Dalam aktivitas jual beli, biasanya dibutuhkan bukti transaksi berbentuk dokumen tertulis. Salah satu jenisnya adalah kwitansi yang paling umum digunakan untuk berbagai transaksi, baik dalam jumlah besar maupun kecil.
Meskipun bentuknya hanya selembar kertas, namun fungsinya sangat penting. Bahkan kehadirannya dapat dijadikan bukti hukum yang sah apabila disertai dengan penggunaan materai. Di dalamnya terdapat informasi yang memuat nominal pembayaran.
Apa yang Dimaksud Kwitansi?
Setiap kita membeli sesuatu, pastinya akan diberi dokumen sebagai tanda pembayaran. Biasanya dalam dokumen tersebut ada keterangan keterangan berupa identitas, jumlah uang, dan materai yang sudah ditandatangani.
Nama dokumen ini adalah kwitansi yang sering dipakai dalam aktivitas jual beli produk. Penjual biasa menggunakannya untuk mencegah adanya kesalahan ketika mencatat biaya. Terlebih untuk transaksi pembelian barang dalam skala besar/
Di dokumen ini biasanya ada logo perusahaan, identitas penjual dan pembeli, jumlah transaksi, tujuan, materai, serta tanda tangan. Seluruh komponen tersebut harus dimasukkan dengan informasi yang sebenar-benarnya agar terhindar dari penipuan.
Selain itu, dokumen ini juga sering digunakan untuk berbagai urusan lain yang masih berhubungan dengan kegiatan jual beli. Lantaran terdapat banyak manfaat kwintansi dalam dunia bisnis, yakni:
- Dijadikan bukti resmi bagi penjual yang menerima sejumlah uang dari pembayaran barang.
- Dokumen dari pelanggan yang telah membayar pembelian barang.
- Dokumen penting untuk berjaga-jaga bila ada pemeriksaan bekas mendadak.
Fungsi Kwitansi
Sebagai bukti transaksi yang sah dan diakui secara hukum, dokumen ini perlu disimpan oleh pihak penjual dan pembeli. Tujuannya agar transaksi yang sebelumnya telah dilakukan kedua belah pihak dapat dibuktikan dengan benar.
Dalam beberapa keperluan, keberadaan dokumen ini juga punya peran yang cukup krusial. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang fungsinya, Anda bisa simak penjabaran di bawah ini.
1. Bukti Pemberian Sejumlah Uang
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa kwitansi dapat dijadikan bukti sah ketika seseorang memberikan sejumlah uang. Biasanya uang yang diberikan tersebut akan diganti dengan barang atau jasa sesuai jenis produk dari penjual.
Pembayarannya bisa dilakukan dengan sistem cicilan atau tunai, selama menuruti nominal yang sebelumnya telah disepakati. Biasanya penetapan nominal disesuaikan dengan jumlah dan jenis barang yang dibeli.
2. Berkas Penting dalam Hukum
Jika dokumen ini dilengkapi dengan materai dan ditandatangani oleh penjual dan pembeli, maka fungsinya jadi semakin krusial. Anda dapat menggunakannya sebagai barang bukti yang sah apabila terkena kasus tertentu.
Alasannya karena materai yang ditempelkan pada selembar bukti ini mampu menambahkan kekuatan hukum. Maka sering kali dokumen kwitansi dibawa ke persidangan dan dijadikan berkas untuk membuktikan suatu permasalahan.
3. Klaim Garansi
Biasanya ketika membeli suatu barang yang digunakan untuk kebutuhan sehari-hari, pihak penjual sering memberikan garansi. Jaminan tersebut bermanfaat untuk membukti kualitas barang dan meminta pertanggungjawaban apabila terjadi kerusakan usai membeli.
Namun untuk bisa klaim garansi dibutuhkan beberapa dokumen persyaratan, seperti bukti atau tanda pembelian yang sah. Tanpa adanya dokumen tertulis yang membuktikan aktivitas transaksi, pembeli tidak berhak mengklaim garansi atau mendapatkan perbaikan barang.
4. Data Audit Perusahaan
Pihak penjual biasanya akan membuat salinan dari dokumen bukti transaksi untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan. Sebab dokumen ini sangat penting untuk membantu kegiatan audit dengan mencocokkan jumlah barang dan pendapatan.
Jenis-jenis Kwitansi
Sebagai salah satu tanda transaksi yang sudah digunakan sejak dulu, bukti tertulis ini mempunyai berbagai jenis. Berikut beberapa jenisnya yang paling sering dipilih oleh pelaku bisnis.
