Melihat beberapa contoh SOP perusahaan di bawah ini akan memberi Anda gambaran tentang seperti apa prosedur dari kegiatan operasional yang ada di perusahaan. Masing-masing divisi di dalam sebuah perusahaan memiliki SOP yang berbeda, sehingga jumlah SOP di satu perusahaan ada banyak.
SOP sendiri adalah singkatan dari Standard Operating Procedure (Standar Operasional Prosedur). Setiap perusahaan (di bidang apapun itu) wajib memiliki SOP dan harus ditaati oleh seluruh karyawan.
Definisi SOP
Ketahui dulu apa itu SOP sebelum melihat contoh SOP perusahaan agar nantinya Anda bisa lebih paham. SOP adalah instruksi berupa teks yang tertuang di dalam serangkaian dokumen fisik atau PDF. Instruksi tersebut mengatur proses dan tata cara dalam melaksanakan tugas-tugas yang ada di perusahaan.
Bisa dibilang juga bahwa SOP merupakan teks berisi pedoman tentang langkah-langkah kerja yang harus dilakukan karyawan. Kemudian dalam penulisan, SOP memiliki ciri-ciri berikut:
- Menggunakan bahasa formal / baku.
- Menggunakan kalimat yang jelas dan mudah dipahami.
- Berupa list / daftar.
- Tersusun rapi / sistematis.
Fungsi SOP
Tujuan utama SOP adalah membuat berbagai tugas yang ada di perusahaan dikerjakan secara lebih efisien. Perusahaan yang memiliki SOP akan dipandang bagus karena menunjukkan kinerja yang profesional dan dengan pengelolaan yang baik. Adapun fungsi SOP adalah:
- Menjadi salah satu modal utama bagi setiap perusahaan untuk mengendalikan seluruh kegiatan secara efektif dan sistematis.
- Membantu perusahaan dalam mengambil keputusan penting.
- Memudahkan, menertibkan, dan merapikan berbagai tugas yang ada di perusahaan.
- Menjadi standarisasi cara yang diterapkan oleh semua karyawan dalam menyelesaikan tugas/pekerjaan sehingga hasilnya bisa sesuai standar dan dengan hasil yang lebih konsisten dalam jangka panjang.
- Sebagai salah satu bentuk pencegahan kelalaian / kesalahan yang bisa menyebabkan masalah untuk karyawan dan kerugian bagi peruahaan.
- Membantu karyawan menjadi lebih mandiri karena tidak perlu bergantung pada intervensi manajemen.
- Membantu meningkatkan akuntabilitas karena masing-masing karyawan memiliki tanggung jawab khusus sesuai perannya di perusahaan.
- Menciptakan standar kinerja yang dapat membantu karyawan dalam memperbaiki kesalahan, sekaligus bisa menjadi patokan dalam mengevaluasi kinerja.
- Menjadi bahan training untuk karyawanbaru agar lebih mudah dan cepat dalam melakukan pekerjaan.
- Dapat mencegah tumpang tindih tugas antara satu tim dan tim lain, atau antara satu divisi dan divisi lain. Sebab, SOP membuat masing-masing divisi memiliki tugas yang jelas dan detail.
- Memberi kejelasan alur / urutan dalam melaksanakan suatu tugas.
- Dapat memberikan perlindungan kepada pekerja dan pemberi kerja dari tuduhan kesalahan administrasi atau malpraktik.
- Jika terjadi hal tidak terduga atau masalah, SOP bisa membantu penyelesaiannya.
Daftar Contoh SOP Perusahaan
Agar pemahaman Anda mengenai SOP bisa semakin jelas, Anda bisa cek beberapa contoh berikut ini:
1. Contoh SOP di Perusahaan Bagian Quality Control (QC)
Judul : Standard Operational Procedure (SOP) untuk Quality Control Produk
Departemen : Quality Control (QC)
Ruang lingkup : Pemeriksaan mutu produk
Tanggal dibuat : 09 / 03 / 2023
Penanggung jawab : Manager Quality Control
Tujuan : Memastikan bahwa setiap produk memiliki kualitas yang sesuai standar perusahaan sebelum dipasarkan / dikirim kepada pembeli.
Prosedur Kerja :
- Masing-masing produk yang sudah jadi dan tersimpan di gudang harus diperiksa setidaknya 2 kali dalam 1 bulan guna memastikan tidak ada cacat produksi.
- Jika menemukan produk dengan cacat produksi, maka perlu dilakukan penelusuran dalam proses produksi untuk mengetahui faktor penyebab kegagalan produk karena tidak sesuai dengan standar.
- Minimal 1 kali dalam sebulan, manager Departemen Quality Control wajib menyerahkan laporan kepada Kepala Bagian Produksi agar bisa mendapat persetujuan atas penilaian kualitas produk.
- Menerima serta melaksanakan feedback yang telah diberikan oleh Kepala Bagian Produksi.
