Istilah surat niaga mungkin sudah sangat familiar di berbagai kalangan masyarakat. Meski begitu banyak masyarakat awam yang masih belum paham tentang surat niaga ini. Sebelum belajar tentang contoh surat niaga, ada baiknya untuk belajar dulu tentang pengertian, fungsi, hingga struktur surat niaga.
Jika dilihat dari pengertiannya, surat niaga adalah sejenis surat formal atau resmi yang sengaja dibuat guna kepentingan suatu bisnis. Isi surat niaga secara umum adalah penawaran barang dan jasa atau segala yang berkaitan dengan kegiatan jual beli. Surat niaga resmi dikeluarkan oleh sebuah perusahaan.
Jika berbicara tentang jenisnya, ada surat niaga yang bersifat internal dan ada juga eksternal. Surat niaga internal diperuntukkan bagi pihak lain di satu perusahaan yang sama. Sedangkan eksternal adalah untuk pihak di luar perusahaan.
Contoh Surat Niaga Berdasarkan Kebutuhannya
Seperti yang dikatakan sebelumnya, pembuatan surat niaga sangat erat kaitannya dengan urusan bisnis. Namun dalam hal ini jika dilihat dari jenisnya maka ada banyak sekali jenis surat niaga. Agar semakin paham, berikut di bawah ini ada beberapa contoh jenis surat niaga berdasarkan jenis kebutuhannya:
1. Surat Penawaran Produk Souvenir
PT Mulya Kencana
Jalan Anggrek, 65 Depok
Telepon: 089xxxxxxxxx
Email: [email protected]
Depok, 3 April 2022
Nomor: 12/…/…/…/2022
Lampiran: satu
Perihal: penawaran souvenir
Kepada Yth,
Direktur PT Asri Pertiwi
Jalan Agung 12 Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan datangnya surat ini, kami dari PT Mulya Kencana ingin meminta Ijin untuk memberikan penawaran souvenir. Seperti yang sudah diketahui, produk souvenir kami memiliki keunggulan dalam hal kualitas dan harga yang terjangkau dari perusahaan lain.
Kami juga melampirkan daftar souvenir beserta harganya untuk dijadikan pertimbangan sebelum melakukan pemesanan. Untuk metode pembayaran dan masa pembayaran nantinya bisa disepakati bersama di kemudian hari.
Demikian surat penawaran ini kami buat dengan sebenar-benarnya, kaminucaokan terima kasih banyak atas perhatian dan waktunya.
Hormat kami,
Direktur PT Mulya Kencana
Sebagaimana namanya, surat niaga jenis ini memiliki tujuan untuk menawarkan produk souvenir suatu perusahaan. Souvenir yang dimaksudkan pada surat tersebut adalah produk yang dijual atau diproduksi oleh perusahaan tersebut.
Pada surat niaga tersebut, alamat tujuan surat biasanya diperuntukkan bagi perusahaan lain atau pihak di luar perusahaan souvenir tersebut karena tujuannya adalah menjual produk perusahaan tersebut. Pembuatan surat penawaran produk ini boleh menyampaikan langsung harganya.
Namun ada juga yang tidak mencantumkan harganya karena melayani tawar menawarkan berdasarkan jumlah pemesanan. Seperti halnya contoh surat niaga di atas dapat dilihat bahwa perusahaan tidak mencantumkan harga, hanya mencantumkan produk dan nomor kontak.
2. Surat Pemesanan Barang
PT Griya Alam
Jalan Semarang 20, Surabaya
Telepon: 0876xxxxxxxx
Email: [email protected]
Surabaya, 5 Maret 2022
Nomor: 10/xx/xx/VI/2022
Hal: Permintaan Pemesanan Barang
Kepada Yth,
Pimpinan PT Tekno Mulya
Jalan Medan 56, Surabaya
Salam hormat,
Menindaklanjuti surat rekomendasi dan penawaran produk yang sudah diberikan pada perusahaan kami, dengan ini kami ingin menyampaikan rangkaian pemesanan produk yang terdiri dari:
- Komputer kantor 10 buah
- Meja kerja 10 buah
- Kursi kerja model A 10 buah
- Lemari berkas tipe C 5 buah
Semua alat perlengkapan produk yang kami pesan tersebut harap dikirimkan paling lambat 27 Maret 2022. Selanjutnya kami akan mengurus pembayaran DP H-2 pengiriman barang serta melakukan pelunasan 3 hari setelah barang kami terima.
Demikian surat konfirmasi pemesanan ini kami buat dengan harapan agar barang bisa segera kami terima. Atas respon dan tindak laniutnya, kami ucapkan terima kasih banyak.
Salam hormat,
Pimpinan PT Griya Alam
Salah satu surat niaga yang paling sering dibuat adalah surat pemesanan barang. Sebagaimana contoh di atas sudah jelas bahwa surat tersebut ditujukan pada perusahaan yang menjual produk perlengkapan kantor.
Pihak pembuatan surat juga sudah mencantumkan produk-produk yang akan dipesan. Selain memudahkan pemesanan, surat niaga yang satu ini juga akan lebih memudahkan pihak toko untuk mendata barang keluar ke pelanggan.
3. Surat Penawaran Barang
Berbanding terbalik dengan surat sebelumnya, kali ini ada surat penawaran barang yang dibuat sendiri oleh perusahaan untuk perusahaan lain atau pihak luar. Tujuan dari surat niaga ini adalah untuk menawarkan kerjasama dalam bentuk penawaran produk.
