Salah satu jenis surat resmi yang banyak dibuat untuk berbagai kepentingan adalah surat undangan. Formatnya ada yang baku dengan penggunaan bahasa formal yang mudah dipahami, ada juga yang non formal. Jika Anda mau membuatnya, bisa melihat berbagai contoh surat undangan sesuai tema dari surat tersebut.
Biasanya surat undangan ini disampaikan untuk menginformasikan sebuah kegiatan, sekaligus mengundang penerima surat untuk datang. Berikut ini penjelasan lengkap seputar surat undangan, yang perlu Anda ketahui.
Jenis Surat Undangan
Kalau diklasifikasikan berdasarkan strukturnya, ada tiga jenis surat undangan yang sering digunakan. Meskipun yang paling banyak digunakan adalah surat undangan resmi, namun tidak ada salahnya untuk memahami dua jenis lainnya. Apa sajakah jenisnya?
Surat Undangan Resmi
Yaitu surat undangan yang disampaikan oleh sebuah lembaga resmi, seperti perusahaan atau instansi pemerintahan kepada pihak lain untuk menghadiri sebuah acara yang mereka selenggarakan.
Pada undangan jenis ini, ada ciri khas tersendiri yaitu struktur pembuatannya yang baku. Ditambah informasi pengirim berupa kop surat di bagian paling atas, tanda tangan pengirim, dan stempel resmi dari instansi pengirim surat.
Surat Undangan Semi Resmi
Kenapa dikatakan semi resmi? Undangan ini dibuat oleh lembaga tertentu namun bersifat tidak terlalu resmi. Contohnya undangan dari komunitas tertentu untuk peserta acara tertentu yang bersifat semi formal.
Bisa juga berupa surat dari pihak Rukun Warga, untuk para warga untuk datang menghadiri acara sederhana seperti rapat RW dan sebagainya.
Surat Undangan Pribadi
Sedangkan undangan pribadi adalah surat yang dibuat secara pribadi oleh satu orang atau sekelompok orang untuk orang lain yang bersifat tidak resmi dan pribadi. Tidak ada tanda tangan pengirim, maupun stempelnya.
Beberapa contoh surat undangan pribadi ini adalah, undangan untuk menghadiri acara ulang tahun pernikahan atau syukuran rumah baru yang ditempati.
Berbagai Contoh Surat Undangan Resmi
Agar Anda lebih mudah memahami jenis-jenis surat undangan, berikut ini beberapa contoh surat undangan yang dapat dijadikan referensi ketika akan membuat salah satunya versi sendiri.
Pada contoh di atas, secara jelas bisa terlihat bahwa struktur dari undangan tersebut sudah sangat baku. Mulai dari kop surat sampai identitas pengirim di bagian paling bawah. Jika Anda mau membuat versi sendiri, tinggal mengganti informasi yang tersedia sesuai dengan instansi tempat Anda bekerja.
Versi sederhananya bisa menggunakan struktur berikut:
1. Undangan Resmi Rapat Koordinasi
PT Indonesia Maju Bersama
Jl. Indrapura No. 34 Padang Lawas, Kalimantan Selatan
No. Surat : 1234/PDL-4/USH-445/KS-01/2023 Padang Lawas, 1 Januari 2023
Kepada Yth.
Pimpinan Cabang PT Indonesia Maju Bersama
Di
Tempat
Dengan Hormat,
Bersama surat ini kami sampaikan bahwa terkait masalah demonstrasi karyawan yang terjadi beberapa waktu lalu di kantor utama, dengan ini kami mengundang seluruh jajaran direksi cabang untuk hadir dalam rapat koordinasi yang akan diadakan pada:
Hari : Sabtu
Tempat/Tanggal : Aula Kantor Utama/12 Januari 2023
Waktu : 09.00 sampai selesai
Besar harapan kami agar semua jajaran divisi dapat hadir untuk mencari solusi bersama, dari masalah demonstrasi yang terjadi. Agar bisa dicegah supaya hal serupa tidak terjadi di masa yang akan datang.
Atas perhatian dan kesediaannya untuk hadir kami ucapkan banyak terima kasih
Hormat Kami,
Dian Pramana Putra
Direktur
2. Undangan Peresmian Kantor Cabang
PT Mulia Selalu
Jl. Biji Besi Nomor 9 A, Penglipuran
No. Surat : 9899/IST-INT/UND/III/2020 Padang Lawas, 1 Maret 2020
Kepada Yth.
