Jurnal penjualan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk mencatat berbagai jenis transaksi. Nantinya catatan dalam jurnal ini akan dijadikan sebagai komponen pokok pada laporan keuangan. Sehingga seluruh transaksi yang terjadi wajib dicatat dengan tepat.
Perusahaan akan memasukkan data-data penting, seperti nama, waktu transaksi, nomor rekening dan faktur, serta nominal penjualan. Data tersebut akan dijadikan sebagai informasi agar jurnal bisa dipertanggungjawabkan saat pelaporan.
Apa itu Jurnal Penjualan?
Dalam kegiatan bisnis tentunya terjadi transaksi penjualan dan pembelian. Kedua transaksi tersebut akan dicatat ke dalam sebuah jurnal akuntansi yang didata langsung oleh seorang akuntan. Baik jurnal pembelian maupun penjualan, sama-sama punya fungsi yang penting.
Secara umum, jurnal penjualan adalah sebuah pencatatan akuntansi yang dibuat untuk mendata transaksi. Sesuai dengan namanya, transaksi tersebut berisi informasi tentang kegiatan penjualan yang dilakukan perusahaan.
Oleh sebab itu, biasanya jurnal ini lebih sering diterapkan pada perusahaan dagang yang memasarkan produk langsung kepada konsumen. Setiap terjadi transaksi, perusahaan harus langsung mencatatnya ke dalam jurnal.
Setiap jurnal akuntansi akan disertai dengan dokumen pendukung. Mulai dari faktur, surat izin perjalanan, hingga tanda terima. Dengan dokumen tersebut, proses audit dan penyusunan laporan keuangan menjadi lebih mudah.
Fungsi dan Manfaat Jurnal Penjualan
Pada dasarnya semua dokumen jurnal yang dijadikan sebagai sumber dalam laporan keuangan mempunyai fungsinya masing-masing. Namun secara garis besar, jurnal tersebut berfungsi untuk mempermudah seorang akuntan ketika mencatat dan menganalisis transaksi.
Data yang sebelumnya sudah dicatat dalam jurnal penjualan, kemudian dipindahkan ke buku besar. Dengan adanya data yang sudah tercatat ini, akuntan bisa lebih teliti dan terhindar dari kesalahan input dan perhitungan transaksi.
Selain itu, jurnal penjualan juga bisa mencegah terjadinya fraud yang berisiko pada penggelapan dana. Sebab catatan di dalam jurnal ini biasanya sudah ditulis secara kronologis sehingga susah untuk dimanipulasi.
Lebih bermanfaat lagi karena dalam dokumen jurnal terdapat informasi yang akan memudahkan proses pemeriksaan keuangan. Pelaku bisnis bisa menjamin bahwa semua kegiatan transaksi telah dicatat dengan jelas.
Jenis-jenis Jurnal Penjualan
Setidaknya ada empat jenis jurnal yang dipakai untuk mencatat transaksi penjualan. Anda bisa menyimak pembahasan dari setiap jenisnya di bawah ini.
1. Jurnal Tunai
Dari namanya sudah dapat disimpulkan bahwa jenis jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi dengan sistem pembayaran tunai. Pencatatannya dilakukan dalam periode waktu tertentu tergantung pada tanggal transaksi.
Pencatatan dalam jurnal penjualan tunai berisi informasi tentang waktu dan jumlah penjualan, nama konsumen, serta metode pembayaran yang dipilih. Agar tidak ada kesalahan dalam catatan, maka akuntan harus memasukkan data sesuai informasi yang valid.
Sejatinya jurnal penjualan tunai punya peran yang krusial untuk perusahaan karena bisa memudahkan pemantauan aliran kas. Jenis jurnal ini juga bermanfaat untuk menyajikan data akuntansi yang tepat dan akurat.
Dengan adanya data yang berisi catatan transaksi penjualan, perusahaan akan lebih mudah mengawasi kegiatan penerimaan uang. Ditambah dengan informasi dalam jurnal yang bisa dijadikan bukti sekaligus bahan pada laporan keuangan.
2. Jurnal Kredit
Kebalikan dari jenis sebelumnya, jurnal yang satu ini dibuat untuk mendata transaksi dalam sistem pembayaran kredit. Biasanya pencatatan transaksi tersebut dilakukan oleh pihak perusahaan yang menjual barang dagangan secara langsung kepada konsumen.
Proses pencatatannya mirip dengan jurnal akuntansi pada umumnya karena berisi data, seperti waktu transaksi, jumlah penjualan, identitas konsumen, dan syarat pembayaran. Bedanya, dalam jurnal ini terdapat catatan piutang usaha yang belum dilunasi oleh konsumen.
