Dalam dunia bisnis, setiap transaksi yang dilakukan harus tercatat dengan rapi dan jelas. Oleh karena itu, keberadaan bukti untuk merekam barang dan jasa yang telah dibeli oleh pelanggan menjadi sangat penting. Rekaman tersebut dapat menjadi contoh invoice tagihan.
Invoice biasanya dibuat untuk mempermudah perhitungan laba dalam sebuah bisnis. Anda harus mengirim invoice sebagai tagihan pembayaran setelah pembeli menyelesaikan pesanan dan pengiriman barang dan jasa sudah dilakukan.
Pengertian Invoice Tagihan
Invoice tagihan adalah dokumen penting yang digunakan sebagai alat untuk menagih yang dikirimkan dari pihak penjual kepada pembeli. Jika dalam bentuk manual, dokumen ini akan dibuat rangkap tiga, satu untuk penjual sebagai arsip, satu untuk pembeli, dan satu lagi untuk laporan keuangan.
Akan tetapi, seiring perkembangan teknologi menyebabkan terjadinya banyak transformasi pembuatan invoice secara digital (e-invoice). Jadi, Anda tidak perlu lagi membuat dokumen dalam bentuk kertas. Beberapa keunggulan yang dimiliki e-invoice adalah sebagai berikut.
- Lebih mudah untuk dicari
- Ramah lingkungan
- Lebih mudah untuk disimpan
- Lebih aman
- Risiko rusak tergolong kecil
Fungsi Invoice Tagihan
Dalam dunia bisnis, contoh invoice tagihan memiliki beberapa fungsi. Mulai dari bukti keberadaan piutang, data piutang, rujukan pembukuan, serta rujukan pengiriman barang. Untuk mengetahui informasi lengkap dari setiap fungsi tersebut, silakan baca uraian berikut.
1. Bukti Keberadaan Piutang
Setiap barang dan jasa yang terjual yang telah tercatat dalam invoice akan masukkan ke dalam pembukuan sebagai piutang usaha. Dengan demikian, penjual bisa mengetahui jumlah utang yang harus ditagih ke pembeli pada waktu yang sudah disepakati bersama.
2. Data Utang
Invoice penagihan yang diterima dari supplier atau lainnya dapat digunakan sebagai panduan di bagian keuangan perusahaan untuk mengetahui besaran utang yang harus dibayar. Dalam hal ini, penjual tidak hanya bisa menerbitkan invoice, tetapi juga bisa mendapatkannya dari partner usaha.
3. Rujukan Pembukuan
Pembukuan yang rapi mencerminkan kondisi keuangan dalam suatu perusahaan. Invoice penagihan ini dapat menjadi salah satu dokumen rujukan untuk pembukuan, baik yang berupa utang maupun piutang.
4. Rujukan Pengiriman Barang dan Jasa
Transaksi dalam bisnis seringkali menghadapi masalah sehingga membutuhkan bukti kuat agar tidak mendatangkan kerugian. Invoice penagihan dan purchase order dapat menjadi bukti sekaligus rujukan untuk menyamakan transaksi sebelum terjadinya pembayaran.
Format Invoice Tagihan
Secara umum, format contoh invoice tagihan hampir sama dengan format invoice lainnya. Invoice ini harus berisi beberapa informasi penting yang berhubungan dengan transaksi yang telah dilakukan sebelumnya. Adapun informasi-informasi tersebut adalah sebagai berikut.
1. Judul Dokumen
Judul dokumen berada pada bagian paling atas dan tertulis kata “INVOICE.” Bagian ini berfungsi agar setiap orang dapat mengenali tujuan dan maksud dari dokumen yang diterimanya. Dengan begitu, mereka bisa memisahkannya dari dokumen yang tidak sejenis.
2. Kode Referensi (Nomor Unik Dokumen)
Setiap transaksi yang terjadi dalam sebuah perusahaan memiliki nomor unik yang disebut juga dengan kode referensi. Nomor ini akan berbeda setiap transaksi dan berurut berdasarkan waktu pengeluarannya.
3. Identitas Pembeli
Pembeli dalam hal ini dapat berupa perorangan maupun perusahaan. Penulisan identitas pembeli harus berisi nama orang/instansi, alamat lengkap, kontak, dan lain sebagainya. Pada bagian inilah penjual dapat mengetahui siapa dan kemana ia akan bertanya jika ingin membahas transaksi.
4. Identitas Penjual
Sama halnya dengan pembeli, penjual juga wajib menuliskan nama, kontak, alamat lengkap, dan data penting lainnya. Penulisan identitas kedua pihak dapat meningkatkan kepercayaan antara satu sama lain dan menghindari terjadinya penipuan.
