Cara Melamar Pekerjaan Lewat Email dan Hal Penting yang Harus Diperhatikan

Penggunaan teknologi ini semakin canggih, selain itu perusahaan juga ikut mengimplementasikan paperless. Oleh karena itu, kita perlu tahu juga nih bagaimana sih cara yang baik dan benar dalam melamar pekerjaan lewat email. Tujuannya agar perusahaan pun melirik lamaran kita, meski kita hanya mengirimkan lamaran lewat email.

Dahulu orang – orang mengirim lamaran pekerjaan melalui kantor pos atau diantar langsung ke perusahaan yang menjadi tujuan melamar pekerjaan. Namun di era teknologi ini banyak perusahaan yang sudah menggunakan teknologi dalam proses rekrutmen karyawannya.

Banyak perusahaan pun yang memberi informasi lowongan pekerjaan tidak lagi di papan pengumuman yang disediakan oleh kantor pos atau tempat – tempat lain yang disediakan, tetapi cukup menyebar informasi tersebut melalui internet.

Dilihat dari caranya yang lebih simple dan tidak ribet melamar pekerjaan lewat email dengan cara yang benar ini seringkali diabaikan oleh orang – orang. Mungkin karena dari prosesnya pun yang tidak ribet, Anda tidak perlu mencetak, membeli amplop, dan pergi ke kantor pos atau perusahaan yang dilamar.

Beda dengan mengirimkan lamaran pekerjaan lewat email, Anda pun cukup duduk diam di depan komputer yang tersambung dengan internet, maka Anda sudah bisa berkirim email.

Mengapa penting mengetahui cara yang baik dalam melamar pekerjaan lewat email ini? Karena ada juga lho yang sudah sebar CV dan lamaran pekerjaan via online ke berbagai perusahaan tetapi masih belum dapat panggilan juga.

Pada dasarnya perusahaan yang menyebar informasi lowongan pekerjaan melalui internet pun memiliki kualifikasi tersendiri, hampir sama dengan jika kita mengirim lamaran langsung. Ada beberapa hal yang juga perlu menjadi perhatian kita saat mengirim lamaran pekerjaan, apakah sudah sesuai dengan instruksi atau belum.

Biasanya perusahaan yang membuka lowongan melalui online tersebut akan mencantumkan juga alamat email milik perusahaan. Sehingga para pelamar pekerjaan dapat mengirimkan berkas – berkas yang diperlukan untuk melamar ke email tersebut.

Tapi kita juga perlu memperhatikan persyaratan dari perusahaan tersebut. Karena seringkali para pelamar tidak memperhatikan etika dan cara mengirim lamaran lewat email.

Jika Anda pernah atau sering gagal diterima perusahaan yang membuka lowongan pekerjaan secara online, maka perhatikan kembali apa yang diinstruksikan oleh perusahaan.

Alasan HRD perusahaan tidak menerima berkas lamaran yang dikirim lewat email, salah satunya adalah penulisan yang kurang tepat di CV atau dalam surat lamaran Anda. Perhatikan kembali seperti tujuan surat lamaran, isinya, dan yang tercantum di CV apakah sudah sesuai dengan posisi yang dilamar.

Berkas yang Dibutuhkan Sebelum Mengirim Lamaran Kerja via Emial

Sebelum Anda mengirim lamaran pekerjaan lewat email, perhatikan berikut hal – hal yang biasa dibutuhkan oleh perusahaan :

• Surat lamaran kerja, baik dalam bentuk dokumen MS. Word atau Pdf.
• Curriculum Vitae atau daftar riwayat hidup (tidak dianjurkan untuk membeli format daftar riwayat hidup karena isi yang kurang rinci)
• Scan KTP
• Scan ijazah dan transkrip nilai (jika ada)
• Scan foto berwarna ukuran 2 x 3 atau 4 x 6
• Scan sertifikat yang mendukung
• Surat lainnya yang dibutuhkan perusahaan

Penting juga untuk mempelajari struktur surat lamaran pekerjaan, unsur-unsur dan juga contohnya.

• Struktur surat lamaran pekerjaan yang baik
• Unsur-unsur surat lamaran kerja

Tips dan Panduan Melamar Pekerjaan Lewat Email

• Menyiapkan Berkas dan Ubah Berkas Menjadi File PDF

Langkah pertama untuk melamar pekerjaan lewat ini, setelah Anda menyiapkan berkas – berkas di atas, pastikan semua berkas berformat file PDF. Jika Anda masih mengetik surat lamaran pekerjaan Anda dalam bentuk MS. Word, maka jika sudah selesai mengetik ubah lah atau convert ke dalam bentuk file PDF.

