Suatu bisnis bisa merugi kalau terjadi kesalahan stok. Oleh karenanya, stok harus dicek setiap beberapa kali sekali. Ini yang dinamakan dengan apa itu stock opname. Perhitungan stok ini dilakukan sebelum barang dikirim ke pasar.
Meski terdengar sepele, padahal perhitungan stok ini penting terhadap keberlangsungan bisnis nantinya. Tidak hanya itu, kegiatan ini juga membantu menghindari kecurangan selama keluar-masuknya barang.
Lantas, apa kegunaan dari perhitungan stok ini? Bagaimana cara melakukannya dengan benar? Temukan penjelasannya hanya di bawah ini!
Pengertian Stock Opname
Seperti yang sempat disinggung sebelumnya, ini adalah kegiatan menghitung stok barang sebelum dijual ke pelanggan. Anda sendiri mungkin pernah melakukannya, namun tidak tahu sebutan dari kegiatan yang sedang Anda lakukan ini.
Semua barang yang ada di gudang akan dihitung secara satu per satu. Memang kegiatan ini cukup menyita waktu, namun harus dilakukan secara teliti agar perhitungannya tidak salah.
Tidak hanya menghitung saja, selama melakukan kegiatan ini pastikan Anda juga memeriksa kondisi barang. Jika ada barang yang tidak layak dijual, maka tidak bisa dimasukkan ke dalam catatan stok akhir.
Namun seiring perkembangan teknologi, sekarang menghitung stok barang dapat dilakukan dengan memanfaatkan sistem barcode atau kode batang. Dengan sistem ini, setiap barang akan ditempeli dengan stiker barcode, kemudian Anda tinggal memindai kode tersebut untuk menghitungnya.
Sistem barcode ini telah diadopsi di perusahaan-perusahaan besar dan terbukti efektif dalam mempersingkat waktu serta meminimalisir kesalahan akibat salah hitung atau salah catat. Akan tetapi tidak semua bisnis menggunakan sistem barcode karena membutuhkan biaya tambahan.
Apakah Melakukan Stock Opname Penting?
Anda mungkin berpikir apakah kegiatan ini penting dilakukan? Apalagi kegiatan ini menguras waktu banyak, yang mana seharusnya waktu tersebut dapat dialokasikan untuk kegiatan lain.
Untuk itu, pastinya Anda menyadari bahwa Anda harus terus memantau stok barang yang ada di gudang secara pasti. Dengan begitu, Anda memiliki gambaran berapa banyak barang yang tersisa.
Selain itu, melakukan perhitungan stok bisa membantu Anda untuk memastikan stok yang ada di toko dan gudang sama. Jika data kedua catatan tersebut tidak sama, maka bisa jadi ada kesalahan pencatatan atau ada transaksi yang belum tercatat.
Anda pun bisa langsung melakukan perbaikan terhadap catatan tersebut dan mencegah kerugian. Dengan mengetahui jumlah stok barang yang tersisa di gudang, Anda juga dapat memperkirakan kapan harus membeli stok baru. Maka jelas, menghitung stok barang adalah sesuatu yang penting.
Manfaat Melakukan Stock Opname
Setelah mengetahui pentingnya melakukan perhitungan stok ini, maka Anda juga harus mengenali berbagai manfaat yang bisa Anda dapatkan untuk kelancaran bisnis dan mencegah kerugian. Inilah beberapa manfaatnya:
- Menghindari terjadinya kekosongan produk akibat lengah dengan jumlah stok yang tersisa di gudang.
- Mencegah kerugian jika terjadi pencurian barang, transaksi tidak tercatat atau barang kurang.
- Menjadi pegangan untuk menganalisis tingkat penjualan produk dari waktu ke waktu.
- Mengetahui secara pasti tentang alur keluar masuknya barang beserta tanggal transaksi dan jumlahnya.
- Memastikan stok barang yang ada di gudang cukup untuk operasional bisnis ke depannya.
- Memudahkan bisnis untuk mengetahui kapan harus membeli stok agar produk tidak kosong, karena bisa membuat pelanggan kecewa.
- Mencegah terjadinya pembelian berlebihan karena stok yang ternyata masih banyak di gudang.
- Memudahkan klasifikasi barang yang ada di gudang, mulai dari produk jadi, produk setengah jadi, bahan baku dan bahan penolong.
- Mengecek kondisi barang yang ada di gudang dan memastikan tidak ada yang rusak atau tidak berfungsi.
