Project management adalah sebuah proses perencanaan, pengorganisasian hingga pengendalian sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu dalam sebuah proyek. Biasanya hal ini digunakan perusahaan untuk mengelola dan mengordinasikan suatu proyek agar sukses.
Penggunaan project management juga diperlukan untuk memantau pengerjaan proyek. Hasilnya, tentu saja akan lebih efisien sehingga dapat menghemat budget anggaran. Karena itulah, perusahaan harus memilih project management yang baik agar tidak salah langkah.
Dalam pengelolaan proyek besar, perusahaan akan kewalahan jika mengurus sendirian. Di sinilah peran manajemen proyek wajib dipertimbangkan. Dengan bantuan project management, proyek akan lancar tanpa harus menghabiskan banyak budget yang tidak perlu.
Pengertian Project Management Adalah
Lantas, apa itu project management? Project management merupakan sebuah prises pengelokaan sumber daya untuk menyelesaikan sebuah proyek. Biasanya, parameter tujuan proyek sudah disepakati terlebih dahulu oleh perusahaan.
Dalam prakteknya, manajemen proyek melibatkan penggunaan pengetahuan, keterampilan, tools dan teknik khusus untu memberikan sesuatu hasil yang maksimal pada banya orang. Secara umum project management mempunyai hasil akhir yang dibatasi oleh waktu hingga anggaran tertentu.
Karena itulah, manager proyek (yang bertanggung jawab dalam project management) biasanya adalah individu pilihan yang mampu mengeksekusi anggaran tertentu dengan hasil yang maksimal dengan tepat waktu. Adapun proyek yang dieksekusi biasanya berkaitan dengan software hingga konstruksi.
Manfaat Project Management Bagi Perusahaan
Sudah terbukti bahwa project management adalah langkah cerdas yang bisa banyak membantu perusahaan dalam efisiensi budget. Selain itu, manajemen proyek ternyata juga memiliki manfaat-manfaat lain. Apa saja? Ini dia pembahasannya!
1. Pengelolaan Anggaran Jadi Lebih Baik
Dalam pembangunan sebuah proyek, anggaran merupakan poin yang paling krusial. Pasalnya, anggaran merupakan salah satu pertimbangan utama dalam menentukan langkah dan kebijakan. Karena itulah, jika tidak dikelola dengan profesional, anggaran untuk proyek bisa membengkak.
Di sinilah, penggunaan project management benar-benar dibutuhkan. Seorang project manager akan sebisa mungkin menggunakan peralatan yang sesuai dengan anggaran. Hal ini merupakan strategi penting dalam penentuan prioritas proyek berdasarkan anggaran yang tersedia.
Hasilnya, proyek Anda pun akan selesai dengan maksimal. Namun tentu saja anggaran yang dibutuhkan tidak akan melebihi budget. Dengan hasil ini, pengelolaan anggaran Anda pun akan jadi lebih terkontrol.
2. Meningkatkan Produktivitas Kerja
Tim project management juga bertanggung jawab dalam menentukan dan mengoptimalkan alur kerja. Hal ini tentu dapat berpengaruh dalam produktivitas kerja. Meningkatnya prooduktivitas kerja pun bisa menghasilkan kualitas proyek yang maksimal. Jadi, Anda tidak perlu khawatir lagi tentang proyek Anda.
Project manager juga berperan penting dalam mengatur tim agar melakukan semua tugas dengan baik. Ia akan memantau dari jarak dekat sehingga Anda tidak perlu meninjau secara langsung. Dengan pantauan langsung dari manajer proyek, produktivitas kerja dijamin maksimal.
3. Mengurangi Risiko Proyek
Bukan proyek namanya jika tidak dikelilingi oleh risiko. Ada kalanya, rissiko yang dihadapi pun tidak terduga. Karena itulah, penggunaan project management adalah langkah terbaik yang bisa dilakukan. Pasalnya, mereka memiliki banyak pengalaman dan sudah terbukti terbiasa menangani risiko tersebut.
Selain itu, risiko juga sudah bisa dianalisis sebelumnya jika Anda memercayakannya pada project management. Hasilnya, jika risiko itu benar-benar terjadi saat proyek dijalankan, Anda sudah bersiap dan pastinya sudah memiliki jalan keluar terbaik. Hasilnya, proyek pun tidak akan terganggu.
4. Mendapatkan Keunggulan Kompetitif
Dengan menggunakan project management, perusahaan akan mendapatkan banyak keuntungan diantaranya adalah peningkatan kualitas produk. Dengan peningkatan kualitas ini, tentu saja produk perusahaan Anda akan lebih unggul dibandingkan dengan competitor.
Selain itu, penggunaan project management juga dapat membantu perusahaan untuk lebih dekat dengan custumer. Jika sudah begini, tentu saja perusahaan bisa menjaga hubungannya dengan custumer yang akan menelurkan banyak keuntungan lain.