Anda bisa download aplikasi convert PDF melalui Playstore, atau kami sarankan Anda untuk mengetik di WPS Office karena bisa langsung di convert ke format PDF.

Biasanya selain surat lamaran, yang perlu Anda convert ke format PDF adalah CV atau daftar riwayat hidup. Untuk berkas berupa foto lebih baik menggunakan format *.jpg atau *.png Untuk berkas lain, seperti ijazah, transkrip dan sertifikat bisa Anda buat langsung ke format PDF saat melakukan scan.

Setelah semua berkas siap, coba Anda cek kembali total dari ukuran atau size seluruh berkas dengan mengklik seluruh berkas, kemudian klik kanan dan pilih properties. Usahakan semua file yang terkumpul berukuran tidak lebih dari 2 MB.

Jika ad file yang masih berukuran besar, maka perlu Anda resize. Karena jika ukuran file terlalu besar, maka email Anda tidak akan bisa diterima oleh perusahaan. Sebagai informasi untuk Anda, beberapa email perusahaan hanya bisa menerima email dengan ukuran file maksimal 3 MB.

• Gunakan Alamat Email dengan Nama Asli

Masih banyak orang yang membuat email dengan nama samaran. Hal itu sah – sah saja, tapi hindari email dengan nama samaran atau bukan nama alias.

Usahakan khusus untuk melamar pekerjaan Anda menggunakan alamat email dengan nama asli Anda. Hal ini menjadi salah satu bahan yang dipertimbangkan oleh perusahaan terkait dengan profesionalitas para pelamar.

Alamat email yang bisa Anda gunakan melalui layanan Gmail, Yahoo, outlook atau yang lainnya. Dan buatlah alamat email Anda seprofesional mungkin, misalnya nama lengkap adalah Melia Sari, maka cukup Anda buat alamat email Anda [email protected]  atau [email protected] . Hindari alamat email seperti [email protected] atau yang semacamnya.

• Perhatikan Standar Pengiriman Email yang Benar

Standar pengiriman email ini penting untuk diperhatikan. Anda harus mulai memperhatikan saat mengisi subjek email, body email, dan lampiran. Beberapa kegagalan juga tidak jarang ditemukan saat pengisian ini.

Ada yang tidak sesuai dengan instruksi dari perusahaan saat mengisi subjek email, ada pula yang salah menulis badan email untuk lain perusahaan karena tergesa – gesa saat mengisi.

Pengiriman email memang bisa dilakukan 24 jam, tapi ada baiknya jika Anda mengirim lamaran pekerjaan di saat jam kerja dan lowongan masih tersedia.

Hal ini untuk menghindari ketidaksopanan jika mengirim email lamaran pekerjaan di jam malam. HRD perusahaan pun akan melakukan cek untuk waktu pengiriman email Anda.

Langkah – Langkah Mengirim Lamaran Pekerjaan Lewat Email

Cara mengirim lamaran lewat email ini bisa Anda kerjakan dengan komputer atau HP yang tersambung dengan internet. Untuk mengirim lamaran lewat HP pastikan memory HP tidak full dan koneksi internet lancar agar tidak menjadi kendala saat Anda mengirim lamaran lewat email.

Berikut ini langkah – langkah mengirim lamaran pekerjaan lewat email.

Isi alamat email perusahaan

Anda perlu mengetahui alamat perusahaan yang Anda lamar. Biasanya perusahaan akan mencantumkan alamat email atau kontak di barisan akhir lowongan pekerjaan.

Untuk mengisi email perusahaan ini lakukan dengan benar sesuai alamat yang tertera di lowongan pekerjaan, karena jika salah email Anda tidak akan pernah sampai ke email perusahaan. Pada gambar di atas, contoh pengisian alamat email perusahaan seperti yang ditandai dengan angka 1.

Isi subjek atau judul email

Biasanya perusahaan memiliki instruksi masing – masing dalam penulisan subjek atau judul email lamaran pekerjaan. Perhatikan apa yang diperintahkan oleh perusahaan, jangan sampai melewatkan instruksi ini agar bisa terbaca oleh HRD perusahaan.