Kapan Stock Opname Dilakukan
Tidak ada aturan mengenai kapan Anda harus melakukan perhitungan stok, namun jika Anda mempunyai tim khusus untuk memantau gudang, maka disarankan melakukannya secara rutin. Umumnya ada tiga pilihan waktu yang tepat untuk melakukan perhitungan stok, di antaranya yaitu:
1. Harian
Ini bisa dilakukan jika bisnis Anda cukup besar dan sudah mempunyai tim khusus yang mengurus inventaris barang.
Perhitungan stok yang dilakukan setiap hari biasanya terjadi di bisnis yang menjual produk dengan ketahanan jangka pendek atau produk mudah rusak, seperti sayuran, daging, makanan ringan, minuman dan lain sebagainya.
2. Event
Ketika event-event tertentu, seperti Hari Belanja Nasional, biasanya penjualan akan meningkat drastis. Ini adalah saat yang tepat untuk melakukan perhitungan stok guna memastikan stok di gudang sesuai dengan catatan yang ada.
Dengan banyaknya transaksi yang diterima, seringkali situasi ini rentan terhadap kesalahan yang menyebabkan kerugian.
3. Periodik
Jika Anda tidak memungkinkan untuk menghitung stok setiap hari, maka bisa melakukannya secara periodik atau beberapa waktu sekali.
Anda bisa melakukannya setiap 3 bulan sekali, 6 bulan sekali, atau 12 bulan sekali. Sesuaikan waktu dengan kondisi bisnis Anda saat itu, apakah mendesak atau tidak.
Cara Melakukan Stock Opname
Melakukan perhitungan stok memang sederhana, namun Anda tidak boleh melakukannya secara asal-asalan dan berharap pencatatan selesai dengan cepat. Untuk memastikan semuanya berjalan lancar, ikuti tahapan-tahapannya sebagai berikut:
1. Tahap Awal
Jika Anda mempunyai tim gudang, Anda bisa terlebih dulu menginformasikan kepada mereka untuk memisahkan produk berdasarkan kategori yang sudah ditetapkan bisnis. Anda juga bisa meminta mereka untuk menyiapkan stiker atau penanda khusus untuk menandai barang yang sudah dihitung.
Tandai pula barang-barang yang tidak perlu dihitung dengan stiker khusus supaya tidak masuk ke dalam catatan. Terakhir, pastikan barang-barang yang mau dihitung ditempeli dengan barcode untuk memudahkan perhitungan.
2. Tahap Persiapan
Setelah menyiapkan barang-barang yang akan dihitung, maka langkah berikutnya adalah membagi tugas kepada tim gudang. Ini perlu dilakukan jika bisnis Anda cukup besar dan memiliki banyak orang akan mempercepat proses perhitungan stok.
Anda bisa memberikan tugas ke masing-masing anggota tim gudang, seperti mencatat mutasi barang yang masuk sampai jam tutup operasional sehari sebelum melakukan perhitungan ini. Jadi tidak ada mutasi barang kemarin yang tercampur dengan hari ini.
3. Tahap Inti
Barulah masuk ke dalam tahapan yang membutuhkan fokus tinggi. Inilah tugas-tugas yang perlu dikerjakan selama melakukan perhitungan stok:
- Memasukkan semua transaksi mutasi barang ke dalam sistem, lalu cetak sebagai bukti fisik dan berikan kepada tim accounting untuk di rekapitulasi.
- Melakukan perhitungan dan pemeriksaan kondisi barang sesuai kategori.
- Tempelkan stiker sesuai dengan barang yang sudah dihitung, belum dihitung dan tidak dihitung.
- Memberikan catatan hasil perhitungan stok kepada tim input data untuk dimasukkan ke dalam Microsoft Excel.
- Lakukan perbandingan antara stok yang ada sistem dengan stok hasil pencatatan.
- Lakukan pengecekan ulang sekiranya ada selisih pada kedua catatan tersebut.
4. Tahap Penyelesaian
Jika kedua catatan sudah menunjukkan hasil yang sama, maka langkah berikutnya adalah menyerahkan catatan tersebut ke tim accounting. Nantinya bisnis atau perusahaan akan membuat berita acara bahwa perhitungan stok sudah dilakukan.
Stock opname bertujuan untuk mencegah kerugian bisnis akibat kekosongan produk, barang hilang atau dicuri dan lain sebagainya. Jika memungkinkan, penting untuk melakukan perhitungan stok secara berkala.