Dalam menyelenggarakan suatu acara dilakukan berbagai proses agar acara tersebut bisa berjalan dengan lancar. Salah satunya diperlukan berita acara, khususnya untuk acara rapat. Berita acara merupakan laporan yang harus dibuat setelah suatu acara selesai. Oleh karena itu, Anda harus mengetahui contoh berita acara rapat yang benar.
Apalagi ketika Anda melakukan rapat di perusahaan, dibutuhkan suatu laporan berita acara agar instansi bisa menggunakannya sebagai evaluasi. Nah, berikut kami berikan penjelasan lengkap terkait dengan pengertian, tujuan, cara membuat, dan contoh berita acara yang baik dan benar.
Pengertian Berita Acara Rapat Organisasi
Berita adalah sebuah laporan yang dibuat terkait dengan kejadian, peristiwa, fakta ataupun gagasan yang menarik perhatian banyak orang. Berita tersebut dimuat di media massa untuk bisa disampaikan ke masyarakat. Sementara itu, acara merupakan kegiatan yang dilakukan untuk tujuan tertentu.
Jadi, berita acara adalah laporan yang dibuat untuk menginformasikan tentang kegiatan tertentu. Berita acara menjadi bukti acara yang legal dan sah. Nah, berita acara rapat organisasi merupakan suatu laporan yang digunakan untuk menginformasikan terkait acara rapat yang sudah dilakukan oleh suatu lembaga, kelompok, atau instansi tertentu.
Tujuan Pembuatan Berita Acara
Berita acara menjadi suatu bukti tertulis terkait dengan penyelenggaraan acara yang sudah dilakukan. Jadi, itu merupakan dokumentasi untuk lembaga atau instansi tertentu. Nah, berita acara juga mempunyai banyak jenis. Mulai dari berita acara kantor, desa, sekolah, dan lain-lain.
Oleh karena itu, tujuan dari berita acara juga berbeda-beda, tergantung dengan acara yang dilakukan organisasi tersebut. Berikut beberapa tujuan dari berita acara berdasarkan dengan jenis acara yang diselenggarakan.
1. Berita Acara Formal dan Informal
Berita acara informal dan formal mempunyai format yang hampir sama. Tujuannya adalah untuk mendokumentasikan kegiatan yang sudah dilakukan. Beberapa acara formal dan informal yang menggunakan berita acara adalah seminar, pertandingan olahraga, dan diskusi ilmiah.
Sementara itu, untuk isi dari berita acara tersebut terdiri dari beberapa poin utama. Ada inti acara dan penilaian kegiatan yang ditulis pada berita acara tersebut.
2. Berita Acara Kesepakatan
Berita acara juga dibuat untuk mendokumentasikan suatu kesepakatan. Jadi, ketika dilakukan sebuah rapat untuk membahas tentang kesepakatan, maka semua itu dituliskan dalam sebuah berita acara. Tujuannya adalah agar semua pihak yang terlibat tidak melanggar kesepakatan yang sudah dibuat.
3. Berita Acara Rapat
Kini, sampailah kita pada tujuan dari berita acara rapat. Jadi, dibandingkan berbagai jenis berita acara lainnya, berita acara rapat merupakan salah satu yang paling banyak dibuat. Berita acara ini dibuat dan ditulis oleh instansi, kelompok, atau lembaga untuk menuliskan dan mendokumentasikan hal-hal penting dalam rapat.
Berita tersebut harus ditandatangani oleh pemimpin dan sekretaris dari rapat tersebut. Penandatanganan itu dilakukan ketika rapat sudah selesai dilaksanakan. Jadi, bagi Anda yang diberikan tanggung jawab terkait dengan pembuatan berita acara rapat, ada baiknya mengetahui tentang tujuan dari berita acara tersebut.
Contoh Berita Acara Rapat Berbagai Tema
berita acara rapat organisasi yang baik dan benar. Contoh format berita acara berikut ini bisa diterapkan untuk berbagai jenis rapat di organisasi.
