Kepanjangan dari SOP adalah Standar Operasional Prosedur yang dapat digunakan untuk menertibkan, merapikan, maupun memudahkan pekerjaan dalam suatu organisasi tertentu, tak terkecuali perusahaan. Selain itu, SOP masih memiliki berbagai manfaat yang wajib Anda tahu.
Umumnya, SOP hadir dalam bentuk seperti dokumen yang dilaksanakan secara kronologis. Hal ini perlu dilakukan untuk membantu suatu individu dalam menyelesaikan pekerjaan secara lebih efektif dan efisien. Ingin tahu informasi lebih lengkap terkait SOP? Berikut kami bagikan pembahasannya!
Pengertian SOP Adalah?
Beberapa perusahaan di Indonesia sering melaksanakan SOP untuk mengatasi kesulitan dalam melancarkan segala kegiatan operasional di dalamnya, khususnya perusahaan yang skalanya sudah besar. Namun, tidak menutup kemungkinan ada juga perusahaan kecil yang menggunakan standar ini.
Salah satu ahli bernama Moekijat pernah menyebutkan bahwa SOP adalah urutan langkah-langkah dimana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana proses kerja berlangsung, dan siapa yang melakukannya. Hal ini berbeda dengan pendapat Sailendra terkait apa itu SOP.
Sailendra menyebutkan bahwa SOP merupakan jenis panduan yang dapat digunakan oleh suatu perusahaan untuk memastikan kegiatan operasional di dalamnya bisa berjalan dengan lancar. Jadi, dapat dipastikan bahwa SOP memiliki peran yang cukup penting dalam suatu perusahaan.
Maka dari itu, Anda tidak hanya perlu mengetahui tentang pengertiannya saja, tapi juga manfaatnya yang sangat beragam.
Manfaat SOP dalam Dunia Bisnis
Dengan menerapkan SOP dalam suatu organisasi atau perusahaan, Anda dapat memiliki sistem dan proses kualitas yang lebih terstruktur. Hal ini terjadi karena fungsi dari SOP adalah konsistensi. SOP harus diterapkan secara konsisten untuk memberikan manfaat yang sangat beragam.
Tidak hanya itu, SOP juga memiliki fungsi untuk memenuhi kebutuhan komunikasi yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Nantinya, berbagai fungsi dari SOP ini dapat memberikan berbagai manfaat yang tidak kalah penting, yaitu:
1. Mereduksi Kegagalan
Ketika perusahaan atau organisasi lainnya mengalami kegagalan dalam kegiatan operasionalnya, hal ini dapat membahayakan siapa saja yang bekerja dalam lingkungan tersebut. Maka dari itu, setiap perusahaan harus mencari cara yang paling tepat untuk mengurangi risiko kegagalan tersebut.
Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk mereduksi kegagalan yang terjadi dalam perusahaan adalah dengan menerapkan SOP. Dengan mengikuti panduan yang sudah terstruktur seperti ini, perusahaan dapat lebih mudah dalam menghindari ancaman yang bisa terjadi di lingkungan sekitarnya.
2. Bentuk Kepatuhan Terhadap Hukum
SOP juga dapat dijadikan sebagai bentuk kepatuhan dari suatu organisasi terhadap hukum yang berlaku di negaranya. Standarisasi ini dapat menunjukkan niat baik dari suatu organisasi maupun perusahaan dalam beroperasi dengan mengikuti peraturan yang tepat.
Lalu, bagaimana dengan perusahaan yang tidak menerapkan SOP? Maka pemerintah dapat berpikir bahwa bisnis tersebut tidak serius dalam memenuhi peraturan negaranya. Oleh karena itu, setiap perusahaan yang sudah memiliki skala besar di Indonesia disarankan untuk menerapkan SOP.
3. Meningkatkan Keterampilan Kerja
Dengan adanya standarisasi ini, perusahaan dapat lebih memperhatikan keterampilan kerja dari setiap karyawan. Sebab, SOP dapat berperan sebagai daftar periksa bagi rekan kerja untuk mengamati kinerja lainnya. Namun, SOP harus dijabarkan dengan benar untuk mendapatkan manfaat ini.
Semakin baik keterampilan kerja yang dimiliki oleh setiap karyawan, maka semakin besar kemungkinan bagi sebuah perusahaan untuk terus berkembang. Tentu ini bukanlah manfaat yang patut diabaikan. Maka dari itu, para pelaku usaha harus mempertimbangkan untuk menerapkan standarisasi ini.
