Tidak hanya jurnal penjualan, jurnal pembelian (purchase journal) juga sangat penting perannya dalam sebuah perusahaan. Sama seperti namanya, jurnal ini berisi seluruh transaksi pembelian yang dilakukan dalam satu periode waktu tertentu.
Dalam catatan akuntansi, jurnal untuk pembelian biasanya digunakan untuk mencatat semua transaksi yang melibatan perubahan dalam aset dan kewajiban perusahaan dengan pembelian. Isi jurnal biasanya mencakup informasi penting mulai tanggal pembelian hingga nama pemasoknya.
Hal lain yang tertulis di dalam jurnal ini adalah jumlah yang dibeli, harga barang atau jasa hingga informasi-informasi lain yang relevan. Agar lebih jelas memahami tentang jenis jurnal satu ini, simak penjelasan selengkapnya berikut ini!
Apa Itu Jurnal Pembelian?
Jenis jurnal satu ini merupakan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan pembelian barang atau jasa oleh suatu perusahaan. Dalam jurnal ini, terdapat beberapa informasi penting yang terkait dengan detail pembelilan barang atau jasa.
Adapun isi jurnal untuk pembelian ini antara lain: tanggal pembelian barang, nama pemasok barang atau jasa, jumlah barang yang dibeli, harga per unit hingga informasi penting lainnya tentang penggunaan harga khusus atau potongan harga.
Tujuan pencatatan transaksi pembelian dalam jurnal ini adalah untuk merekam seluruh transaksi perusahaan karena pembelian. Data transaksi pembellian ini kemudian akan di masukkan dan digabungkan ke dalam buku besar untuk membuat laporan keuangan yang super akurat.
Fungsi Pencatatan Jurnal Khusus Pembalian
Proses pencatatan transaksi pembelian di jurnal ternyata memiliki beberapa fungsi penting dalam pelaporan akuntansi perusahaan. Adapun fungsi tersebut antara lain:
1. Merekam Transaksi Pembelian
Jurnal untuk pencatatan pembelian sudah pastu digunakan untuk merekam setiap transaksi pembelian barang dari pemasok. Informasi yang dicatat dalam jurnal antara lain tanggal transaksi, nama pemasok, jumlah barang atau jasa yang dibeli hingga biaya yang digelontorkan.
2. Pencatatan Laporan Keuangan yang Akurat
Dengan bantuan catatan transaksi pada jurnal khusus pembelian, perusahaan akan dengan mudah mencatat dengan akurat setiap transaksi pembelian yang dilakuan. Hal ini sangat penting untuk menghindari kesalahan pencatatan sehingga laporan keuangan dijamin akurat.
3. Mempermudah Penyusunan Buku Besar
Kumpulan data yang sudah dirillis di jurnal pembelian adalah entri utama dalam buku besar. Hasilnya, laporan keuangan dan analisis buku besar jadi lebih akurat. Dengan ini, pengambilan keputusan perusahaan pun akan lebih mudah.
4. Pemantauan Utang Perusahaan
Dengan mencatat seluruh transaksi pembelian, perusahaan akan lebih mudah memantau apabiila ada utang yang harus dibayar kepada pemasok. Dengan membayar utang tepat waktu, perusahaan bisa menjaga reputasinya di depan para pemasok.
5. Pemantauan Persediaan
Jurnal khusus pembelian juga bisa Anda gunakan untuk memantau persediaan barang. Pencatatan transaksi pembelian barang dapat memantau pergerakan barang masuk dan keluar. Hasilnya, pasokan barang pun tidak akan kehabisan.
6. Membantu Pemantauan Biaya Operasional
Pencatatan transaksi pembelian barang juga bisa membatu perusahaan dalam pemantauan biaya operasional. Infotmasi penting tentang pengelolaan anggara ini bisa membantu perusahaan dalam menganalisis kinerja keuangan.
7. Meningkatkan Kepatuhan Pajak
Penggunaan jurnal untuk pembelian juga dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kepatuhan pajak. Perusahaan akan lebih mudah melakukan perhitungan pajak apabila data transaksi pembelian sudah rapi tersusun di laporan keuangan.
8. Membantu Proses Audit dan Verifikasi
Jurnal khusus pembelian juga dapat membantu perusahaan apabila ada audit internal dan eksternal. Catatan yang akurat dan terperinci ini dapat memudahka proses audit sehingga efektivitas waktu terjaga dan produktivitas meningkat.
