Surat berita acara memang harus selalu ada dalam sebuah peristiwa atau kegiatan yang berhubungan dengan banyak orang, maupun institusi tertentu. Surat berita acara berupa dokumen yang berisi catatan, atau digunakan sebagai alat dokumentasi bahwa sudah pernah terlaksana sebuah kegiatan penting yang melibatkan banyak orang tentunya.
Kegunaan surat berita acara ini sendiri sangat penting, apalagi saat anda berhubungan dengan organisasi tertentu. Dalam artikel kali ini kami akan menjelaskan secara rinci kegunaan serta tujuan dibuatnya surat berita acara
Pengertian Surat Berita Acara
Sebelum kita melihat kegunaan surat berita acara secara lengkap, ada baiknya kita melihat terlebih dahulu pengertian surat berita acara secara lengkap.
Surat berita acara adalah sebuah dokumentasi yang berupa catatan resmi mengenai suatu peristiwa atau pernyataan yang berlaku di mata hukum. Maka dari itu dalam setiap peristiwa penting, terutama yang berkaitan dengan sebuah organisasi atau instansi tertentu wajib membuat berita acara.
Dalam sebuah berita acara biasanya disahkah oleh beberapa pihak, terutama pemimpin rapat agar bisa dipertanggung jawabkan secara hukum dan sifatnya mengikat.
Setiap orang yang hadir wajib menaati dan mendukung isi dari berita acara. Berita acara juga bisa berisi tentang kronologi jalannya sebuah acara pada waktu dan tanggal yang sudah ditetapkan. Surat ini juga dibuat beberapa rangkap dan dilegalisir sebanyak yang dibutuhkan.
Maka setiap berita acara yang di copy akan dibagikan pada pihak – pihak yang hadir untuk dipelajari dan ditaati. Kemudian berita acara yang asli akan disimpan sebagai arsip organisasi.
Tujuan Serta Kegunaan Surat Berita Acara
Secara umum kegunaan surat berita acara adalah sebagai alat dokumentasi atau pegangan untuk sebuah lembaga atau institusi yang membuktikan bahwa sudah terlaksana suatu kegiatan atau peristiwa tertentu sudah terjadi pada waktu dan tanggal yang sudah ditentukan.
Selain kegunaan surat berita acara secara umum, terdapat pula tujuan pembuatannya secara rinci atau menjurus sesuai dengan kondisi dibuatnya surat ini. Berikut beberapa jenis surat berita acara beserta kegunaannya, diantaranya:
-
Berita acara serah terima
Kegunaan surat berita acara yang pertama sesuai dengan jenisnya adalah berita acara serah terima, yang dibedakan kembali menjadi beberapa jenis atau bagian dengan fungsinya masing – masing.
Jenis yang pertama adalah berita acara serah terima hasil pekerjaan yang memiliki fungsi untuk membuktikan bahwa pekerjaan yang sudah diamanahkan oleh pihak lain sudah mampu diselesaikan dengan baik dan pihak pelaksana sudah mampu bertanggung jawab dengan baik.
Surat berita acara ini bisa dibuat diakhir misi saat semua pekerjaan sudah rampung dengan sempurna.
Kedua adalah berita acara serah terima jabatan yang berfungsi sebagai bukti yang sah adanya serah terima jabatan antara dua pihak yang bersangkutan.
Surat berita acara ini membutuhkan tanda tangan beberapa pihak sebagai penguatan atau adanya pengakuan dari beberapa pihak contohnya, ditandatangani pemegang jabatan, ditandatangani yang diserahi jabatan, dan pimpinan.
Selanjutnya adalah surat berita acara serah terima barang yang fungsinya sebagai bukti telah terjadinya pembelian barang dan barang tersebut sudah diserahkan kepada pihak yang membeli.
-
Berita acara rapat
Berita acara rapat merupakan berita acara yang paling sering digunakan, terutama di dalam sebuah organisasi atau instansi tertentu, karena saat akan memutuskan sesuatu biasanya akan mengadakan rapat untuk mencapai hasil yang mufakat.