5. Menjaga Hubungan dengan Stakeholder
Saat menjalankan sebuah perusahaan, relasi adalah hal penting yang wajib diperhatikan. Penggunaan project management adalah salah satu langkah terbaik untuk meningkatkan relasi dan hubungan dengan stakeholder atau para pemangku kepentingan.
Para pemangku kepentingan ini meliputi investor, vendor hingga eksekutif. Dengan adanya project management, arus komunikasi dari para stakeholder ini akan lebih baik. Pasalnya, semua pihak bisa terhubung dengan baik.
Aspek Penting dalam Project Management
Dalam project management, perlu diperhatikan beberapa aspek-aspek penting. Pasalnya, hal ini bisa digunakan sebagai sebuah pedoman dasar untuk membangan sebuah kebijaan hingga aturan. Apa saja aspek-aspek pentingnya?
1. Integration (Manajemen Integrasi)
Manajemen satu ini berhubungan dengan suatu area yang mengintegrasikan berbagai metode project manajement. Tujuannya adalah untuk membangun strategi yang bisa membuat atau meningkatkan kerja sama tim menjadi lebih baik.
2. Time (Manajemen Waktu)
Aspek penting lainnya dalam tugas project management adalah manajemen waktu. Hal ini mencakup proses penjadwalan senuah proyek mulai dari pengelolaan, pengerjaan hingga pemantauan. Dengan manajemen waktu yang baik, proyek akan bisa selesai sesuai dengan target yang ingin dicapai.
3. Scope (Manajenem Ruang Lingkup)
Manajemen satu ini berkaitan dengan keseluruhan tugas yang adala dalam proyek. Dalam hal ini, akan terindentiifikasi jumlah total pekerjaan hingga proyek yang dihasilkan. Dengan adanya scope, maka tim akan dipastikan mengerjakan pekerjaan yang sesuai dengan jobdesk-nya.
4. Cost (Manajemen Biaya)
Seperti dengan namanya, manajemen ini bertugas untuk bertanggung jawab atas pengelolaan anggaran dan pengendalian dana. Biaya yang dilaporkan meliputi pengumpulan, analisis hingga pelaporan sehingga tidak terjadi pengeluaran berlebihan.
5. Quality (Manajemen Mutu)
Khusus aspek ini, manajemen ini bertujuan untuk mengawasi semua kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan proyek. Hal ini adalah langkah penting yang dilakukan untuk memastikan bahwa hasil tersebut bisa memenuhi kualitas yang maksimal.
6. Resource (Manajemen Sumber Daya)
Suatu proyek bisa berhasil jika memiliki sumber daya yang maksimal. Karena itulah diperlukan sumber daya dari berbagai sisi mulai dari pekerja, bahan hingga peralatan. Dengan sumber daya yang maksimal, maka hasil proyek pun juga akan mengikuti.
Tahapan-Tahapan dalam Project Menagement
Project Menagement adalah sebuah tahapan panjang. Karena itulah, ada banyak proses didalamnya. Dipimpin oleh seorang project manager, berikut ini tahapan-tahapan penting dalam project management:
1. Initialing (Permulaan)
Tahapan pertama yang harus dilakukan adalah inisiasi proyek. Dalam tahapan ini banyak variabel yang harus diperhatikan mulai dari tujuan, ruang lingkup, pemilihan manajer, risiko, budget hingga perkiraan besar soal timelinenya.
2. Planning (Perencanaan)
Setelah menandai variabel-variabel yang penting dalam proyek tersebut, lanjutkan dengan memulai proses perencanaan. Dalam tahapan ini, seorang manajer proyek wajib menyusun rancangan secara keseluruhan mulai dari awal hingga akhir secara terperinci.
3. Executing (Pelaksanaan)
Tahapan selanjutnya dalam project menagement adalah pelaksanaan. Dalam tahapan ini rincian perencanaan sudah disetujui oleh project manager hingga stakeholder sehingga proyek sudah bisa dilakukan. Di sini, project manager memiliki tanggung jawab penuh memastikan semuanya lancar.
4. Control dan Monitoring (Pengawasan)
Saat proses berjalan, seorang project manager harus melakuka pengawasan agar setiap proses bisa sesuai dengan perencanaan. Hal ini adalah langkah akternatif yang bisa diambil untuk mengurangi kemungkinan kesalahan yang lebih besar.
Setelah melakukan keempat tahapan tersebut, maka selanjutnya barulah proses penutupan. Di sini, project manajer ajan menyelesaikan kontrak dan mengarsipkan beberapa dokumen penting. Dan saat inilah, semua project sudah bisa selesai dengan maksimal.
Pada akhirnya, project management adalah sebuah langkah terbaik yang bisa Anda lakukan demi kelancara proyek Anda. Karena itulah, jangan pernah ragu untuk menggunakannya karena sudah terbukti dapat memudahkan pekerjaan Anda.