Format Jurnal Khusus Transaksi Pembelian
Adapun format jurnal khusus transaksi pembelian terdiri atas berapa kolom sebagai berikut: Tanggal terjadinya transaksi pembelian, keterangan nama pemasok, referensi, kolom debit dan kolom kredit. Berikut ini merupakan contoh aplikasi formatnya:
(Nama Perusahaan) PT Jaya Makmur Cinta Sejati
CONTOH JURNAL PEMBELIAN
(Bulan/Tahun) AGUSTUS 2023
| Tanggal | Nama Pemasok | Ref | Debit | Kredit | ||
| Pembelian | Akun Lainnya | Utang Dagang | ||||
Penting untuk diingat bahwa total angka pengeluaran antara debit dan kredit harus seimbang. Jika suatu saat Anda memukan bahwa angka debet dan kredit tidak seimbang, sudah pasti ada perhitungan yang salah.
Jenis-Jenis Jurnal Khusus Pembelian
Purchase journal umumnya memiliki berbagai macam jenis. Karena itulah, Anda harus memperhatikan dan memahami fungsi sebelum membuatnya. Beberapa jenis jurnal untuk pembelian adalah sebagai berikut:
1. Jurnal Umum Pembelian
Jurnal jenis ini biasanya digunakan untuk mencatat semua transasi pembelian barang maupun jasa pada para pelasok. Informasi yang ada didalamnya pun umum mulai dari tanggal transaksi, nama pemasok, jumlah barang/jasa, harga per unit hingga total biaya.
2. Jurnal Khusus Pembelian
Khusus untuk jenis ini, biasanya digunakan untuk mencatat transaksi pembelian barang atau jasa dengan spesifik. Adapun contohnya seperti pemasok barang kategori tertentu. Tujuan penggunaan jurnal jenis ini adalah untuk membantu pemantauan hingga analisis pembelian produk tertentu.
3. Jurnal Pembelian Tunai
Jenis ini digunakan untuk mencatat seluruh pembelian yang dilakukan dengan cara tunai. Dalam transaksi ini biasanya khusus untuk mencatat semua pembelian yang menggunakan uang kas perusahaan. Tujuannya adalah untuk memisahkan laporan sehingga hasilnya lebih akurat.
4. Jurnal Kredit Pembelian
Khusus untuk jenis ini, jurnal berisikan seluruh transaksi yang dilakukan secara kredit. Langkah ini bertujuan agar perusahaan bisa mengecek utang usaha dan tidak terlambat untuk melakukan pembayaran di masa depan. Dengan ini, reputasi perusahaan pun akan terjaga dengan baik.
5. Jurnal Retur Pembelian
Umumnya, jurnal jenis ini digunakan untuk mencatat apabila ada pengembalian barang kepada pemasok. Hal ini dapat dilakukan apabila ternyata barang yang dibeli tidak sesuai atau mengalami cacat. Dengan jurnal retur pembelian, proses pendataan pengembalian barang akan lebih mudah.
6. Jurnal Potongan Pembelian
Pada jurnal jenis ini, segala transaksi yang mendapatkan potongan harga dari pemasok disatukan. Pencatatan ini biasanya diberikan oleh pemasok lansung kepada perusahaan. Adanya potongan harga ini bisa disebabkan karena pembelian berskala besar atau promo-promo tertentu.
7. Jurnal Pengembalian Pembelian
Jurnal pembelian ini mencatat seluruh pengembalian barang ataupun jasa kepada para pemasok. Kasus ini bisa terjadi apabila suatu saat perusahaan ingin mengembalikan barang yang sebelumnya sudah dibeli. Alasan pengembalian ini pun bisa beragam tergantung kebijakan perusahaan.
8. Jurnal Biaya Pengiriman
Khusus jurnal satu ini digunakan untuk mencatat biaya pengiriman atau logistilk yang berkaitan denngan pembelian barang dari pemasok. Selanjutnya, laporan jurnal biaya pengiriman ini akan disatukan membentuk sebuah laporan keuangan yang utuh.
9. Jurnal Pajak Pembelian
Jurnal jenis ini berfungsi untuk mencatat paja yang dikenakan akibat pembelian barang atau jasa. Hal ini juga termasuk pajak penjualan atau pajak jenis lain yang mungkin akan secara tidak terduga diterapan dalam transaksi pembelian.
10. Jurnal Aset Tetap Pembelian
Jurnal satu ini digunakan untuk mencatat setiap pembelian aset tetap perusahaan. Hal ini bisa mulai dari semua peralatan hingga kendaraan. Berbagai peralatan ini pun akan dicatat sebelum akhirnya disatukan dalam laporan keuangan
Pada dasarnya, setiap jurnal untuk pembelian memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda. Pemisahan jurnal berdasarkan tujuan dan fungsinya ini dilakukan agar pencatatan laporan keuangan menjadi lebih mudah dan praktis.
Dengan jurnal pembelian, perusahaan juga bisa mengatur pengelolaan pengeluaran keuangan secara efisien. Hasilnya, pengeluaran perusahaan pun akan terjaga dan tidak berlebihan. Akhirnya, perusahaan bisa menghemat biaya operasional.