1. Transaksi Produk
Sesuai dengan namanya, jenis pertama ini mencakup informasi tentang rincian produk yang dijual. Di dalamnya terdapat keterangan tipe, nomor seri, dan harga barang. Ditambah dengan alamat dari pembeli yang dicatat langsung pihak penjual.
2. Transfer Uang
Berbeda dengan yang sebelumnya, jenis ini dijadikan sebagai bukti pengiriman uang dari satu rekening ke rekening lainnya. Di mana salah satu pihak yang terlibat adalah lembaga atau instansi dari bank, sehingga perlu dicantumkan nomor rekening dan nama nasabah.
3. Cash Receipt
Cash receipt lebih sering dipakai oleh perusahaan yang punya badan kwitansi. Alasannya karena dokumen ini dapat berguna untuk membuktikan aliran kas keluar dan masuk. Sehingga dalam laporan keuangan tidak ada informasi yang janggal.
Perusahaan juga menyimpannya sebagai dokumen arsip yang akan dijadikan bukti transaksi keuangan. Terutama ketika perusahaan sedang menjalankan audit untuk pembuatan laporan keuangan yang disusun oleh akuntan.
4. Serah Terima
Jenis ini merupakan yang paling sering digunakan dalam berbagai transaksi. Baik penjual maupun pembeli sering menjadikannya bukti serah terima dari pertukaran sejumlah uang dengan produk yang dibeli.
5. Bukti Pembayaran
Terakhir ada jenis bukti pembayaran yang umumnya dimanfaatkan untuk pembayaran dengan sistem cicil atau mengangsur. Namun dapat juga dijadikan bukti ketika seluruh transaksi sudah dilunasi tanpa ada tambahan tagihan lainnya.
Format Kwitansi
Untuk membuat sebuah tanda bukti transaksi, terdapat beberapa komponen yang wajib dicantumkan. Jika ingin menghasilkan dokumen transaksi yang sah, Anda bisa menyimak formatnya berikut ini.
1. Nomor
Komponen pertamanya adalah nomor yang diletakkan di bagian paling atas. Nomor yang ditulis tidak boleh asal, melainkan harus sesuai dengan format buku dari perusahaan. Posisinya bisa berada di kanan atau kiri sesuai format masing-masing.
2. Identitas Perusahaan
Identitas perusahaan berupa nama, logo stempel, alamat, dan informasi penting lainnya perlu ditambahkan dalam dokumen ini. Fungsinya sebagai bukti bahwa transaksi telah terjadi secara adil dan dalam wewenang bisnis perusahaan.
3. Nama
Kegiatan jual beli barang terjadi antara penjual dan pembeli. Maka dari itu nama kedua pihak tersebut harus dicantumkan ke dalam kwitansi. Pastikan Anda menulis nama dengan ejaan yang benar sesuai kartu identitas.
4. Waktu Transaksi
Agar mudah disimpan dan tidak tertukar dengan dokumen lain, biasanya terdapat informasi waktu transaksi. Isinya tak hanya tanggal namun juga bulan dan tahun yang bisa dijadikan bukti tambahan.
5. Tujuan Transaksi
Dalam bukti transaksi biasanya terdapat data yang menjelaskan tentang tujuan pembelian barang. Nah, data tersebut tidak boleh dilewatkan dan harus ditambah ke dalam dokumen karena berfungsi untuk menghindari komplain dari pembeli.
6. Nominal Biaya
Nominal biaya merupakan informasi paling pokok yang wajib ada di dalam dokumen transaksi. Pihak penyetor biasanya akan menuliskan nominal pembayaran dalam bentuk angka dan kalimat agar semakin jelas.
7. Materai
Jika ingin bukti transaksi mempunya legalitas hukum yang sah, maka tambahkan materai di bagian bawah. Pilihlah materai dengan harga Rp 10.000 sesuai dengan aturan undang-undang.
8 Tanda Tangan
Tidak boleh ketinggalan, jangan lupa berikan tanda tangan di atas materai. Hal tersebut berlaku untuk penjual maupun pembeli agar bukti transaksi bisa menjadi dokumen yang sah di mata hukum.
Intinya, kwitansi merupakan sebuah dokumen yang dijadikan bukti transaksi sah dalam kegiatan jual beli. Oleh sebab itu, setiap perusahaan wajib menyediakan dokumen ini karena penting untuk dijadikan data dalam laporan keuangan.