Mengatur keuangan bukanlah hal yang mudah. Tidak sebuah perusahaan akan mengalami masalah finansial pada pertengahan bulan, kesalahan ini tentu harus disikapi dengan bijak. Budget plan adalah jawaban untuk mengatasi kesulitan ini.
Jika tidak memiliki perencanaan yang baik dalam anggaran, maka finansial akan menjadi kacau. Karena kita tidak memiliki acuan dalam mengeluarkan biaya. Perencanaan anggaran akan membantu Anda dalam melacak pendapatan dan pengeluaran.
Aliran keluar masuknya uang akan terpantau dengan jelas karena sudah tercatat dalam rencana keuangannya. Setelah itu, Anda bisa membandingkan pengeluaran dengan pemasukan, serta beberapa pengeluaran tidak terduga lainnya.
Apa Itu Budget Plan?
Kata budget berasal dari bahasa Inggris yang berarti anggaran belanja atau mengatur. Dilansir dari KBBI, bujet adalah rincian rencana anggaran yang digunakan sebagai pedoman untuk melaksanakan operasional finansial pada masa mendatang dan bisa digunakan sebagai bahan evaluasi.
Rencana keuangan atau budget planning adalah proses perencanaan, pelaksanaan, dan pengelolaan dari anggaran yang sudah masuk. Rencana keuangan merupakan tahap awal dari ketiga proses di atas.
Sebagai tahap awal, perencanaan ini harus dilakukan dengan detail demi mencegah risiko-risiko yang akan terjadi. Perencanaan ini diharapkan bisa membuat Anda mengurangi pengeluaran yang tidak terlalu penting.
Melalui penyesuaian ini juga, kemampuan perusahaan dalam menabung anggaran atau mengalokasikan sebagian dana bisa terbentuk dengan baik.
Fungsi Rencana Anggaran / Budget Plan
Dari penjelasan di atas, maka bisa ditarik kesimpulan bahwa rencana anggaran atau budgeting memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:
- Sebagai alat komunikasi antar divisi perusahaan
- Sebagai tolak ukur hasil operasional perusahaan yang riil
- Sebagai pengendali manajemen perusahaan
- Sebagai motivasi karyawan
- Sebagai perbandingan dalam melakukan evaluasi kerja
- Sebagai pedoma kerja perusahaan
- Meminimalisir terjadinya hutang
- Sebagai perkiraan penghematan
Manfaat Memiliki Rencana Anggaran
Memiliki rencana anggaran tentu membawa dampak positif terhadap perusahaan. Perencanaan anggaran bisa dijadikan sebagai pedoman kerja bagi perusahaan. Artinya perusahaan bisa lebih fokus untuk mengejar target yang harus dicapai karena prioritas sudah ditetapkan lewat budget planning.
Melalui rencana anggaran juga, Anda bisa melakukan evaluasi keuangan perusahaan dengan lebih mudah. Evaluasi berguna untuk melihat bagian perusahaan yang kurang produktif. Setelah itu, Anda bisa mengkajinya apakah masih layak dipertahankan atau berpotensi untuk dikembangkan.
Dengan budgeting, sebuah perusahaan akan terhindar dari risiko keuangan yang mengakibatkan kebangkrutan. Rencana yang sudah Anda siapkan bisa membuat setiap divisi mempertimbangkan berbagai risiko sebelum mengambil keputusan. Hasilnya risiko pemborosan akan berkurang.
Rencana anggaran yang dibuat dengan detail akan memudahkan koordinasi antar karyawan. Karena target yang ditetapkan sama, tentu akan membuat komunikasi mereka menjadi semakin mudah. Hasilnya karyawan akan bekerja sebagai tim untuk mencapai tujuan tersebut.
Proses pembuatan dari budgeting harus dilakukan dengan detail dan teliti. Karena data-datar tersebut menentukan bagaimana arah gerak dari perusahaan ke depannya. Apabila terjadi kekeliruan dalam penulisan, maka berpotensi membuat keuangan perusahaan menjadi terganggu.
Komponen Rencana Anggaran
Dalam membuat rencana anggaran, setidaknya ada tiga komponen yang harus tertulis. Ketiga komponen ini berupa rencana atau estimasi. Sehingga komponen ini bisa saja tidak sesuai dengan kenyataan. Ketiga komponen tersebut antara lain:
1. Pendapatan
Perkiraan pendapatan yang diterima adalah dasar dari sebuah rencana keuangan. Rencana ini yang mendorong Anda untuk menetapkan prioritas yang harus dijalankan. Oleh sebab itu, perkiraan ini harus dibuat seakurat mungkin.
Salah satu cara yang efektif adalah melihat periode sebelumnya. Jika belum memiliki data tersebut maka Anda harus melakukan riset pasar. Misalnya berdiskusi dengan pengusaha yang bergerak di segmen pasar yang sama.
