita acara, namun hal tersebut bisa menjadikan acuan bagi anda yang akan membuat susunan berita acara.
Sedangkan surat berita acara serah terima jabatan ini memiliki fungsi yang cukup penting dan bisa digunakan sebagai acuan organisasi yang baru untuk bekerja.
Contoh Surat Berita Acara
Susunan berita acara di atas bisa kita jadikan pedoman untuk membuat berita acara yang baik, selain itu kami juga akan memberikan beberapa contoh berita acara sesuai dengan kepentingannya, seperti berikut ini:
Contoh berita acara rapat tahunan wali murid SD 01 Magelang
BERITA ACARA
Nomor :086
Senin, 27 Desember 2019
Melihat perkembangan siswa di sekolah
Membahas sarana dan prasarana di sekolah
Pada hari senin, 27 Desember 2019, bertempat di aula SD 01 kota Magelang yang dimulai pukul 10.00 WIB, dengan kepanitiaan guru sebagai berikut:
Anggota yang hadir:
- Rapat wali murid akan dipimpin oleh Bapak Santoro, Spd selaku kepala sekolah SD 01
- Firdaus, Spd
- Lina, Spd
- Lela, Spd
- Seluruh wali murid yang akan mendengarkan laporan tahunan guru di sekolah SD 01
- Beberapa poin yang akan dibicarakan:
- Laporan perkembangan siswa selama 1 tahun belakang
- Hal – hal yang perlu dilakukan oleh guru
- Hal – hal yang perlu dilakukan oleh orang tua
- Tanggung jawab anak sebagai siswa yang baik
- Membahas tentang sarana di sekolah yang belum ada dan membicarakan solusi yang harus ditempuh
- Berisikan hasil dari rapat yang sudah dilaksanakan pada hari dan tempat yang sudah ditentukan, serta seluruh daftar dari pertanyaan serta jawaban dalam rapat ini, dibuat secara detail dan disampaikan dalam lampiran 2.
- Penutupan rapat dilakukan oleh kepala sekolah SD 01 Magelang pada pukul 13.30 WIB
Kepala sekolah SD 01 Magelang
(Santoso, Spd)
Itu tadi sedikit pembahasan mengenai susunan berita acara yang baik dan benar, namun perlu anda ketahui bahwa hukumnya tidak baku dan bisa dibuat sesuai dengan aturan di dalam organisasi atau instansi tempat anda bekerja, namun ini bisa menjadi acuan yang baik dalam membuat sebuah berita acara.
Selain itu kami juga sudah memberikan informasi mengenai criteria surat berita acara yang baik. Semoga informasi ini bermanfaat, kurang dan lebih mohon maaf. Sekian.