Namun ada juga perusahaan yang tidak memberikan instruksi mengenai penulisan subjek atau judul email. Hal ini bukan berarti membuat Anda jadi tidak mengisi subjek email, karena mengisi subjek email tetap penting. Berikut contoh dalam pengisian subjek email jika perusahaan yang Anda lamar tidak memberikan instruksi khusus :

Posisi Pekerjaan – Nama Anda

Contoh : Marketing – Melia Sari

Pengisian subjek atau judul email dengan benar seperti yang ditunjukkan angka 2 pada gambar di atas.

Mengisi body atau badan email

Body atau badan email dapat diisi dengan isi surat lamaran. Ada perusahaan yang memberi instruksi untuk menulis surat lamaran di badan email, tetapi ada juga perusahaan yang memberi instruksi untuk melampirkan surat lamaran. Jika perusahaan memberi perintah untuk melampirkan surat lamaran, Anda dapat mengisi body atau badan email dengan salam pembuka dan memperkenalkan diri Anda.

Dalam mengisi body atau badan email usahakan jangan terlalu panjang, cukup tulis hal – hal yang penting saja, seperti darimana Anda mendapat informasi mengenai lowongan pekerjaan tersebut dan posisi apa yang Anda lamar. Usahakan untuk menggunakan bahasa yang formal tapi tidak terlalu panjang.

Pada gambar di atas pengisian body atau badan email dengan menuliskan surat lamaran ada di angka 3 dan 4.

Melampirkan persyaratan

Untuk melampirkan persyaratan ini Anda perlu memperhatikan instruksi dari perusahaan, apakah berkas – berkas yang dilampirkan diminta untuk dijadikan satu folder atau dipisah saja. Jika diberi ketentuan untuk melampirkan berkas menjadi satu, maka Anda perlu menggabungkan berkas – berkas menggunakan format zip atau rar.

Jika tidak ada persyaratan untuk menggabungkan berkas ke dalam satu folder, Anda bisa melampirkan masing – masing berkas sesuai nama berkas Anda satu per satu.

Cara melamar pekerjaan lewat email dengan melampirkan berkas – berkas persyaratan, cari tombol peniti atau attach di format pengiriman email. Kemudian klik berkas – berkas yang akan Anda lampirkan.

Perlu juga untuk melampirkan berkas pendukung seperti sertifikat jika itu dapat mendukung posisi pekerjaan yang Anda lamar. Hal ini berguna bagi HRD perusahaan untuk dapat meloloskan Anda ke tahap selanjutnya.

Periksa ulang persyaratan

Hal selanjutnya yang tidak kalah penting, setelah Anda selesai menulis alamat email, subjek email, body email, dan melampirkan persyaratan adalah Anda memeriksa kembali persyaratan apa saja yang sudah Anda lampirkan.

Lebih aman jika Anda cek kembali informasi lowongan pekerjaan dari perusahaan yang Anda tuju, dan pastikan persyaratan yang Anda lampirkan sudah sesuai ketentuan perusahaan.

Selain itu, perlu Anda cek poin – poin di atas agar sesuai dengan kaidah kesopanan dan ketentuan cara melamar pekerjaan lewat email yang benar. Perhatikan pula tulisan Anda, jangan sampai ada yang salah atau typo. Sebelum mengirimnya Anda masih memiliki kesempatan untuk memperbaiki jika ada kesalahan atau hal – hal yang menurut Anda kurang sesuai.

Usahakan juga menulis surat lamaran apa adanya, tidak perlu dilebih – lebihkan untuk menarik simpati HRD perusahaan.

HRD perusahaan pastinya sudah memiliki kualifikasi sendiri untuk menilai lamaran pekerjaan yang masuk, dan mereka akan lebih suka jika Anda menuliskan kondisi diri Anda sesuai dengan kepribadian diri sendiri.

Mengirim Lamaran

Setelah Anda melakukan pemeriksaan terhadap poin – poin di atas dan juga memeriksa kembali persyaratan yang dilampirkan, jangan sampai salah berkas yaa. Anda siap untuk mengirim lamaran pekerjaan Anda kepada perusahaan yang Anda tuju. Silahkan klik tombol kirim atau send yang ada di bagian email Anda.

Beberapa HRD perusahaan juga akan melakukan pemeriksaan pada akun – akun media sosial Anda jika itu diperlukan. Hal itu dilakukan untuk dapat mengetahui kepribadian Anda yang sesungguhnya. Maka perlu Anda periksa dan bersihkan juga akun – akun media sosial Anda agar tidak ada hal – hal negatif yang tercantum.

Di akun – akun media sosial ini juga bisa untuk mengetahui keseharian Anda. Oleh karena itu, posting lah hal – hal yang positif demi kebaikan masa depan Anda.

