ERP adalah Enterprise Resource Planning yang keberadaannya banyak memberikan manfaat bagi sebuah bisnis. Secara singkat, ERP merupakan sistem perangkat lunak di era moderna untuk menghadapi kompleksitas operasional dan daya saing yang ketat.
ERP berfokus pada mengelola sumber daya dan proses dalam berbisnis agar lebih terintegrasi satu dengan yang lainnya. Tentunya masih banyak hal yang perlu diketahui dari ERP ini. Oleh karena itu, menyimak pembahasan berikut dari awal hingga akhir adalah pilihan yang tepat.
Pengertian ERP Adalah?
Enterprise Resource Planning atau ERP merupakan sistem perangkat lunak yang sengaja dirancang untuk membuat berbagai aspek penting dari operasional bisnis, khususnya sumber daya manusia, produksi, pemasaran, keuangan, persediaan dan lain sebagainya lebih terintegrasi.
Penggunaan sistem ini tentunya mampu mengkonsolidasikan data dan proses bisnis dalam sebuah platform pusat. Keberadaannya menggantikan sistem manual yang masih terpisah. Berdasarkan pengertian di atas, tujuan utamanya adalah meningkatkan efisiensi dalam operasional perusahaan.
Selain itu juga mengoptimalkan penggunaan sumber daya, meningkatkan koordinasi dan visibilitas serta memuat informasi yang paling terkini, akurat sehingga manajemen bisa mengambil keputusan yang paling tepat untuk kebaikan perusahaan.
Pada sistem ERP melibatkan berbagai modul yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan seperti manajemen persediaan, penjualan, produksi, pemasaran, keuangan dan banyak lagi yang lainnya.
Integrasi proses dan data ini membuat perusahaan lebih optimal dalam hal aliran kerja, meminimalisir terjadinya duplikasi data, transparan dan mempermudah audit dalam memantau dan mengendalikan operasional perusahaan secara lebih luas.
Dapat ditarik benang merah bahwa ERP adalah sistem yang memainkan peranan cukup penting dalam peningkatan efisiensi, produktivitas dan kemampuan perusahaan dalam beradaptasi terhadap dinamika atau perubahan bisnis. Sampai sini bisa dipahami kan?
Manfaat ERP Bagi Sebuah Bisnis
Setelah memahami pengertiannya secara lengkap, sekarang mari beralih ke manfaatnya bagi sebuah bisnis. Mengingat, perusahaan perlu berpikir dua kali untuk membuat sesuatu yang tidak ada manfaatnya dalam jalannya bisnis mereka, sedangkan ERP memiliki beragam manfaat, diantaranya adalah:
1. Proses Bisnis Menjadi Lebih Optimal
Manfaat yang pertama adalah proses bisnis menjadi lebih optimal. ERP menyediakan platform yang terintegrasi dengan semua aspek kegiatan bisnis dan diwadahi dalam satu tempat. Tujuannya agar memudahkan para pemilik bisnis untuk mengoperasionalkan usahanya sehingga berjalan lebih optimal.
2. Akses Informasi yang Mudah
Pada era digital ini, kemudahan akses informasi adalah yang utama, sehingga bisnis harus beradaptasi dengannya. Adanya ERP memudahkan pihak yang ingin mengakses informasi terkait bisnis secara real time dan terintegrasi, sehingga keputusan apapun yang diambil bisa tepat.
3. ERP Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Tahukah Anda bahwa ERP mampu meningkatkan kepuasan pelanggan karena bisa dipastikan jika sebuah perusahaan mampu memproses pesanan dengan cepat dan waktu karena kemudahan sistem yang diakses. Apabila kepuasan pelanggan meningkat, maka bisnis akan mendapatkan kepercayaan dan pada akhirnya keuntungan besar akan didapatkan.
4. Produktivitas Meningkat
Sudah bukan menjadi rahasia lagi jika bisnis terdiri dari berbagai aspek yang tentunya membutuhkan waktu lama dalam mengelola secara keseluruhan. Adanya sistem ERP ini membuat para pemilik bisa mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mengelola aspek yang berbeda, sehingga operasional perusahaan lebih efisien. Sampai sini bisa dipahami kan?