1. Contoh Teks Berita Acara Rapat Desa
BERITA ACARA RAPAT DESA WONOSARI, KABUPATEN GUNUNG KIDUL
YOGYAKARTA
PROGRAM PENDAMPINGAN
Berkaitan dengan rapat yang akan diselenggarakan untuk membahas tentang perbaikan jalan di desa Wonosari, Gunung Kidul, Yogyakarta pada:
Hari/Tanggal : Senin, 13 Maret 2023
Waktu : 19.00 WIB s/d selesai
Tempat : Balai Desa Wonosari, Gunung Kidul, Yogyakarta
Materi yang akan didiskusikan beserta unsur pimpinan rapat dan narasumber adalah sebagai berikut:
- Materi : pembahasan perbaikan jalan Desa Wonosari
- Unsur Pimpinan Rapat dan Narasumber
- Pimpinan Rapat : Bapak Henri
- Sekretaris/Notulis : Ibu Siti
- Narasumber :
- Komar dari Dinas Ketenagakerjaan
- Bakrie selaku Kepala Desa Wonosari
- Hanif dari Depo Bangunan
Setelah dilakukan diskusi terkait materi tersebut, seluruh peserta melakukan kesepakatan terkait beberapa hal untuk dijadikan sebagai hasil rapat akhir sebagai berikut:
- Memahami pentingnya keamanan jalan
- Memperoleh dana bantuan dari Dinas Ketenagakerjaan
Demikianlah berita acara rapat ini dibuat dengan tanggung jawab sepenuhnya agar bisa digunakan sebagaimana mestinya.
Wonosari, 13 Maret 2023
Pemimpin Rapat Sekretaris
Henri Siti
Mengetahui,
Lurah Desa Wonosari
2. Contoh Teks Berita Acara Rapat Organisasi Sekolah
Selain rapat organisasi desa, berita acara juga sering dibuat untuk rapat organisasi sekolah. Contohnya adalah rapat OSIS. Berikut salah satu contoh berita acara untuk rapat OSIS di sekolah.
BERITA ACARA RAPAT OSIS
SMA NEGERI 01 JAKARTA
Hari : Senin
Tanggal : 13 Maret 2023
Waktu : 13.00-15.00 WIB
Hal : Perpisahan Siswa SMA Negeri 01 Jakarta Kelas XII
Hasil Rapat :
- Perpisahan akan dilaksanakan pada hari Minggu, 10 Mei 2023
- Susunan panitia adalah sebagai berikut:
- Penanggung jawab : Bahari, S.Pd., M.Pd.
- Koordinator acara : Susilowati, S.Pd., M.Si.
- Ketua panitia : Basuki, S.Pd.
- Sekretaris : Tania, S.Pd.
- Bendahara : Ziva S.Si.
3. Contoh Teks Berita Acara Rapat Kantor
Sebenarnya, berita acara rapat sering digunakan untuk kebutuhan kantor atau perusahaan. Oleh karena itu, sebagai notulen, Anda harus mengetahui contoh berita acara rapat di organisasi kantor dengan benar. Berikut adalah contoh penulisannya.
BERITA ACARA RAPAT PT. BUDI DAYA
Pada hari ini, Rabu, 15 Juni 2023 telah diadakan rapat yang bertempat di Hotel Santika, Bandung. Adapun rapat hari ini membahas beberapa hal terkait masalah kerja sama antara PT. Budi Daya dengan Pemerintah Provinsi Jawa Barat.
Rapat hari ini dihadiri dan sudah disetujui oleh:
- Retno, S.Si., M.BA sebagai direktur PT. Budi Daya
- Panji, S.M., M.BA sebagai kepala legal PT. Budi Daya
- Handoko, S.Si sebagai perwakilan dari Pemerintah Provinsi Jawa Barat
- Etik, A.Md sebagai sekretaris dari PT. Budi Daya
Adapun rapat tersebut menghasilkan beberapa poin penting sebagai berikut:
- Pemerintah Provinsi Jawa Barat akan melakukan kerja sama terkait pembukaan projek baru di Kota Bandung
- Projek dijalankan oleh PT. Budi Daya
Demikian berita acara ini telah disetujui oleh seluruh pihak yang terlibat dan dibuat dengan sebenar-benarnya pada tempat dan waktu yang tertulis di atas.
Pihak 1 Pihak 2
Handoko, S.Si. Retno, S.Si., M.BA
Perwakilan Pemerintah Provinsi Jawa Barat Direktur PT. Budi Daya
Dengan contoh tersebut, kini jangan bingung lagi untuk membuat berita acara rapat. Sebagai saran, buatlah kalimat yang efektif dan efisien dalam berita acara rapat agar hasil rapat bisa tersampaikan dengan baik ke semua peserta rapat.