Kesalahan dalam Mengirim Lamaran Pekerjaan Lewat Email

Perlu diketahui juga hal – hal yang menjadi kesalahan para pelamar saat mengirim lamaran pekerjaan dengan email, antara lain :

• Mengirim surat lamaran ke semua perusahaan

Pada dasarnya mengirim surat lamaran bisa dilakukan ke banyak perusahaan. Tetapi yang harus diperhatikan adalah melakukan pengiriman lamaran pekerjaan satu per satu ke masing – masing perusahaan yang Anda lamar.

Karena beberapa pelamar pekerjaan melalui email atau online seringkali mengabaikan cara melamar pekerjaan lewat email yang benar, seperti mengirim lamaran pekerjaan kepada lebih dari satu perusahaan dengan satu kali pengiriman email.

Setiap perusahaan pastinya memiliki ketentuan masing – masing dan hal ini biasanya tercantum pada informasi lowongan pekerjaan. Begitu juga dengan posisi yang Anda lamar, pastinya berbeda antara perusahaan satu dengan perusahaan lain. Jadi jangan asal kirim langsung ke semua perusahaan.

• Tidak mengisi subjek atau judul email

Jika subjek atau judul email ini tidak Anda isi atau terlewat untuk Anda isi, maka email Anda bisa dianggap mencurigakan dan akan masuk kepada penerima sebagai sampah atau spam. Jika ini terjadi maka HRD perusahaan yang Anda lamar tidak akan membacanya atau mengabaikannya.

• Tidak menuliskan di body atau badan email kalimat pembuka ditujukan kepada siapa email Anda

Hal ini juga bisa menyebabkan kegagalan Anda dalam mengirim lamaran pekerjaan lewat email. Biasanya terjadi saat perusahaan tidak memberi ketentuan untuk menulis surat lamaran di badan atau body email.

Sedangkan Anda sudah melampirkan surat lamaran dalam bentuk dokumen. Anda akan berpikir agar tidak double surat lamaran, sebaiknya di body atau badan email ditulis apa.

Baiknya jika surat lamaran sudah dilampirkan, maka Anda perlu menuliskan di body atau badan email kalimat pembuka kepada siapa lamaran Anda ditujukan. Berikut contoh kalimat yang tidak tepat saat menulis di body atau badan email :

“Terlampir saya sampaikan lamaran pekerjaan dan CV saya”

“Saya ingin mengirim lamaran pekerjaan, berikut terlampir surat lamaran dan CV saya”

Nah, kalimat di atas dianggap kurang memenuhi etika cara melamar pekerjaan lewat email. Karena di body atau badan email pun tidak disebutkan kepada siapa Anda tujukan lamaran pekerjaan Anda. Contoh kalimat pembuka yang benar adalah :

“Kepada :

Yth. HRD PT Maju Jaya

Dengan Hormat,

Saya sampaikan surat lamaran dan CV saya untuk melamar pada posisi marketing yang perusahaan Anda tawarkan melalui surat kabar harian Kompas pada tanggal 1 Mei 2019…”

• Tidak melampirkan CV

Meski CV ini menjadi berkas yang penting, tetapi ada juga para pelamar yang tidak melampirkan CV saat mengirim lamaran pekerjaan lewat email.

Melamar pekerjaan lewat email memang tidak begitu merepotkan jika dibanding Anda mengirim lamaran pekerjaan lewat kantor pos atau datang langsung. Selain meringankan biaya Anda saat melamar pekerjaan, lamaran pekerjaan Anda pun lebih cepat sampai.

Namun beberapa pelamar masih ada yang tidak mengirim lamaran pekerjaan dengan benar dan menyebabkan mereka gagal dan tidak dipanggil oleh perusahaan yang dilamar. Meski terbilang cukup mudah, Anda pun tetap harus teliti dalam mengirimkan surat lamaran beserta lampirannya.

Karena berkas – berkas lamaran Anda benar – benar akan diperiksa oleh HRD perusahaan. Oleh karena itu, perlu juga bagi para jobseeker untuk mempelajari dahulu cara melamar pekerjaan lewat email yang benar.

Pembaca budiman, usai sudah penjelasan dari saya tentang bagaimana cara mengirimkan lamaran pekerjaan menggunakan surat elektronik atau email. Cukup panjang ternyata ya, semoga bermanfaat aja deh. Saya doakan juga semoga Anda segera mendapatkan pekerjaan yang diinginkan, amiin.