Surat keputusan banyak digunakan dalam kehidupan kerja atau organisasi. Biasanya surat resmi ini berisikan berbagai jenis informasi yang berkaitan dengan kegiatan, perintah untuk melakukan sesuatu, peraturan dan lain sebagainya.
Karena berhubungan dengan peraturan, kegiatan dan perintah, biasanya surat ini dikeluarkan oleh kepala atau pimpinan sebuah kantor, instansi, atau organisasi. Surat ini tidak bisa dibuat secara sembarangan karena merupakan surat resmi.
Pengertian
Surat keputusan adalah surat yang berisikan sebuah ketetapan secara resmi dan berdasarkan pada perundang-undangan yang berlaku. Biasanya surat ini dikeluarkan oleh lembaga formal seperti sekolah, instansi pemerintah, organisasi dan lain sebagainya.
Fungsi dari surat ini adalah sebagai penentu status berbagai keputusan, peraturan, kegiatan yang dibuat oleh lembaga tersebut. Semua keputusan yang diambil oleh lembaga resmi tidak boleh hanya dalam bentuk lisan, melainkan harus dalam bentuk tertulis.
Sifat dari surat ini yakni individual, konkret, dan final. Karena memiliki sifat individual, biasanya surat ini tidak diberitahukan secara luas dan terbuka melainkan langsung diberikan kepada orang yang bersangkutan. Contoh, dari kepala langsung kepada anak buah yang akan ditugaskan.
Fungsi
Surat ini memiliki fungsi diantaranya adalah:
1. Sebagai Solusi Penentu
Fungsi surat ini yang pertama adalah sebagai sebuah solusi penentu akan sebuah masalah atau peristiwa yang terjadi di sebuah lembaga, instansi atau organisasi. Ketika ada permasalahan yang terjadi, maka pimpinan akan mengeluarkan surat ini sebagai bentuk penyelesaian masalah.
2. Sebagai Jaminan Hukum
Fungsi surat keputusan yang kedua adalah sebagai jaminan hukum. Surat ini merupakan surat resmi yang dikeluarkan atau diterbitkan oleh sebuah lembaga sehingga sah di mata hukum. Apabila suatu saat ada gugatan secara hukum, maka semua yang tertulis di surat ini bisa menjadi bukti tertulis.
3. Sebagai Keputusan Resmi yang Tertulis
Fungsi surat ini yang ketiga adalah sebagai keputusan resmi yang tertulis. Surat ini bisa digunakan sebagai bukti pembuatan keputusan, pelaksanaan kegiatan, dan berbagai hal penting yang terjadi di sebuah lembaga. Sehingga surat ini memiliki fungsi sebagai surat resmi.
Unsur-Unsur
Dalam pembuatan surat ini harus mengandung semua unsur-unsur dibawah ini yakni:
1. Konsiderans
Unsur yang pertama adalah konsideran. Konsideran merupakan landasan hukum yang menjadi dasar atau bahan pertimbangan dalam pembuatan surat ini.
Di bagian ini, penulis surat akan menuliskan poin-poin yang berhubungan dengan dasar pembuatan surat seperti undang-undang, peraturan, keputusan terdahulu, dan lain sebagainya. Biasanya, dua kata yang paling banyak digunakan adalah “menimbang” dan “mengingat”.
Anda bisa menggunakan kata “menimbang” apabila:
- Bagian konsiderans surat dibuat berdasarkan sebuah landasan atau latar belakang tertentu.
- Inti dari latar belakang atau landasan disampaikan atau dituliskan dengan kalimat yang jelas dan efektif.
- Penulisan setiap inti dari latar belakang atau landasan surat menggunakan huruf abjad seperti (a), (b), dan seterusnya. Kemudian jika terdapat kata “bahwa” harus diakhiri dengan tanda titik koma (;).
Anda bisa menggunakan kata “mengingat” apabila:
- Bagian konsiderans surat berisikan peraturan perundang-undangan, hukum, atau peraturan.
- Urutan penulisan peraturan yang digunakan sebagai dasar pembuatan surat harus dituliskan dengan angka seperti (1), (2), (3), dan seterusnya.
- Setiap poin atau inti dari peraturan yang digunakan sebagai dasar pembuatan surat diakhiri dengan tanda titik koma (;).
