Invoice adalah catatan penting yang harus dimengerti terlebih jika Anda berkecimpung di dunia bisnis. Memiliki peran penting, menjadikan banyak orang penasaran dengan apa itu invoice? Meski merasa jarang mendengar istilah ini, mungkin sebenarnya Anda telah menemui contoh invoice di kehidupan sehari-hari.
Singkatnya, invoice serupa dengan catatan yang mendokumentasikan atau berisikan transaksi pembelian, penjualan, hingga pengembalian barang. Catatan inilah yang nantinya bisa dijadikan bukti atas setiap transaksi hingga sumber untuk mendokumentasikan pengeluaran bisnis.
Tidak hanya dalam lingkup bisnis saja, nyatanya invoice sekarang juga berperan penting dalam kehidupan sehari-hari. Mengingat pentingnya jenis dokumen satu ini, simak pengertian invoice, fungsi, contoh, hingga cara membuatnya dengan mudah.
Mengenal Apa Itu Invoice?
Invoice merupakan dokumen atau catatan yang diberikan sebagai bukti adanya suatu transaksi antara pihak yang bersangkutan. Umumnya invoice berupa lembar bukti tagihan atau transaksi yang diberikan pembeli untuk penjual setelah menyelesaikan transaksi pemesanan.
Beberapa invoice terkadang mencantumkan cara atau instruksi pembayaran sebagai panduan untuk pembeli. Dari situlah tercermin betapa pentingnya invoice dalam suatu transaksi jual beli, terutama jual beli online seperti sedang marak saat ini.
Karena selain bisa menjadi panduan instruksi bagi pembeli, invoice juga merupakan dokumen yang bisa menjadi bukti bagi penjual. Pembeli juga bisa memastikan kesesuaian pesanan mulai dari jumlah hingga jenis produk melalui invoice yang diberikan oleh penjual.
Fungsi dan Manfaat Invoice
Memiliki fungsi utama sebagai dokumen tagihan atau bukti transaksi dalam jual beli, sejatinya manfaat invoice tidak terbatas dalam hal itu saja. Untuk jelasnya, inilah berbagai manfaat invoice:
1. Bukti Transaksi
Setelah mengetahui apa itu invoice, maka bisa dipahami bahwa manfaat utama adanya invoice adalah sebagai bukti transaksi yang jelas antara pembeli dengan penjual. Ini karena invoice akan mencantumkan segala informasi mulai dari penjual, pembeli, hingga deskripsi produk yang digunakan transaksi.
Nantinya catatan inilah yang bisa dijadikan bukti apabila terjadi kesalahpahaman atau kesalahan yang mungkin terjadi selama bertransaksi. Selain itu, invoice juga bisa menjadi bukti fisik bahwa terdapat kesepakatan antara pihak yang berkaitan.
Jika nantinya terdapat kesalahan produk, maka invoice bisa menjadi bukti apakah kesalahan terdapat di tangan pembeli atau penjual.
2. Transparansi Transaksi
Dalam invoice pembayaran, pastilah akan tertera detail transaksi yang dilakukan oleh pihak-pihak berkaitan. Ini menunjukkan bahwa invoice bermanfaat untuk memberikan transaksi yang transparan dan jelas.
Detail transaksi yang tercantum dalam invoice meliputi keterangan, jumlah barang, jenis barang, pajak, hingga diskon membuat transaksi tampil dengan begitu transparan. Adanya transparansi ini menghindarkan adanya penipuan atau kecurangan di antara pihak-pihak yang berkaitan.
3. Dokumen Sah Pembukuan
Selanjutnya manfaat dari adanya invoice adalah memudahkan para akuntan dalam menyusun pembukuan perusahaan. Invoice yang memuat detail segala transaksi mulai dari waktu, tanggal, tempat, hingga deskripsi produk tentu bisa menjadi bukti yang valid untuk dimasukkan dalam pembukuan.
Sifat invoice yang transparan dan tidak mudah dimanipulasi seenaknya juga membuat dokumen ini sudah cukup dan sah untuk bukti pembukuan keuangan perusahaan. Pun saat suatu perusahaan sedang melakukan proses audit, maka invoice dapat dijadikan dokumen bukti tersendiri.
4. Jejak Rekam Transaksi
Dalam memahami apa itu invoice, bisa disimpulkan bahwa dokumen ini bisa dimanfaatkan sebagai jejak rekam tersendiri. Ini karena invoice mencantumkan berbagai transaksi dengan detail dan jelas. Sehingga selain bisa digunakan untuk dokumen pembukuan, invoice juga bisa menjadi rekam produksi perusahaan.
Karena itulah perlu untuk selalu menyertakan invoice dalam setiap transaksi atau rekam produksi perusahaan. Pasalnya dokumen inilah yang nantinya bisa dijadikan salah satu acuan serta bukti atas segala transaksi yang terjadi dalam perusahaan.
