Job application letter lebih dikenal sebagai surat lamaran kerja, menjadi salah satu berkas yang harus ada saat melamar pekerjaan. Biasanya aplikasi tersebut dikirimkan bersamaan dengan Curiculum Vitae (CV) atau daftar riwayat hidup sebagai pendukungnya.
Bagaimana cara membuat surat lamaran kerja yang benar harus dipahami oleh mereka yang ingin bekerja secara profesional. Isi surat lamaran kerja sebaiknya memuat informasi singkat tentang diri pelamar, seperti nama, pendidikan, posisi yang dilamar dan sebagainya.
Lamaran kerja adalah surat yang berfungsi untuk memperkenalkan diri kepada perusahaan, mengenai keahlian yang dimiliki dan latar belakang secara singkat. Dari surat lamaran inilah, bagian HRD akan memiliki gambaran tentang profil pelamar.
Definisi dan Pengertian Job Application Letter
Surat lamaran pekerjaan adalah suatu dokumen yang sifatnya resmi dan akan diarsip oleh perusahaan selama seseorang bekerja di sana. Oleh karena itulah, application letter harus dibuat dengan struktur yang benar dan bahasa Indonesia formal.
Sebelum membahas lebih lanjut tentang struktur surat lamaran kerja, simak dulu pengertian job application letter berikut ini.
1. Ali dan Tanzali
Surat lamaran pekerjaan adalah surat permohonan yang bersifat resmi dan dibuat oleh pelamar kerja, kepada badan usaha maupun instansi supaya bisa mendapatkan tawaran kerja. Pengertian ini tertulis dalam buku berjudul Pedoman Lengkap Menulis Surat.
2. Thomas Means
Melalui buku berjudul Business Communication, surat lamaran kerja merupakan pesan yang dibuat oleh pencari kerja untuk menyatakan apa yang menjadi minatnya atas posisi tertentu, dengan harapan bisa mendapatkan kesempatan untuk wawancara dari perusahaan atau pemilik pekerjaan.
Dari dua definisi tersebut dapat dikatakan bahwa application letter atau lamaran kerja dikirimkan oleh pencari kerja, ketika ada lowongan pekerjaan yang ditawarkan dan relevan dengan pendidikan maupun keahlian yang dimilikinya.
Yang perlu dipahami yaitu, lamaran pekerjaan lebih berfokus pada pengenalan diri pencari kerja kepada pemilik pekerjaan, dengan menyebutkan posisi atau jabatan apa yang diinginkan dan pengalaman yang sudah dimiliki.
Struktur Job Application Letter
Karena merupakan salah satu jenis surat resmi, lamaran kerja tidak boleh dibuat dengan sembarangan dan seenaknya. Jika ingin mendapatkan kesempatan untuk wawancara, lamaran kerja harus dibuat dengan struktur yang benar.
Berikut ini struktur surat lamaran kerja atau job application letter yang benar.
1. Kepala Surat atau Heading
Lamaran kerja diawali dengan heading atau kepala surat, yang berisi tentang informasi nama pelamar, alamat, nomor telepon dan alamat email. Tuliskan informasi tersebut dengan benar, karena dapat berpengaruh pada panggilan wawancara nantinya.
Bagian kepala surat juga memuat tanggal pembuatan surat lamaran, kontak perusahaan yang dituju, nama dan jabatan orang yang menerima serta nama dan alamat dari perusahaan atau badan usaha yang dilamar.
2. Salam Pembuka
Selanjutnya pada sebelum masuk pada inti surat lamaran, harus dituliskan dulu salam pembuka kepada penerima surat. Biasanya salam pembuka yang digunakan pada lamaran kerja yaitu “dengan hormat” , “salam kenal” dan sebagainya.
Ada beberapa orang yang juga menuliskan nama serta jabatan penerima surat setelah salam pembuka tersebut. Misalnya, “Dengan Hormat, Ibu Ani Wibowo, Manager HRD PT. Sejahtera Utama”.
3. Paragraf Perkenalan
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, bahwa application letter merupakan surat yang isinya pengenalan pelamar kerja kepada pihak pemilik pekerjaan. Jadi, tentu saja dalam surat lamaran harus memiliki paragraf yang isinya mengenalkan diri.
Bagian perkenalan ini berisi tentang penjelasan singkat mengenai keinginan untuk melamar posisi atau jabatan tertentu pada perusahaan. Penjelasan tersebut juga sebaiknya berisi alasan mengapa berminat untuk melamar posisi tersebut.