2. Pengeluaran
Pengeluaran adalah satu hal yang pasti dalam sebuah bisnis. Pengeluaran yang dikelola dengan baik berpotensi menaikkan pendapatan berkali-kali lipat. Setelah memproyeksikan berapa pendapatan yang diterima, Anda harus menyusun anggaran belanja.
Pengeluaran bisa dibagi menjadi beberapa variabel, misalnya biaya tetap, biaya variabel, dan biaya semi-variabel. Budget plan harus memiliki dua data ini agar mendapatkan pendapatan yang diinginkan.
3. Kesimpulan
Estimasi laba bisa didapatkan dengan cara mengurangi pendapatan dengan pengeluaran. Jika angka perkiraan keuntungan sudah didapatkan, maka Anda bisa melanjutkan proses perencanaan ke tahap lain.
Jangan ragu untuk melakukan cek ricek pengeluaran. Mungkin saja ada beberapa pengeluaran yang bisa ditekan untuk memaksimalkan keuntungan.
Cara Membuat Budget Plan
Karena dampaknya yang besar, seorang pemilik bisnis harus tahu bagaimana cara membuat rencana anggaran yang ringkas, praktis, namun jelas. Berikut ini langkah-langkah dalam membuat rencana anggaran perusahaan.
1. Menilik Asumsi Rencana Anggaran Sebelumnya
Asumsi anggaran merupakan estimasi keuangan dan biaya dari perusahaan. Sebaiknya lihat dulu bagaimana perencanaan anggaran pada periode sebelumnya. Temukan bagian yang perlu dievaluasi, dihilangkan, atau bahkan dipertahankan.
2. Dibagi Berdasarkan Divisi
Proses rencana keuangan akan lebih mudah jika rencana tersebut dibagi berdasarkan kebutuhan masing-masing divisi yang ada. Hasilnya, setiap divisi perusahaan akan memiliki anggaran untuk melaksanakan program kerjanya.
3. Identifikasi Kemacetan
Kemacetan dalam konteks ini adalah kendala yang terjadi dalam pengembangan program kerja, sehingga penyelesaiannya menjadi terhambat. Pastikan kemacetan tersebut sudah teridentifikasi dengan tepat agar masalah bisa diselesaikan dengan cepat.
4. Perkiraan Pendapatan
Perkiraan atau estimasi pendapatan adalah hal yang penting pada rencana anggaran. Perkiraan ini bisa membantu Anda dalam menyesuaikan jumlah pendapatan yang akan diraih oleh perusahaan secara menyeluruh.
5. Perkiraan Biaya Tidak Terduga
Setiap rencana pengeluaran pasti sudah tercatat di dalam rencana anggaran. Akan tetapi jangan lupa untuk memasukkan perkiraan biaya tidak terduga. Tujuannya agar Anda bisa mengalokasikan sejumlah dana darurat tersebut pada keperluan mendesak.
6. Proyeksi Arus Kas (Cashflow)
Estimasi aliran kas bisa dilakukan dengan cara menggabungkan data dari kas periode sebelumnya dan analisa forecasting keadaan bisnis saat ini. Jika dibuat dengan benar, maka angka cashflow akan muncul dan bisa digunakan sebagai gambaran kondisi cashflow sekarang.
7. Meninjau Anggaran Teratur
Karena rencana anggaran ini bersifat periodik, dengan rentang ideal satu tahun. Maka Anda harus selalu meninjau realisasi anggaran yang telah direncanakan. Dengan begitu, keuangan perusahaan akan tetap berada di jalurnya seperti rencana yang sudah dirancang.
8. Analisis Pembelian
Cermati setiap pembelian yang dilakukan. Perusahaan yang terjatuh dalam jebakan pemborosan biasanya kurang teliti dalam memperkirakan pembelian minor karena dianggap tidak terlalu relevan. Pastikan setiap pembelian barang sudah berdasarkan analisa yang sudah dibuat.
9. Membagikan Hasil Rencana
Bagikan dokumen dengan informasi rinci anggaran perusahaan kepada setiap divisi sehingga mereka memahami alokasi anggaran yang ditetapkan. Anggaran tersebut dibuat berdasarkan kebutuhan setiap divisi.
Rencana anggaran adalah sebuah bagan yang digunakan untuk menyusun aliran uang. Bagan ini juga bisa membantu Anda dalam mengendalikan pengeluaran yang kurang penting. Budgeting adalah hal yang vital di dalam sebuah perusahaan, karena data tersebut digunakan sebagai acuan bekerja.
Sebuah budget plan harus dibuat dengan detail dan teliti agar hasilnya bisa akurat dan tepat. Rencana anggaran yang dibuat dengan rapi akan memberikan gambaran perusahaan sedang berada di kondisi yang baik dengan kinerja yang masih optimal.