Dalam sebuah perusahaan ada suatu proses yang dinamakan dengan procurement. Dalam dunia bisnis dan produksi, yang dimaksud Procurement adalah suatu bagian penting dari rantai pasokan perusahaan.
Procurement tidak bisa diabaikan begitu saja, karena sangat berpengaruh pada ketersediaan stok barang untuk produksi. Jika rantai pasokan terganggu otomatis proses produksi juga akan terhambat dan menyebabkan kerugian.
Pengertian procurement harus dipahami oleh semua divisi terutama yang terkait dengan produksi, agar profit yang didapatkan perusahaan bisa meningkat. Meskipun sama-sama berhubungan dengan rantai pasokan, namun divisi procurement ini berbeda dengan purchasing.
Procurement Adalah
Karena memiliki tugas yang cukup penting, divisi procurement dalam perusahaan biasanya diisi oleh orang-orang dengan kompetensi yang mumpuni. Menurut Investopedia, pengertian procurement yaitu aktivitas yang dilakukan untuk mendapatkan barang maupun jasa.
Barang dan jasa tersebut khususnya dipergunakan untuk kepentingan bisnis oleh suatu perusahaan. Sementara itu, melansir dari The Balance Small Business, arti procuremet yaitu prose yang dilakukan untuk menyediaan serta pembelian barang yang dipergunakan untuk keperluan bisnis.
Dalam setiap proses produksi, ketersediaan pasokan barang harus dijaga supaya tidak menghambat kemajuan perusahaan. Fungsi procurement inilah yang akan memastikan bahwa pasokan barang dari pihak eksternal untuk produksi harus selalu tersedia.
Bukan hanya menjaga kelancaraan rantai pasokan saja, tugas divisi procurement juga mencakup tentang bagaimana cara supaya biaya yang dikeluarkan bisa ditekan. Procurement juga harus mampu menjalin komunikasi yang baik dengan para suplier demi kelancaran pasokan barang.
Jenis-Jenis Procurement
Procurement adalah bagian yang sangat penting dalam aktivitas produksi perusahaan, jika ingin bisnis berkembang dan nilai profit yang didapatkan bertambah. Dalam menjaga ketersediaan pasokan barang, procurement bisa dilakukan lewat beberapa jenis berikut ini.
1. Procurement Langsung
Procurement langsung adalah pengadaan dan penyediaan barang maupun jasa yang dipergunakan untuk kepentingan produksi atau manufaktur. Procurement jenis ini pada umumnya bertujuan untuk mendorong pertumbuhan pemasukan dan peningkatan laba secara kontinyu.
Procurement langsung harus dilakukan dengan rutin supaya apa yang menjadi tujuannya bisa tercapai. Contoh procurement langsung misalnya pengadaan bahan baku, pembelian mesin dan penyediaan barang untuk dijual kembali kepada pihak lain.
2. Procurement Tidak Langsung
Pengertian procurement tidak langsung adalah penyediaan barang maupun jasa yang dipergunakan hanya untuk keperluan internal saja. Tujuan procurement tidak langsung yaitu untuk menjaga supaya kegiatan operasional sehari-hari dapat selalu terjaga..
Pada procurement jenis ini, hubungan yang terjalin antara perusahaan dengan vendor sifatnya hanya sementara saja atau jangka pendek dan sifanya sebatas transaksional. Contoh procurement tidak langsung misalnya perjalanan bisnis, utilitas, manajemen fasilitas dan sebagainya.
3. Procurement Layanan
Disamping dua jenis procurement yang telah disebutkan di atas, masih ada satu lagi yaitu procurement layanan. Apa yang dimaksud procurement layanan itu? Procurement layanan adalah jenis pengadaan atau penyediaan yang wujudnya tenaga kerja tambahan.
Selain tenaga kerja tambahan, bisa juga berupa layanan konsultasi dari pihak lain. Procurement layanan hanya dilakukan sekali saja yaitu ketika perusahaan membutuhkan, dan dibuat berdasarkann kontrak dengan vendor dalam periode tertentu.
Tujuan procurement layanan adalah untuk menyediakan kebutuhan tenaga kerja ataupun skill yang tidak dapat dipenuhi sendiri maupun tidak dimiliki oleh perusahaan. Contoh procurement layanan misalnya jasa desain website, tenaga kerja outsourcing dan sebagainya.
Komponen dalam Procurement
Supaya dapat memenuhi apa yang menjadi tugasnya dan bisa mencapai tujuannya, procurement membutuhkan komponen-komponen tertentu. Seperti yang dijelaskan dalam Beroe, setidaknya ada tiga komponen penting yang dibutuhkan oleh procurement, yaitu :
1. Orang atau People
Yang dimaksud dengan komponen people disini adalah jumlah orang yang berada dalam sebuah divisi procurement tersebut. Jumlah orang yang terlibat dalam kegiatan procurement tidak sama antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, tergantung dari kebutuhannya saja.