Jika konsumen sudah melunasi piutang, transaksi ini akan langsung dimasukkan ke dalam jurnal kas dan piutang usaha. Tujuannya agar jumlah piutang yang masih menjadi beban dapat dikurangi nilainya berdasarkan nominal pelunasan.
Adanya jurnal penjualan kredit dapat memudahkan perusahaan dalam mengawasi dan memastikan sisa piutang yang masih belum dilunasi. Perusahaan juga bisa memanfaatkan jurnal ini untuk melakukan kegiatan evaluasi kinerja penjualan dan menyusun strategi marketing baru.
3. Jurnal Diskon Penjualan
Jenis selanjutnya adalah jurnal diskon penjualan yang dipaki untuk mencatat potongan harga. Keuntungan tersebut sengaja diberikan oleh perusahaan kepada konsumen. Bentuknya bisa berupa diskon tunai maupun dagang sesuai ketentuan dari perusahaan.
Meskipun kedua jenis diskon tersebut sama-sama memberikan keuntungan bagi konsumen, namun definisinya berbeda. Diskon tunai biasanya diberikan oleh perusahaan kepada konsumen yang melakukan pembayaran dalam periode tertentu.
Sementara itu, diskon dagang dianggap lebih menguntungkan. Sebab perusahaan akan memberi potongan harga berupa produk tambahan tanpa dipungut biaya apa pun alias gratis.
Pemberian diskon tersebut akan mengurangi jumlah pendapatan penjualan. Oleh sebab itu, setiap transaksi diskon harus dicatat ke dalam jurnal. Input semua informasi, mulai dari tanggal, besar diskon, dan nama konsumen.
4. Jurnal Retur serta Potongan Penjualan
Berbeda dari jenis-jenis lainnya, jurnal akuntansi ini berisi informasi tentang transaksi pengembalian produk oleh konsumen. Ada juga keterangan tentang pengurangan harga yang sebelumnya telah diberikan kepada pembeli.
Ketika seorang konsumen datang untuk mengembalikan barang atau jasa yang sudah dibeli, maka pihak perusahaan harus segera mendata. Tujuannya agar tidak terjadi kekeliruan yang di dalam data pendapatan penjualan.
Akuntan harus mencatat seluruh informasi penting dalam jurnal ini, seperti pemberian tanggal, jumlah dan jenis produk, nama konsumen, serta diskon yang diberikan. Dengan begitu perusahaan dapat menyusun laporan keuangan secara tepat.
Tak hanya itu, jurnal penjualan ini ternyata juga bermanfaat untuk memaksimalkan strategi penjualan dan marketing. Pihak perusahaan juga bisa mengidentifikasi konsumen yang sering melakukan pengembalian produk dan menerima diskon.
Ketentuan dalam Jurnal Penjualan
Setiap jurnal akuntansi mempunyai formatnya sendiri-sendiri yang memuat berbagai ketentuan dan informasi untuk menyajikan data dalam laporan keuangan. Penyusunan data pada jurnal tersebut tidak boleh asal-asalan dan harus dilakukan oleh seorang akuntan yang kompeten.
Pada jenis jurnal akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, terdapat sejumlah ketentuan penting. Beberapa ketentuan berikut wajib diikuti agar bisa menghasilkan catatan jurnal yang valid dan bisa dipertanggungjawabkan:
- Seluruh transaksi pada pembayaran tunai tidak perlu dimasukkan dalam jurnal.
- Transaksi tunai dicatat pada jurnal penerimaan kas.
- Mencantumkan waktu transaksi, nomor rekening, identitas konsumen, nomor faktur serta total penjualan.
- Jenis jurnal ini hanya digunakan untuk transaksi dengan sifat piutang.
- Jenis jurnal ini mencatat seluruh transaksi penjualan kecuali dalam bentuk tunai.
- Apabila ada retur pembelian, segera catat persediaan yang berada di komponen kredit.
- Jika piutang sudah dilunasi, maka pemilik wajib menghapus datanya.
- Metode yang diterapkan adalah periodik dan perpetual.
- Pastikan posisi debit dan kredit dalam keadaan yang seimbang.
- Catat seluruh kegiatan transaksi penjualan dengan benar sesuai informasi dari perusahaan dan konsumen.
Perusahaan dagang yang menjual produk berskala besar wajib memahami proses pencatatan transaksi dalam jurnal penjualan. Lantaran dalam jurnal ini berisi informasi, data, dan keterangan penting yang akan mempengaruhi total pendapatan pada laporan keuangan.