5. Tanggal Pengiriman Barang dan Jasa
Tidak semua pembeli meminta barang yang dibelinya untuk dikirim pada hari yang sama dengan pemesanan. Oleh karena itu, tanggal pengiriman harus dituliskan agar tidak terjadi kesalahan maupun kekeliruan pada waktu pengiriman.
6. Tanggal Pengiriman Invoice
Pihak pembeli akan membayar tagihan setelah menerima invoice tagihan. Oleh karena itu, penjual akan menuliskan tanggal pengiriman invoice serta tenggat jatuh tempo jika menggunakan sistem kredit (cicilan). Contoh invoice tagihan yang baik pasti akan menuliskan pencatatan termin pembayaran.
7. Ketentuan Metode Pembayaran
Setiap transaksi, biasanya penjual akan menjelaskan sistem pembayaran yang mereka terima, misalnya secara lunas maupun kredit. Ketentuan metode pembayaran ini akan memuat hal tersebut lengkap dengan diskon (jika ada), tenggat waktu, hingga detail keterlambatan pembayaran.
8. Deskripsi Barang Secara Detail
Deskripsi barang yang telah dibeli harus tertulis dengan detail dan terperinci ke dalam invoice. Misalnya, Anda membeli ubin berukuran 30 cm x 30 dengan warna dan jumlah tertentu. Kelengkapan data dapat memudahkan pengecekan barang apakah sudah sesuai dengan pemesanan atau tidak.
9. Harga Per Satuan
Membeli dalam jumlah banyak akan memberikan tagihan pembayaran dengan jumlah total. Meskipun demikian, penjual harus tetap mencantumkan harga per satuan untuk barang dan jumlah waktu untuk jasa. Semakin rinci penulisan harga maka semakin bagus dan invoice tersebut.
10. Total Pembayaran
Setelah menulis semua harga per satuan (unit), Anda juga perlu untuk mencantumkan total pembayaran. Jumlah inilah yang akan dibayar oleh pembeli pada waktu yang telah disepakati. Selain itu, tak jarang pembeli yang melakukan perhitungan ulang kemudian mencocokkan dengan totalnya.
11. Nomor Rekening Penjual
Terdapat banyak cara untuk melakukan pembayaran, termasuk melalui transfer bank. Jika pembeli telah sepakat dan ingin menggunakan cara tersebut, maka penjual harus menuliskan nomor rekening di invoice.
Contoh Invoice Tagihan
1. Invoice Tagihan Sederhana
Invoice tagihan sederhana adalah dokumen yang mencatat pembelian dalam jumlah dan jenis yang sedikit. Ini merupakan format yang paling umum dan sering digunakan untuk bertransaksi. Dalam kehidupan sehari-hari, dokumen ini juga sering disebut sebagai nota.
2. Invoice Tagihan Jasa
Penulisan invoice barang dan jasa tentu berbeda. Anda tidak akan menemukan kuantitas, harga, hingga nama produk dalam invoice ini. Akan tetapi, akan tercantum waktu penggunaan jasa, biaya jasa, serta biaya tambahan jika pembeli jasa meminta barang tertentu untuk dipasang.
Misalnya, dalam invoice tukang diatas menjelaskan bahwa biaya perbaikan lantai kolam renang yang berukuran 5 m x 10 m adalah Rp5.000.000. Sementara itu, biaya penggantian mesin pompa kolam renang sebesar Rp3.250.000. Adapun total yang harus dibayarkan adalah Rp8.750.000.
3. Invoice Tagihan Perorangan
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, bahwa invoice dapat dibuat untuk perorangan. Pada contoh diatas terlihat bahwa klien menyewa layanan LED Dancer dalam acara The 10th Perbanas Marketing Competition.
Acara tersebut diadakan pada tanggal 25 Juni 2014 dengan biaya sebesar Rp3.500.000. Namun, karena adanya pembayaran uang muka sebanyak 50%, maka yang harus dibayarkan klien tersebut hanya Rp1.750.000.
4. Invoice Tagihan Excel
Untuk memudahkan pembuatan invoice, maka sebagian besar orang beralih dari cara manual ke digital. Anda dapat menggunakan aplikasi Microsoft Excel yang memungkinkan untuk melakukan perhitungan otomatis sesuai dengan syntax yang telah dimasukkan.
Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi menghitung menggunakan kalkulator lalu menuliskannya kembali di kertas. E-invoice dinilai cukup efektif dan memberikan berbagai macam kemudahan.
Invoice tagihan adalah dokumen penting yang digunakan sebagai alat untuk menagih yang dikirimkan dari pihak penjual kepada pembeli. Beberapa contoh invoice tagihan yang umum digunakan adalah invoice tagihan sederhana, jasa, perorangan, dan e-invoice (Excel).