Surat niaga, seperti namanya, surat jenis ini digunakan dalam urusan perniagaan atau perdagangan. Meski tidak begitu sulit untuk dibuat, Anda mungkin perlu melihat beberapa contoh surat niaga terlebih dahulu.
Struktur surat niaga sendiri cukup jelas. Diawali dengan kop, nomor referensi, keterangan lampiran dan perihal, tanggal pembuatan surat, dan alamat. Di bagian isi terdapat salam pembuka, pendahuluan, inti surat, dan detail informasi lainnya.
Di bagian akhir terdapat salam penutup. Surat niaga juga dibubuhi dengan tanda tangan, nama, serta jabatan pengirim.
Contoh Surat Niaga
Perlu Anda ketahui bahwa ada berbagai jenis surat niaga. Antara lain surat perkenalan, permintaan penawaran, penawaran, pesanan, pemberitahuan pengiriman, pengantar barang, klaim dan solusi, tagihan, penangguhan pembayaran, dan surat pesanan secara kredit.
Mari simak sebagian contoh surat yang diberikan di bawah ini.
1. Surat Perkenalan
Surat niaga yang pertama ini berfungsi untuk memperkenalkan produk berupa barang maupun jasa yang dimiliki perusahaan. Umumnya, surat perkenalan ini ditujukan kepada perusahaan lain dan berisi informasi lengkap. Silakan simak contoh surat perkenal di bawah ini.
| PT Mencari Cinta Sejati
Jalan Bersama Raya Nomor 100 Jakarta Utara Telp. (021) 23456 Jakarta, 2 Agustus 2023 No. 99/EKS/VIII/2 Hal: Perkenalan Perusahaan
Yth. Ibu/Bapak Pimpinan PT Makmur Jaya Jalan Sendiri Berani Nomor 25 Jakarta Selatan
Dengan hormat, Kami dari PT Mencari Cinta Sejati, perusahaan yang bergerak dalam bidang pengadaan perlengkapan komputer berbagai brand kenamaan. Dengan surat ini, kami memiliki maksud untuk memperkenalkan diri kepada perusahaan yang Ibu/Bapak pimpin dengan harapan dapat menjadi rekanan. Perusahaan kami didirikan pada tahun 2010. Dengan rentang waktu lebih dari 10 tahun, kami telah memiliki pengalaman yang cukup luas, khususnya dalam mengadakan peralatan serta perlengkapan komputer. Adapun perusahaan yang telah menjadi rekanan kami antara lain PT Adhi Guna Persada, PT Sumber Waras Mulia, dan PT Sejahtera Sentosa. Bersama surat ini, kami juga melampirkan profil perusahaan lengkap dengan katalog produk kami sebagai bahan pertimbangan Ibu/Bapak. Apabila perusahaan Ibu/Bapak membutuhkan jasa dari kami, silakan kirimkan permintaan melalui surat elektronik maupun panggilan telepon. Kami akan memberikan penawaran terbaik untuk perusahaan Ibu/Bapak. Demikian surat perkenalan perusahaan yang kami kirimkan. Kamu ucapkan terima kasih atas perhatian yang Ibu/Bapak berikan.
Hormat kami,
Putra Perdana Manajer Pemasaran |
2. Surat Permintaan Penawaran
Contoh surat niaga selanjutnya merupakan surat permintaan penawaran. Surat ini dikirimkan oleh calon pembeli kepada perusahaan yang menjual produk berupa jasa maupun barang. Adapun permintaan yang dimaksud biasanya berupa promo, katalog produk, dan sebagainya.
Jika Anda ingin meminta penawaran kepada perusahaan, silakan simak contoh suratnya di bawah ini.
| PT Makmur Jaya
Jln. Sendiri Berani Nomor 25, Jakarta Selatan Telp. (021) 987654
Jakarta, 3 Agustus 2023 Nomor: 223/P-EKS/8/2023 Lampiran: – Hal: Permintaan Penawaran
Yth. PT Mencari Cinta Sejati Jln. Bersama Nomor 100 Jakarta Utara
Dengan Hormat, Berdasarkan informasi yang dimuat pada Harian Kompas pada 28 Juli 2023 lalu, kami dari PT Makmur Jaya merasa tertarik dengan barang yang perusahaan Bapak/Ibu sediakan. Oleh sebab itu, kami memiliki maksud untuk meminta penjelasan lebih detail mengenai katalog atau daftar produk barang yang disediakan oleh PT Mencari Cinta Sejati. Kami juga memohon informasi lebih detail mengenai harga barang, cara pemesanan, sekaligus metode pembayaran yang tersedia. Saat ini, kami membutuhkan beberapa barang berikut:
Jika kami merasa cocok dengan tawaran barang tersebut dari PT Mencari Cinta Sejati, kami akan segera menghubungi perusahaan Bapak/Ibu kembali. Kami berharap bahwa PT Makmur Jaya bisa menjalin kerja sama dengan PT Mencari Cinta Sejati. Kami mengucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian dari Bapak/Ibu pimpinan PT Makmur Jaya.