Perbedaan Invoice dan Kwitansi
Melihat pengertian invoice hingga manfaatnya, mungkin saat ini ada banyak orang yang bingung dengan perbedaan invoice dengan catatan nota lainnya yang serupa seperti kwitansi. Meski hampir sama, tentu keduanya berbeda selaras dengan namanya yang juga berbeda.
Tidak hanya isinya, namun fungsi antara invoice dan kwitansi saja sudah berbeda. Invoice merupakan dokumen yang berisikan transaksi perhitungan penjualan. Sementara kuitansi adalah tanda pembayaran sah yang diberikan oleh penjual kepada pembeli.
Perbedaan lainnya terletak pada pemberian kedua jenis dokumen ini. Invoice sendiri akan diberikan oleh penjual kepada pembeli bersamaan dengan pengiriman barang meski belum terjadi penyelesaian pembayaran.
Di sisi lain kuitansi adalah dokumen yang baru diberikan saat satu pihak telah menyelesaikan transaksi dengan pihak yang bersangkutan dengan membubuhkan tanda tangan dalam dokumen. Sehingga jika belum benar-benar menyelesaikan transaksi, maka kuitansi tidak akan diberikan.
Berbeda satu sama lain, fungsi invoice dan kwitansi yang sama-sama dapat dijadikan bukti transaksi lah yang membuat beberapa orang bingung membedakan kedua jenis dokumen ini.
Namun sekarang kebingungan itu dapat dienyahkan dengan memahami perbedaan yang telah dijabarkan melalui penjelasan di atas.
Cara Membuat Invoice Dengan Baik dan Benar
Di era digital seperti ini sebenarnya hampir sebagian besar invoice bisa dibuat secara langsung menggunakan aplikasi tertentu. Namun juga masih ada banyak invoice-invoice yang dibuat secara manual karena satu dua hal alasan yang mendasari.
Dalam mendalami tentang apa itu invoice, Anda bisa membuat invoice dengan memilih salah satu metode di bawah ini:
1. Pembuatan Invoice Manual
untuk pembuatan invoice manual, terdapat berbagai hal yang harus Anda perhatikan. Mulai dari struktur invoice yang benar serta isi-isi yang perlu dicantumkan di dalamnya. Pasalnya invoice manual bisa dibuat dengan langsung menggunakan tulisan tangan atau mengedit form secara mandiri.
Dalam hal ini, jangan lupa untuk menyertakan berbagai informasi penting yang perlu dicantumkan dalam invoice sesuai dengan jenis transaksi yang akan dilakukan.
2. Pembuatan Invoice Digital
Sebenarnya hampir sebagian besar invoice yang ada sekarang dibuat secara digital. Dalam prakteknya, berbagai aplikasi seperti m-banking hingga toko online secara otomatis telah menyediakan fitur pencetakan dokumen invoice.
Selain lebih aman, invoice yang dicetak secara digital melalui aplikasi seperti ini lebih valid karena tidak bisa diedit sesukanya dan otomatis menuliskan data transaksi yang dibuat.
Contoh Dokumen Invoice
Dalam memahami apa itu invoice dengan mudah, maka Anda perlu menyimak berbagai contoh dokumen invoice yang sering digunakan dalam kegiatan transaksi. Dengan begitu akan terdapat gambaran yang lebih jelas tentang seperti apa invoice itu dan bagaimana perannya dalam kegiatan transaksi sehari-hari.
1. Invoice Tagihan
Contoh invoice tagihan akan sering dijumpai saat Anda melakukan transaksi pembelian suatu barang. Nantinya invoice akan berisikan deskripsi pemesanan serta total harga yang harus dibayar dan diselesaikan.
2. Invoice Barang
Invoice barang adalah contoh tagihan dalam proses jual beli barang. Jika mengacu dari sudut pandang pembeli, maka invoice ini juga bisa disebut invoice pembelian. Sementara dari sudut penjual, maka invoice ini bisa disebut invoice penjualan.
3. Invoice Jasa
Tidak hanya barang saja, juga terdapat invoice jasa yang digunakan dalam suatu transaksi. Karena tidak memiliki deskripsi serta transaksi serumit jual beli barang, biasanya struktur invoice jasa juga semakin cenderung lebih sederhana.
Dalam invoice jasa, biasanya kata yang dicantumkan dalam kolom berupa jenis jasa atau layanan itu sendiri.
Telah mengetahui apa itu invoice dan menyadari telah sering menemuinya dalam kehidupan sehari-hari? Dokumen bukti transaksi satu ini sekarang memang lebih mudah ditemui mengingat banyaknya transaksi online yang dilakukan. Sekarang Anda tidak perlu bingung lagi dengan fungsi dan kegunaannya!