4. Bentuk Keterbukaan Informasi
Manfaat lain dari SOP adalah dapat menjadi bentuk keterbukaan informasi dalam kegiatan operasional perusahaan. Hal ini terjadi karena salah satu ciri dari SOP yang baik adalah dapat memberikan segala jenis informasi terkait kesehatan, keselamatan, dan operasional yang dibutuhkan setiap individu.
Ini juga bisa menjadi bukti bahwa kesehatan, keselamatan, maupun lingkungan di sekitar perusahaan memiliki nilai yang tidak kalah besar dari produksi. Jika perusahaan mengabaikan tentang kesehatan, keselamatan, dan lingkungan karyawannya, maka ini dapat memberikan efek buruk berjangka panjang.
5. Penyesuaian Jadwal Kegiatan Operasional
Sudah ada banyak orang yang tahu bahwa SOP dapat memastikan bahwa suatu proses yang berlangsung tanpa adanya gangguan bisa selesai secara tepat waktu. Selain itu, perusahaan yang mengikuti SOP juga bisa menghindari penghambatan proses yang diakibatkan oleh kerusakan fasilitas.
Tidak hanya kerusakan fasilitas, kegagalan peralatan lainnya juga dapat membuat kegiatan operasional terhenti. Maka dari itu, setiap perusahaan harus mengikuti SOP yang tepat.
6. Membantu Karyawan Menjadi Lebih Mandiri
Manfaat terakhir dari standarisasi ini adalah untuk membantu karyawan menjadi lebih mandiri. Sebab, tidak semua orang dapat mandiri saat mengerjakan tanggung jawabnya dalam suatu organisasi. Sebagian dari mereka biasanya tergantung pada intervensi manajemen yang sudah ada.
Dengan adanya manfaat ini, perusahaan dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan kegiatan operasional sehari-hari. Tentu ini dapat meningkatkan akuntabilitas dalam perusahaan secara lebih baik lagi.
Cara Membuat SOP yang Tepat
Tidak semua perusahaan mampu membuat SOP yang tepat untuk bisnisnya. Maka dari itu, Anda juga perlu mengetahui tentang cara membuat SOP yang tepat. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk membuat SOP:
1. Menentukan Anggota Tim yang Terlibat
Umumnya, anggota tim yang paling terlibat dalam proses ini adalah Human Resource (HR). Namun, tidak menutup kemungkinan ada juga beberapa anggota tim lainnya yang ikut terlibat dalam proses ini, seperti kepala departemen, konsultan, dan orang-orang yang mengenal cara kerjanya dengan baik.
2. Pemetaan Proses Bisnis
Setelah anggota tim terbentuk, seluruh anggota diwajibkan untuk mempelajari keseluruhan proses yang akan berlangsung. Hal-hal seperti proses penjualan, pembelian, dan pengiriman produk harus dipahami dengan sebaik mungkin. Dengan begitu, gambaran bisnis dapat terlihat secara lebih jelas.
3. Buatlah Flowchart dan Narasi
Jika gambaran besar bisnis sudah terlihat secara jelas, maka sekarang Anda perlu mengumpulkan data dokumentasi. Beberapa data yang dibutuhkan dalam hal ini adalah dokumen seperti invoice dan retur, nama dokumen, dan nomor dokumen. Kemudian, buatlah flowchart dan narasi yang sesuai dan tepat.
4. Simulasi SOP
Sebelum masuk ke tahapan ini, perusahaan harus melakukan review terhadap flowchart dan narasi bisnis tersebut. Umumnya, proses ini dilakukan dengan membagikannya ke masing-masing departemen yang terlibat. Jika sudah, lakukan uji coba pada SOP yang telah dibentuk tersebut.
5. Penetapan SOP secara Resmi
Tahapan terakhir untuk membuat SOP dengan tepat adalah menetapkan SOP tersebut secara resmi. Namun, sebelum tahapan ini dilakukan Anda harus memastikan bahwa feedback yang didapatkan SOP itu sudah positif. Jika itu sudah terjadi, maka Anda bisa langsung menetapkan SOP pada perusahaan.
SOP harus segera diimplementasikan untuk meningkatkan kinerja perusahaan secara lebih baik. Sebab, SOP adalah prosedur yang dapat melancarkan segala jenis kegiatan operasional yang harus dilakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan tertentu.
Dengan memiliki sistem SOP yang baik dan tepat seperti ini, karyawan yang bekerja dalam perusahaan Anda dapat lebih teratur, disiplin, dan menghindari kebocoran data dalam perusahaan.