Kwitansi adalah benda umum yang kerap digunakan masyarakat. Dalam beberapa kasus, penggunaan kwitansi kosong adalah langkah yang diambil sebagai bukti pembayaran sebuah transaksi. Hal ini dimaksudkan untuk mempersingkat waktu apabila saat itu pesanan mendadak membludak.
Karena itulah, penggunaan kwitansi atau nota kosong sangat familiar dalam dunia bisnis. Dengan penggunaan kwitansi kosongan ini, Anda bisa mengisi sendiri detail transaksi pembayaran. Namun perlu diperhatikan, kwitansi setidaknya harus memenuhi standar hukum yang berlaku.
Seiring berjalannya waktu, aturan penggunaan nota kosong ini makin ketat. Karena itulah, Anda harus paham peraturan dan regulasinya agar penggunaan kwitansi kosong ini memenuhi standar hukum. Lantas, seperti apa detail regulasi tentang kwitansi kosong? Simak bahasan selengkapnya di sini!
Pengertian Kwitansi Kosong Adalah
Sebelum membahas lebih jauh tentang regulasi penggunaan kwitansi kosong, ada baiknya Anda memahami terlebih dahulu apa pengertiannya. Kwitansi kosong merupakan dokumen resmi yang biasanya berisikan tentang rincian transaksi pembayaran atau penerimaan uang.
Berbeda dengan kwitansi pada umumnya, bukti pembayaran ini tidak ditulis dengan jelas informasi spesifik tentang barang atau jasa yang dibeli. Karena itu, kwitansi kosong bisa diisi sendiri oleh pihak yang melakukan transaksi pembayaran.
Kwitansi atau nota kosong ini ternyata banyak dijual di berbagai toko online hingga offline. Meski demikian, penggunaan nota kosong ini tidak boleh sembarangan. Ada beberapa peraturan dan regulasi yang harus diterapkan agar kwitansi bisa memenuhi standar hukum.
Jika Anda sembarangan dalam membuat kwitansi kosong, bisa jadi transaksi Anda tidak akan diakui. Akibatnya, transaksi tersebut tidak berlaku dan tidak bisa di klaim dalam pembukuan dan pelaporan keuangan. Jadi, tetap perhatikan aspek-aspek khusus saat membuat kwitansi kosong
Fungsi Penggunaan Kwitansi Kosong
Salah satu fungsi dari penggunaan kwitansi kosong adalah sebagai bukti pencatatan transaksi. Secara umum, ada tiga jenis nota kosong yang saat ini beredar di masyarakat. Ketiga jenis nota kosong ini ternyata memiliki fungsi yang berbeda-beda satu sama lainnnya. Apa saja?
1. Sebagai Bukti Transaksi
Fungsi utama penggunaan nota kosong adalah sebagai buktu tertulis adanya transaksi dari pembeli dan penjual. Dengan nota kosong, baik penjual maupun pembeli bisa memastikan detail transaksi sehingga tidak ada kesalahpahaman di hari mendatang.
2. Rekam Jejak Keuangan
Nota kosong juga dapay digunakan sebagai alam perekam transaksi keuangan dalam catatan perusahaan. Dengan hal ini, perusahaan akan lebih mudah dalam pengelolaan pembukuan. Hasilnya, pelaporan keuangan pun jadi lebih akurat.
3. Pemantauan Pembayaran
Nota kosong juga berfungsi untuk melacak pembayaran yang telah diterima oleh pelanggan. Dengan ini, tentu saja Anda bisa memastikan bahwa pembayaran sudah dilakukan sesuai dengan kesepakatan yang sudah ditetapkan.
4. Sebagai Catatan Hutang
Transaksi jual beli yang tidak dilakukan secara teliti memang sangat berisiko. Disinilah peran kwitansi kosong adalah hal yang krusial. Kwitansi kosong dapat menghindari berbagai macam hal yang tidak diinginkan terjadi dalam proses jual beli maupun selanjutnya.
5. Pemantauan Utang dan Piutang
Bagi perusahaan, penggunaan nota kosong membantu pemantauan utang piutang. Hal ini tentu memungkinkan perusahaan dalam melacak transaksi yang masih belum dibayar. Hasilnya, laporan keuangan pun jadi lebih rapi.
6. Catatan Transaksi yang Belum Dikeluarkan
Dalam beberapa kasus, para pebisnis mungkin membeli sebuah produk namun masih dalam proses pengiriman sehingga barang belum diterima. Jika hal ini terjadi, maka penggunaan nota kosong ini sangat membantu untuk proses pencatatan pembukuannya.
Jenis-Jenis Kwitansi Kosong
Perlu diketahui, kwitansi kosong ternyata memiliki beragam jenis. Tentu saja, setiap jenisnya memiliki fungsi yang berbeda pula. Karena itulah, Anda harus memahami fungsi dan jenisnya, sebelum memutuskan untuk membuat kwitansi kosong. Ada berapa jenisnya? Ini dia jawabannya!