Makin besar skala bisnis yang dijalankan otomatis dibutuhkan jumlah orang yang lebih banyak dalam divisi procurement. Begitu juga jika jumlah order atau pesanan yang diterima oleh perusahaan lebih banyak, maka dibutuhkan orang lebih banyak.
2. Proses atau Process
Proses adalah sebuah bagian yang cukup penting pada procurement. Agar procurement dapat berjalan dengan baik dan efisien, harus ada proses yang direncanakan dari awal sampai akhir. Perusahaan dapat mengalami kerugian jika proses pada procurement tidak konsisten.
Ketika procurement tidak berjalan dengan lancar dan efisien, maka apa yang dibutuhkan oleh perusahaan tidak bisa dipenuhi sehingga dapat berujung pada kerugian. Tentunya, tidak ada perusahaan yang ingin merugi.
3. Dokumentasi atau Paperwork
Mengingat procurement adalah proses yang penting dalam kegiatan bisnis, maka harus didokumentasikan. Arti dokumentasi disini yaitu pencatatan yang dilakukan dalam setiap pembelian dan pengadaan barang. Pencatatan dapat dilakukan secara manual maupun digital.
Tujuan dibuatnya dokumentasi ini yaitu agar semua semua data transaksi dapat tersimpan dengan baik dan midah dipahami oleh pihak penjual maupun pembeli. Catatan atau dokumentasi data juga harus dapat diakses dengan mudah oleh kedua belah pihak.
Proses dalam Procurement
Seperti yang sudah sedikit dibahas pada bagian sebelumnya, bahwa procurement membutuhkan proses yang terencana dengan baik, supaya dapat berjalan secara efisien. Proses apa saja yang dilalui dalam procurement? Berikut ini penjelasannya.
1. Mengindentifikasi Apa yang Dibutuhkan
Proses procurement dimulai dengan langkah membuat identifikasi apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menjalankan bisnisnya, baik berupa barang ataupun jasa. Identifikasi dibuat berdasarkan laporan dari permintaan dari setiap divisi dalam perusahaan.
Setelah didapatkan informasi dan identifikasi kebutuhan dibuat, selanjutnya bagian keuangan akan menyusun anggaran yang dibutuhkan.
2. Memilih Vendor
Bagaimana memilih vendor yang bagus? Pada prisipnya, vendor yang bagus adalah vendor yang dapat menyediakan apa yang dibutuhkan dan memenuhi standar yang ditetapkan. Pemilihan vendor biasanya dilakukan dengan sistem tender dan sesuai dengan kriteria perusahaan.
3. Negosiasi Harga
Salah satu kriteria pemilihan vendor yang biasanya ditentukan oleh perusahaan adalah dapat memberikan barang yang berkualitas dengan harga yang kompetitf. Oleh sebab itu, negosiasi harga menjadi hal yang lumrah pada tahapan procurement.
Setelah terjadi kesepakatan dalam masalah harga, barulah perusahaan akan memasukkan berkas permintaan pembelian kepada bagian finance.
4. Pembuatan Purchase Order (PO)
Langkah selanjutnya yaitu membuat purchase order (PO) dan mengirimkannya kepada vendor atau suplier yang telah dipilih. PO ini harus dibuat catatannya dan didokumentasikan, baik dengan cara manual maupun menggunakan software tertentu.
5. Penerimaan Invoice
PO yang telah dikirimkan kepada vendor ataupun suplier menjadi acuan untuk membuat invoice. Vendor akan membuat invoice dan mengirimkannya kepada perusahaan yang memesan barang maupun jasa darinya.
Didalam invoice akan dicantumkan jenis produk yang dibeli, harga satuan, jumlah barang, tanggal jatuh tempo pembayaran dan lain sebagainya. Invoice harus disimpan dengan baik dan digunakan saat pembayaran nanti.
6. Pembayaran
Invoice adalah dokumentasi yang menjadi acuan pembayaran pembelian barang dari vendor oleh perusahaan. Biasanya akan ditentukan dulu, apakah pembayaran dilakukan sebelum barang diterima atau sesudahnya.
7. Pembaruan pada Catatan
Proses yang terakhir yaitu membuat pembaruan pada catatan agar mendapatkan data yang akurat. Pembukuan yang dicatat dengan baik dan akurat datanya sangat berpengaruh dalam pengadaan barang maupun jasa oleh bisnis. Akurasi data dapat membantu peningkatan profit perusahaan.
Procurement adalah kegiataan pengadaan atau pembelian barang maupun jasa, yang khususnya digunakan untuk bisnis. Procurement bertujuan untuk menjaga kestabilan rantai pasokan, sehingga profit perusahaan dapat meningkat.