2. Desideratum
Unsur kedua dari surat ini adalah desideratum. Unsur ini merupakan bagian isi dari sebuah surat. Bagian ini menuliskan mengenai apa tujuan pembuatan surat tersebut beserta dengan tujuannya.
3. Diktum
Unsur ketiga dari surat ini adalah diktum. Bagian ini berisikan keputusan atau sebuah keputusan akhir dari sebuah surat. Biasanya, bagian diktum akan diawali dengan dua kata yakni “memutuskan” dan “menetapkan”.
Cara Membuat Surat Keputusan
Setelah membahas secara lengkap mengenai pengertian, fungsi dan unsur surat ini. Pada bagian ini akan dibahas mengenai bagaimana cara untuk membuat surat resmi karena surat ini tidak bisa dibuat dengan sembarangan. Cara pembuatan surat resmi adalah:
1. Pembuka
Bagian pertama dalam surat resmi ini adalah bagian pembuka. Di bagian pembuka perlu dan wajib dicantumkan kepala atau kop surat dan diikuti dengan kalimat pembuka surat.
Kepala atau kop surat berisikan informasi atau identitas lengkap dari lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Hal wajib yang perlu dicantumkan dalam kop surat adalah nama, logo, alamat, dan nomor telepon organisasi atau lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat.
Setelah itu langsung dilanjutkan dengan menuliskan bagian konsideran bisa diawali dengan kata-kata “menimbang”, “mengingat”, “membaca”, dan lain sebagainya.
2. Isi
Bagian kedua dari sebuah surat keputusan adalah isi. Bagian ini terletak persis setelah bagian pembuka. Dalam bagian isi berisikan tujuan pembuatan surat dengan kalimat yang singkat, lugas dan efektif.
Penulisan di bagian ini harus dibuat secara singkat, jelas, dan berisi sehingga pembaca atau penerima surat dapat mengetahui isi dan tujuan pembuatan surat dengan mudah. Pastikan menggunakan kata-kata yang sesuai dengan EYD dan Bahasa Indonesia yang baku.
3. Penutup
Bagian yang ketiga adalah penutup. Pada surat resmi ini bagian penutup hanya dituliskan sebagai antisipasi adanya kekeliruan atau perubahan keputusan yang sudah dibuat dan dituliskan ke dalam surat.
Namun biasanya bagian ini tidak diperlukan jika pada bagian pembuka dan isi semuanya sudah dituliskan secara jelas dan sesuai sehingga tidak akan terjadi perubahan keputusan dan menuliskan bagian penutup.
4. Tembusan
Bagian yang keempat adalah tembusan. Surat resmi yang satu ini biasanya sering diikuti dengan penulisan tembusan karena surat ini menyangkut keputusan banyak pihak. Melalui tembusan, semua pihak yang terlibat dalam surat dapat memperoleh informasi mengenai isi surat.
Jenis-Jenis
Setelah membahas mengenai cara untuk membuat surat resmi yang satu ini, pada bagian ini akan dibahas mengenai beberapa jenis surat yang biasa ditemukan atau dibuat oleh lembaga resmi, diantaranya adalah:
1. Untuk Mengutus Karyawan
Jenis yang pertama adalah untuk mengutus karyawan lembaga untuk melakukan tugas tertentu, diangkat ke jabatan tertentu, bahkan diberhentikan dari pekerjaannya.
2. Untuk Penetapan Visi dan Misi Lembaga
Jenis yang kedua adalah untuk penetapan visi dan misi sebuah lembaga, organisasi, atau instansi. Semua yang dituliskan dalam surat resmi ini harus berdasarkan dari keputusan dan dirumuskan oleh semua anggota atau karyawan.
Setelah dirumuskan secara mufakat dan disetujui, maka akan dibuatkan sebuah surat keputusan bersama dimana visi misi tersebut harus ditaati oleh semua anggota di lembaga, organisasi atau instansi tersebut.
Jika Anda bekerja di sebuah lembaga atau instansi resmi, membuat dan menerima surat keputusan menjadi hal yang sering dilakukan. Sehingga, Anda harus bisa membuat surat ini dengan benar jadi kapan saja bisa membuat atau mengeluarkan surat resmi ini jika dibutuhkan.
Hal ini karena surat resmi yang satu ini memiliki berbagai fungsi dan sah secara hukum sehingga banyak kepala atau pimpinan organisasi, lembaga atau instansi yang menggunakan surat ini sebagai hukum tertulis dari sebuah keputusan yang diambil.