Umumnya surat penawaran produk atau barang ini dilengkapi dengan lampiran khusus yang berisi daftar produk atau barang beserta harganya. Sama halnya dengan contoh surat niaga di atas yang juga melampirkan daftar barang. .
4. Surat Permintaan Rekomendasi
PT Griya Alam
Jalan Semarang 20, Surabaya
Telepon: 0876xxxxxxxx
Email: [email protected]
Surabaya, 5 Maret 2022
Nomor: 10/xx/xx/VI/2022
Hal: Permintaan Rekomendasi Produk
Kepada Yth,
Pimpinan PT Tekno Mulya
Jalan Medan 56, Surabaya
Dengan hormat,
Berkaitan dengan pembukaan kantor cabang baru PT Griya Alam di Surabaya, dengan ini kami ingin memohon rekomendasi dan penawaran alat-alat kantor yang dijual di PT Tekno Mulya. Kami juga meminta informasi selengkapnya terkait alat-alat perlengkapan kantor tersebut.
Demikian surat permohonan rekomendasi dan penawaran ini kami buat. Kami akan menunggu informasi dan balasan penawaran dari PT Tekno Mulya dalam minggu ini. Atas perhatian dan responnya kami ucapkan terima kasih sebesar-besarnya.
Hormat kami,
Pimpinan PT Griya Alam
Selanjutnya ada surat permintaan rekomendasi. Permintaan rekomendasi sebagaimana contoh surat di atas juga disebut dengan surat permintaan penawaran produk. Pada contoh di atas dijelaskan bahwa pihak kantor meminta rekomendasi penawaran produk perlengkapan kantor.
Surat tersebut bisa ditujukan kepada pihak kerjasama yang menjual properties perlengkapan kantor atau bisa juga ditujukan untuk toko tertentu yang menjadi pusat langganan kantor.
5. Surat Penawaran Kerjasama
Contoh surat niaga yang satu ini berisi penawaran untuk kerjasama dengan pihak ekspedisi atau pihak pengiriman makanan dan minuman. Seperti yang dapat dilihat dari contoh, perusahaan tersebut bergerak dalam bidang produsen kopi.
Karena banyaknya pemesanan yang datang dari luar kota, maka pihak produsen kopi harus punya kerjasama dengan ekspedisi pengiriman produk. .
6. Surat Perjanjian Sewa
Dalam contoh surat di atas dijelaskan telah terjadi transaksi penyewaan mobil atau rental mobil. Untuk menjaga keamanan dan kenyamanan bersama maka dibuatlah surat niaga dalam bentuk surat perjanjian. Surat niaga tersebut langsung melibatkan dua pihak sekaligus.
Seperti yang dapat dilihat pada contoh bahwa ada penyataan dari pihak pertama maupun pihak kedua dalam satu surat. Jadi surat perjanjian sewa menyewa termasuk dalam kategori surat niaga.
Struktur Yang Menyusun Surat Niaga
Sebagaimana beberapa contoh surat niaga di atas, tentu pembuatannya tidak lepas dari struktur yang menggunakan surat itu sendiri. Lantas apa saja komponen penyusun surat niaga ini? Berikut di bawah ini beberapa poin komponen pentingnya:
-
Kepala Surat
Komponen struktur yang pertama ada kepala surat. Di dalam kepala surat ini juga masih terdapat beberapa komponen lain yang juga turut menyusun jadinya surat niaga. Diantara komponen gang ada dalam kepala surat adakah kop, nomor surat, lampiran, perihal, tanggal dan alamat.
-
Pembukaan
Setelah kepala surat struktur yang tak kalah penting seperti contoh surat niaga yang telah disebutkan di atas, ada juga pembukaan yang isinya adalah salam pembuka. Salam pembuka di sini juga harus dituliskan menggunakan bahasa formal atau baku sebagaimana sifat surat ini.
-
Pokok Isi Surat
Selanjutnya masuk ke inti surat, ada yang namanya bagian isi surat. Beberapa komponen yang menjadi poker isi surat niaga adalah pendahulunya, inti tujuan surat dibuat, dan penutup sebelum salam.
Jika isi surat merupakan tawaran terkait produk dagang, maka isi surat bisa dilengkapi dengan tabel daftar barang beserta harga atau bisa juga disampaikan melalui lampiran surat.
-
Bagian Penutupan
Bagian terakhir dalam struktur surat niaga adalah tentang penutupan. Dalam bagian ini terdapat komponen salam penutup, disusul dengan tanda tangan pihak pembuat surat hingga jabatan pengirim surat.
Fungsi Utama Dibuatnya Surat Niaga
Sebagaimana contoh dan pengertian surat niaga, fungsi dibuatnya surat jenis ini memang ada banyak sekali. Umumnya fungsi surat ini digolongkan berdasarkan dari tujuan surat tersebut dibuat. Surat niaga bisa difungsikan secara garis besar sebagai surat untuk menjalin kerjasama ajtar perusahaan.
Selain itu jika surat dibuat untuk internal, maka fungsi surat di sini adalah untuk memberikan informasi atau perintah secara formal dari perusahaan kepada anggota perusahaan tersebut.
Surat niaga memang berbeda dengan surat formal jenis lain namun pada dasarnya struktur dan sifat suratnya sama. Surat niaga lebih banyak dibuat untuk kepentingan bisnis. Berdasarkan penjelasan dan contoh surat niaga di atas, jenis surat ini bisa lebih banyak sesuai dengan kebutuhan pembuatan.