2. Contoh SOP Perusahaan untuk Jam Lembur
| Judul | Standar Operasional Prosedur untuk Kerja Lembur di PT Melati Indah |
| Nomor | HRD. VI/ SOP/ BDG/ 2033 |
| Tanggal Pembuatan | 25 Januari 2033 |
| Tanggal Berlaku | 1 Februari – 31 Desember 2033 |
| Revisi Terakhir | 29 Januari 2033 |
| Halaman | 1/1 |
Latar Belakang :
- Dibutuhkan penataaan untuk jam kerja yang efektif dan efisien.
- Seluruh bagian membutuhkan penataan ulang untuk jam kerja di atas 8 jam.
Tujuan :
Memberikan kejelasan kepada semua karyawan terkait jam kerja di atas 8 jam agar kinerja bisa efisien dan efektif.
Tanggung Jawab:
- Manager dari masing-masing departemen.
- Supervisor dari masing-masing divisi.
- Semua karyawan yang bekerja lebih dari 8 jam.
Unik Kerja :
- Bagian security (keamanan).
- Bagian HRD / personalia.
- Bagian lain yang bekerja lembur.
Prosedur Kerja :
- Masing-masing karyawan yang akan bekerja lembur harus disertai dengan surat perintah dar atasan dan telah mengisi formulir lembur yang sudah disediakan.
- Bekerja lembur diperlukan ketika ada kondisi urgensi terkait produksi atau kejar target, dan tetap harus mempertimbangkan sumber daya yang ada.
- Karyawan yang lembur hanya boleh mengerjakan tugas sesuai isi SPL (Surat Perintah Lembur) yang telah ditandatangani oleh atasan.
- Pekerjaan lembur dilakukan untuk menyelesaikan target tugas dari atasan, dan jika sudah selesai maka harus segera pulang.
Rekaman : Formulir lembur dan SPL (Surat Perintah Lembur)
Dibuat oleh : Rini Ekawati (Manager HRD)
Diperiksa oleh : Muhammad Arif (Kepala Bagian Produksi)
Disetujui oleh : Doni Setiadi (Direktur)
3. Contoh SOP Perusahaan untuk Tugas Penyortiran Surat Masuk
Tujuan : Menangani proses surat masuk dan pengarsipan dokumen yang dilakukan oleh sekretaris.
Ruang Lingkup: Penyortiran surat sesuai nama penerima, pemberian disposisi untuk masing-masing surat yang masuk, pembuatan buku agenda surat masuk, dan pendistribusian surat masuk kepada masing-masing bagian yang terkait.
Rincian Langkah:
- Surat masuk disortir oleh sekretaris berdasarkan penerima surat.
- Mencatat setiap surat masuk di buku agenda sebagai arsip manual.
- Jika tujuan surat adalah kepala cabang, maka surat akan didistribusikan dengan disposisi.
- Jika penerima bukan kelapa cabang, maka surat diberikan tanpa disposisi.
- Form disposisi harus menyertakan tanggal surat masuk, nomor surat, dan perihal surat.
- Form disposisi dan surat diberikan kepada kepala cabang untuk selanjutnya diperiksa dan diteruskan ke bagian terkait.
- Surat yang sudah diproses dan diterima kembali oleh kepala cabang akan diberikan kepada sekretaris bersama form disposisi dan arahan terkait surat.
- Sekretaris harus mencatat isi disposisi ke buku agenda, serta menduplikat surat sebagai arsip.
- Sekretaris memberikan disposisi dan surat ke bagian terkait sesuai mandat kepala cabang.
4. Contoh SOP Perusahaan Makanan / Minuman Bagian Pelayanan Konsumen
Latar Belakang: Kebutuhan prosedur yang jelas dalam memberikan pelayanan kepada konsumen.
Ruang Lingkup: Karyawan yang bertugas melayani konsumen (kasir, pelayan, manajer operasional).
Prosedur:
- Ucapan selamat datang dan mencarikan meja kosong diberikan oleh pelayan paling depan.
- Daftar menu dan catat pesanan dilakukan oleh pelayan bagian dalam.
- Pelayan mengantarkan daftar pesanan ke dapur dan input data ke sistem.
- Keluarkan minuman lebih dulu maksimal 5 menit setelah konsumen memesan.
- Antarkan makanan maksimal 15 menit setelah konsumen memesan.
- Setelah konsumen selesai dan membayar, maka bisa dengan menyebutkan nama pemesan.
- Bersihkan meja dengan segera setelah konsumen meninggalkan tempat.
- Garda terdepan ketika ada komplain dari konsumen adalah manager operasional.
Beberapa contoh SOP perusahaan di atas sekilas mungkin terlihat mudah dibuat. Namun sebenarnya, SOP perlu dibuat oleh tim khusus melalui pemetaan proses perusahaan, pengumpulan data, buat narasi dan flowchart, review narasi dan flowchart, buat simulasi SOP, dan berulah bisa menetapkan SOP.