Komisaris Utama PT Indah Maju Jaya
Di
Tempat
Dengan Hormat,
Dengan ini kami jajaran manajemen PT Indah Maju Jaya mengundang Bapak Yurnaldi untuk dapat hadir dalam acara peresmian kantor cabang PT Mulia Selalu yang akan diadakan pada:
Hari : Minggu
Tempat/Tanggal : Kantor Cabang Panglipuran/5 Maret 2020
Waktu : 09.00 sampai selesai
Acara : Peresmian Kantor Cabang PT Mulia Selalu Pasar Rebo
Sebagai salah satu rekanan prioritas, kami sangat mengharapkan Bapak untuk bisa hadir sekaligus memberikan pesan singkat kepada jajaran tim kami agar kantor cabang dapat berjalan dengan lancar seperti halnya kantor cabang lainnya.
Demikian surat ini dibuat, atas perhatian dan waktu Bapak kami ucapkan terima kasih
Hormat Kami,
Wahyu Ilahi
Direktur
Contoh Surat Undangan Semi Resmi
Selain contoh surat undangan resmi diatas, Anda juga bisa melihat dan meniru salah satu contoh lainnya seperti berikut ini.
1. Undangan Kerja Bakti
Kerja bakti merupakan salah satu kegiatan warga, surat undangan untuk melaksanakan kegiatan tersebut masuk kategori semi resmi.
Rukun Warga
Desa Cihampis
Nomor :3333/PLS/1/2023 Cihampis, 2 Agustus 2023
Perihal : Undangan Kerja Bakti
Salam Hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya penilaian kebersihan lingkungan oleh Dinas Kesehatan, dengan ini kami menghimbau warga untuk melaksanakan kerja bakti dan gotong royong membersihkan area tempat tinggal masing-masing pada:
Hari : Minggu/30 Agustus 2023
Lokasi : Area Rumah Masing-Masing
Waktu : 08.00 WIB sampai selesai
Besar harapan kami semua warga bisa ikut berpartisipasi dalam acara ini, untuk memaksimalkan kebersihan lingkungan. Bagi yang ingin menyumbang konsumsi, kami sangat terbuka dan bisa diantarkan langsung ke kantor Balai Warga. Atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ketua RW Sekretaris RW
Junaidi Bulan Sutena
2. Undangan Gladi Resik
Undangan berikutnya yang juga termasuk kategori semi resmi adalah undangan gladi resik, untuk OSIS sekolah. Berikut ini contohnya.
OSIS SMAN 1
Nomor :001/PTS/01/VII/2022 Jakarta, 2 Juli 2022
Perihal : Gladi Resik OSIS
Salam Hormat,
Diberitahukan kepada semua panitia dan pengisi acara Pelantikan OSIS periode 2022/2023 diharapkan untuk dapat hadir dalam acara gladi resik acara yang dilaksanakan pada:
Hari : Minggu/4 Juli 2022
Lokasi : Aula SMAN 1
Waktu : 07.00 WIB sampai selesai
Diharapkan semua panitia menggunakan pakaian sekolah putih abu-abu dan membawa kokarde yang sudah dibagikan sebelumnya. Sedangkan untuk pengisi acara diharapkan membawa atribut kelengkapan penampilannya saat acara berlangsung.
Khusus untuk panitia inti, diharapkan datang lebih awal karena akan ada rapat internal untuk membahas semua hal terkait kelancaran acara.
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ketua OSIS Sekretaris Osis
Habibie Mukhlis Queen Qania
Contoh Surat Undangan Tidak Resmi
Akan terlihat sangat berbeda dari dua contoh surat undangan sebelumnya, diman surat undangan tidak resmi akan lebih terlihat santai dalam tata bahasa dan tata letak informasinya. Selain contoh yang sudah Anda lihat, berikut ini salah satu contoh lainnya.
Kepada: Adinda
Halo teman baikku, jangan lupa untuk datang ya!:
Hari/Tanggal : Minggu 1 Oktober 2020
Waktu : 10.00 WIB sampai selesai
Lokasi : Jl. Rohana Kudus 23 A (Restoran ABC)
Dalam rangka syukuran kelulusan aku dan diterimanya aku di kampus favorit kota ini. Ditunggu kehadirannya ya teman-teman.
Salam Sayang,
Anshara Putri
Setelah mengetahui berbagai contoh surat undangan di atas, tentu akan lebih mudah bagi Anda untuk membuat salah satunya sesuai kebutuhan bukan? Formatnya jangan diabaikan, apalagi untuk pembuatan surat undangan resmi.