Hormat kami,
Allan Wa Sahlan Manajer Pemasaran |
3. Surat Penawaran Barang
Surat penawaran barang umumnya adalah respons atau balasan yang dikirimkan oleh perusahaan setelah menerima permintaan penawaran dari calon pembeli. Namun surat ini tidak harus dikirimkan sebagai balasan.
Sebuah perusahaan juga dapat berinisiatif untuk mengirimkan surat penawaran secara langsung kepada bakal calon pembeli. Silakan simak contoh surat penawaran barang di bawah ini dan Anda bisa mengikuti formatnya.
| PT Mencari Cinta Sejati
Jalan Bersama Raya Nomor 100 Jakarta Utara Telp. (021) 23456
Jakarta, 5 Agustus 2023 No.: 101/PNWRN/VIII/2023 Hal: Penawaran Barang Lampiran: 1 berkas
Yth. PT Makmur Jaya di Jakarta Selatan
Dengan hormat, Kami telah menerima surat permintaan penawaran yang dikirimkan oleh PT Makmur Jaya pada 3 Agustus 2023 lalu. Menanggapi hal tersebut, kami mengirimkan surat penawaran ini. Kami juga melampirkan katalog produk lengkap. Di dalam lampiran juga terdapat daftar harga, promo, cara pemesanan, hingga metode pembayaran yang bisa Ibu/Bapak pilih. Besar harapan kami bahwa PT Mencari Cinta Sejati dan PT Makmur Jaya dapat menjalin kerja sama dalam hal pengadaan peralatan dan perlengkapan komputer. Jika Ibu/Bapak tertarik dengan penawaran yang kami ajukan, silakan kirimkan surat pemesanan barang melalui surat elektronik atau email. Demikian surat penawaran ini kami sampaikan kepada PT Makmur Jaya. Kamu mengucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian Ibu/Bapak.
Hormat kami, Putra Perdana Manajer Pemasaran |
4. Surat Pesanan Barang
Contoh surat niaga terakhir yang diberikan pada kesempatan ini merupakan surat pemesanan barang. Umumnya, surat pesanan akan dikirimkan oleh calon pembeli setelah menerima penawaran dari sebuah perusahaan.
Di dalam surat pesanan terdapat nama barang serta jumlah yang ingin dibeli. Agar bisa memahami dengan lebih jelas, silakan simak contoh berikut.
| PT Makmur Jaya
Jln. Sendiri Berani Nomor 25, Jakarta Selatan Telp. (021) 987654
Jakarta, 7 Agustus 2023 Nomor: 227/P-EKS/8/2023 Lampiran: – Hal: Pesanan Barang
Yth. PT Mencari Cinta Sejati Jln. Bersama Nomor 100 Jakarta Utara
Dengan hormat, Menindaklanjuti surat penawaran yang sebelumnya telah dikirimkan PT Mencari Cinta Sejati pada 5 Agustus 2023 lalu, kami bermaksud untuk memesan beberapa barang berikut ini:
Pembayaran terhadap seluruh barang yang kami pesan akan dilaksanakan 1 hari kerja setelah seluruh barang kami terima dengan baik. Kami juga akan mengirimkan salinan bukti pembayaran. Demikian surat pesanan ini kami buat agar dapat segera ditindaklanjuti oleh PT Mencari Cinta Sejati. Atas perhatian serta kerja sama dari Bapak/Ibu, kami menyampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Julio Caesar Manajer Pembelian
|
Dari penjelasan di atas, Anda sudah memahami 4 contoh surat niaga yang paling sering digunakan. Selain itu, Anda juga perlu mempelajari contoh serta format surat niaga lainnya. Memahami penulisan surat ini sangat penting untuk menjadi bekal Anda dalam menjalankan bisnis perdagangan.