1. Kwitansi Kontan
Jenis kwitansi satu ini adalah nota kontan yang kerap digunakan untuk pembelian tunai. Jenis nota ini dapat Anda temui di berbagai toko yang ada di sekitar. Jadi, jika Anda membeli barang yang kriterianya mudah didapatkan di toko sekitar, menggunakan jenis kwitansi kontan adalah solusinya.
Pada jenis kwitansi ini, terdapat dua salinan utama. Salinan pertama tentu untuk pemilik toko (penjual) sepentara salinan lainnya diberikan pada pembeli. Tujuan pemberian nota ganda ini adalah agar baik penjual maupun pembeli memiliki bukti yang sama masing-masing.
2. Kwitansi Kredit
Khusus untuk kwitansi jenis ini biasanya digunakan unruk transaksi penerimaan barang yang dijual secara kredit. Barang tersebut bisanya adalah yang tidak memenuhi pesanan sehingga harus dikembalikan pada penjual.
3. Kwitansi Debet
Jenis kwitansi debet biasanya dibuat untuk kegiatan pengembalian atau retur barang yang sudah dibeli kredit. Umumya, barang dikembalikan karena ada cacat atau penurunan kualitas hingga kerusakan barang. Pemilik toko kemudian akan mencatat sendiri kerusakan tersebut dalam kwitansi debet.
Format Pembuatan Kwitansi Kosong
Sampai sini, Anda tentunya ingin tahu bagaimana format pembuatan kwitansi kosong agar sesuai dengan standar hukum dan pembukuan hingga laporan keuangan. Adapun format pembuatan kwitansi kosong adalah memenuhi syarat komponen sebagai berikut:
- Logo Perusahaan: Dalam pembuatan kwitansi kosong, Anda wajib mencantumkan logo perusahaan untuk memastikan kredibilitas di mata para pembeli
- Nomor Kwitansi: Komponen ini tidak kalah penting. Penomoran dalam kwitansi berfungsi untuk membedakan setiap transaksi. Dalam penomoran, usahakan untuk memberikan kombinasi angka dan huruf.
- Nama Pembeli: Pada kwitansi, Anda juga wajib membubuhkan nama pembeli. Tulis dengan jelas dan pastikan untuk tidak terjadi salah nama.
- Jumlah Harga: Jangan lupa untuk menyisakan kolom kosong yang berisikan jumlah harga. Kolom ini adalah jumlah total biaya yang nantinya akan dikeluarkan.
- Tujuan Pembayaran: Selain jumlah harga, berikan kolom khusus untuk tujuan pembayaran. Biasanya, kolom ini akan diisi dengan detail produk yang akan atau sudah dibeli.
- Tempat dan Tanggal: Komponen lain dalam kwitansi kosong adalah tempat dan tanggal. Agar lebih kredibel, jangan luput untu memberikan tempat dan tanggal di kwitansi kosong.
- Kolom Tanda Tangan dan Stempel: Kolom ini tidak kalah penting. Pada bagian ini, sisakan juga sedikit ruang untuk memberikan cap stempel.
- Materai: Agar transaksi sah di mata hukum, pertimbangkan untuk memberikan kolom materai. Dengan materai, transaksi akan lebih diakui kredibilitasnya.
Cara Membuat Kwitansi Kosong
Kwitansi kosong sebenarnya bisa dengan mudah Anda dapatkan di toko percetakan atau alat tulis kantor yang ada di sekitar. Namun, Anda juga bisa membuatnya sendiri dengan bantuan Microsoft Word. Lantas bagaimana langkah-langkah membuatnya?
- Atur kertas melalui page setup menjadi ukuran A6 (ukuran ini merupakan standar kwitansi)
- Susun bagian kop kwitansi dengan identitas perusahaan (logo, nama, alamat dan kontak)
- Lanjutkan dengan mengisi detail kwitansi (nomor, tanggal transaksi hingga nama penerima kwitansi)
- Susun tabel dengan beberapa kolom (pastikan berisi tujuan pembayaran hingga jumlah unit produk)
- Sisakan kolom untuk tambahan keterangan
- Berikan ruang untuk tanda tangan, stempel hingga materai jika dibutuhkan
- Desain kwitansi semenarik mungkin sesuai dengan identitas dan ciri khas perusahaan.
Perlu diperhatikan dalam pembuatan nota kosong bahwa setiap jenis kwitansi memiliki format dan informasi khusus sesuai dengan tujuan hingga karakteristik transaksinya. Jadi, jika Anda ingin membuatnya, perhatikan tujuannya agar format tidak salah dan sesuai.
Pada akhirnya, kwitansi kosong adalah sebuah instumen yang memiliki peran penting dalam pengelolan perusahaan dan bisnis. Tujuan penggunaannya adalah untuk menghindari kesalahpahaman transaksi di masa mendatang.