4. Paragraf Highlight
Sesuai dengan namanya, paragraf highlight ini berisi tentang hal-hal penting terkait lamaran kerja. Bagian ini isinya yaitu kemampuan, keahlian, kompetensi dan kualifikasi khusus yang dimiliki oleh pelamar kerja. Tentu saja kualifikasi tersebut harus sesuai dengan posisi yang dilamar.
Contohnya, jika melamar posisi sebagai konten kreator, sebutkan kemampuan yang sesuai seperti desain grafis dan sejenisnya. Bagian ini dibuat untuk menarik perusahaan supaya memberikan kesempatan untuk wawancara.
5. Paragraf Penutup
Selanjutnya masuk kepada paragraf penutup surat lamaran kerja, yang isinya berupa ucapan terima kasih kepada penerima surat karena telah memberikan kesempatan untuk mengirimkan application letter atas posisi yang diminati
Jangan lupa juga untuk mengucapkan terima kasih atas pertimbangan yang diberikan oleh perusahaan terhadap surat lamaran yang dikirimkan. Ini adalah bentuk penghargaan pelamar kepada pihak yang menawarkan pekerjaan.
6. Salam Penutup
Seperti pada bagian pembuka surat yang diawali dengan salam pembuka, pada akhir surat juga harus disertai salam penutup. Bentuk salam penutup biasanya berupa harapan untuk bisa mendapatkan panggilan wawancara dengan perusahaan untuk mengisi posisi tersebut.
7. Tanda Tangan
Pada bagian paling akhir job application letter pengirim harus membubuhkan tanda tangan dan nama terang lengkap dengan gelar pendidikannya. Buatlah tanda tangan yang jelas dan harus sama dengan yang ada pada kartu identitas seperti KTP.
Tips Membuat Job Application Letter yang Efektif
Tidak bisa dipungkiri bahwa surat lamaran kerja sangat mempengaruhi bagaimana persepsi bagian HRD terhadap profil pelamar. Pencari kerja harus bisa tampil meyakinkan melalui surat lamaran tersebut supaya bisa menarik perhatian dan diberikan kesempatan untuk wawancara.
Bagaimanakah surat lamaran kerja yang efektif? Berikut ini tips-tips yang dapat diterapkan saat membuat lamaran kerja.
1. Selalu Buat Satu
Surat lamaran yang berisi perkenalan diri harus dibuat disamping CV yang menjelaskan secara detail kemampuan, pendidikan, data diri dan pengalaman kerja. Memang perusahaan kadang tidak mewajibkan surat lamaran kerja, tapi mengirimkan CV saja dianggap kurang lengkap.
Selain itu, hindari membuat surat lamaran kerja yang terlalu panjang, sebaiknya cukup satu halaman atau satu lembar saja. Perkenalkan diri dengan jelas tapi singkat dan sebaiknya tidak melebihi empat paragraf.
2. Pakai Format Surat untuk Bisnis
Meskipun sifatnya surat untuk melamar suatu pekerjaan, sebaiknya gunakan format surat bisnis saat membuatnya. Sertakan pada surat informasi kontak pada bagian atas, tanggal penulisan surat dan juga kontak perusahaan yang dituju.
3. Menjual Diri
Menjual diri yang dimaksud dalam lamaran kerja adalah menyebutkan tentang keahlian dan pengalaman yang relevan dengan posisi yang dituju. Fokus juga pada keuntungan apa yang akan didapatkan oleh perusahaan jika merekrut Anda untuk posisi tersebut.
4. Pakai Kata Kunci
Cara membuat surat lamaran kerja yang efektif yaitu memakai kata kunci yang sesuai dengan posisi yang dilamar. Buatlah daftar beberapa kata kunci yang berhubungan dengan jabatan tersebut lalu masukkan dalam surat lamaran.
Contohnya, posisi programmer, maka kata kunci yang bisa digunakan misalnya programming, desain website, coding dan lain sebagainya. Kata kunci tersebut dapat membantu rekruiter untuk mempertimbangkan apakah pekerjaan itu cocok untuk pelamar atau tidak.
Job application letter atau lebih dikenal sebagai surat lamaran kerja harus dibuat sebagus mungkin agar pemberi pekerjaan tertarik dan memanggil untuk wawancara. Surat lamaran yang bagus adalah yang memiliki struktur yang benar dan menggunakan bahasa Indonesia baku.