Berita acara rapat ini berfungsi sebagai dokumentasi atau catatan hasil rapat yang berisi poin – poin penting yang sudah disepakati bersama. Dalam sebuah rapat sangat penting dibuat surat berita acara ini sebagai dokumentasi hasil pertemuan resmi yang sudah diadakan. Surat ini perlu ditandatangani oleh pemimpin rapat dan sekretaris.
-
Berita acara kegiatan
Kegunaan surat berita acara sesuai dengan fungsi yang selanjutnya adalah berita acara kegiatan. Kegiatan yang dilakukan bisa berupa kegiatan formal maupun informal untuk dokumentasi resmi dalam sebuah kegiatan yang dilaksanakan.
Beberapa kegiatan yang memungkinkan membutuhkan berita acara seperti pagelaran seni, seminar, diskusi ilmiah, konsert, pertandingan olahraga dan lain sebagainya. Selain berisikan poin – poin penting sebuah kegiatan, surat ini bisa juga bisa dilengkapi dengan informasi penilaian dari sebuah kegiatan.
-
Berita acara kejadian
Berita acara kejadian merupakan sebuah catatan yang berisi kronologi kejadian tertentu dan biasa digunakan sebagai berita acara sebuah tindak kriminal seperti peristiwa kecelakaan, peristiwa perampokan, peristiwa pembunuhan, peristiwa pencurian dan masih banyak lagi.
Berita acara kejadian memiliki fungsi yang sangat penting sebagai alat untuk membuktikan sebuah kejahatan atau peristiwa sebenarnya dan menjadi salah satu alat bukti rumah sakit, kepolisian, kehakiman dan bukti penting lainnya.
-
Berita acara kesepakatan
Saat sebuah rapat atau perundingan beberapa pihak lalu sudah menemukan kesepakatan bersama maka diperlukan sebuah berita acara kesepakatan untuk menuliskan poin – poin yang sudah disepakati bersama.
Berita acara kesepakatan juga dibuat untuk mendokumentasikan hasil kesepakatan agar tidak ada pihak yang bisa melanggar hasil yang telah disepakati bersama tersebut agar tidak terjadi kesalahpahaman di kemudian hari.
Berita acara ini sifatnya mengikat seluruh orang yang sudah menyepakati sebuah hasil yang tentunya sudah ikut menandatangani hasil kesepakatan tersebut serta mendukung keputusan dengan menjalankan seluruh kesepakatan yang ada.
-
Berita acara pemeriksaan
Kini kita akan membahas mengenai berita acara pemeriksaan yang sudah pasti dibuat oleh pihak yang berwajib atau pihak kepolisian.
Biasanya berita acara akan dibuat oleh notulen hukum kemudian diterbitkan oleh pihak kepolisian yang bisa digunakan sebagai salah satu bukti pada persidangan di pengadilan nantinya.
Fungsi dari surat berita acara pemeriksaan ini adalah untuk mendokumentasikan atau mengarsipkan hasil pemeriksaan yang dilakukan oleh pihak polisi terhadap penentuan atau pemilihan tersangka maupun korban dalam suatu peristiwa atau kejadian.
BAP ini merupakan sebuah cerita yang diungkapkan secara detail dan bisa jadi sangat panjang yang tidak seperti berita acara lainnya dimana dibuat secara singkat atau poin – poinnya saja.
Dalam sebuah berita acara hukum di dalamnya terdapat banyak pertanyaan dari pihak yang berwajib serta terdapat banyak jawaban dari pihak yang diselidiki tergantung dari peristiwa yang sedang terjadi. Saat membuat BAP, kedua belah pihak harus hadir, baik yang mengundang maupun yang diundang.
BAP ini juga memiliki fungsi lain yang tidak kalah pentingnya selain mendokumentasikan sebuah peristiwa, juga bisa menjadi bukti penangkapan, bukti penyitaan benda, bukti penggeledahan, bukti penahanan, bukti pemeriksaan pemeriksaan dan masih banyak lagi.
kegunaan surat berita acara memang sangat penting dalam sebuah peristiwa dan wajib ada, terutama dalam acara formal yang melibatkan organisasi atau instansi tertentu karena akan menjadi bukti tertulis dan menghindari kesalahpahaman kemudian hari. Semoga artikel ini memberikan manfaat yang baik bagi para pembaca. Sekian.