5. Fleksibel
Manfaat yang terakhir adalah memungkinkan bisnis lebih fleksibel dalam mengakomodasi perubahan yang terjadi. Hal ini dikarenakan sistem yang terdapat pada ERP bisa diubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Setelah melihat manfaat di atas, lalu timbul pertanyaan, memangnya bagaimana cara kerja ERP? Jawabannya adalah ERP memfasilitasi terjadinya pertukaran dan akses data antar divisi atau departemen yang berbeda dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
Contohnya adalah data yang berkaitan dengan departemen keuangan, produksi, pemasaran dan lain sebagainya. Semuanya disimpan dalam satu basis data yang terpusat sehingga data yang didapatkan selalu konsisten dan update. Jadi sewaktu-waktu ada yang membutuhkan maka semua informasi yang dibutuhkan sudah siap.
Selain itu, ERP juga memungkinkan adanya koordinasi dan sinkronisasi antar divisi atau departemen dalam melaksanakan tugasnya. Contoh ketika ada pesanan maka sistem secara otomatis mengirim pesan ke departemen yang menangani untuk memproses manufaktur, memperbarui informasi pengurangan stok dan membuat laporan keuangan.
Cara kerja di atas tentunya membantu perusahaan dalam mengurangi kesalahan, mempercepat jalannya kerja dan efisiensi perusahaan secara lebih lengkap.
Kelebihan dan Kekurangan ERP
Walaupun ERP banyak manfaatnya, tetap saja segala sesuatu ada kelebihan dan kekurangan. Nah kelebihan dan kekurangan ERP adalah sebagai berikut:
1. Kelebihan
Kelebihan ERP yaitu:
- Mampu membuat hubungan perusahaan dengan pelanggan menjadi lebih baik.
- Mampu melakukan pengelolaan terhadap seluruh aspek bisnis secara lebih terintegrasi.
- Mampu mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan data dan informasi yang diberikan dapat dipercaya.
- Informasi lebih akurat dan terkini dan mencakup seluruh aspek perusahaan (berbagai divisi atau departemen).
- Mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas sebuah perusahaan.
2. Kekurangan
Setelah kelebihannya, ada juga kekurangan dari ERP, yaitu:
- Biaya implementasi dan pembiayaan yang relatif besar karena mencakup perangkat lunak.
- Ketergantungan yang cukup tinggi terhadap sistem ERP tentunya membuat risiko kerusakan dan gangguan sistem sebuah perusahaan lebih besar.
- Proses implementasi membutuhkan waktu yang panjang dan cukup rumit.
- Mengharuskan perusahaan untuk beradaptasi dengan ERP dalam setiap prosesnya.
- Membutuhkan pelatihan yang intensif untuk para pengguna agar tidak terjadi kesalahan penggunaan yang menyebabkan kacaunya data perusahaan.
ERP tentunya berbeda dengan CRM yaitu Customer Relationship Management. Perbedaannya, ERP berfokus pada pengelolaan sumber daya internal perusahaan, sedangkan CRM berfokus pada hubungannya dengan pelanggan.
Selain itu ERP terdiri dari berbagai modul yang masing-masing bertugas untuk mengelola aspek khusus dari bisnis, sedangkan CRM hanya berfokus pada satu modul saja yaitu mengelola hubungannya dengan Masyarakat atau pelanggan. Sampai sini bisa dirasakan perbedaannya kan?
Lalu dari segi tujuannya, ERP bertujuan untuk menyediakan informasi yang sangat akurat dan real time terkait seluruh aspek bisnis kepada semua divisi atau departemen. Berbeda dengan CRM yang hanya bertujuan untuk memahami kebutuhan pelanggan dan memberikan pelayanan yang prima.
Jadi, jangan disalah artikan jika ERP sama dengan CRM karena walaupun sama-sama sistem perangkat lunak, akan tetapi fokus, tujuan dan cara penggunaannya berbeda. Lalu mana yang paling manfaat di antara keduanya?
Jawabannya tergantung kebutuhan perusahaan, apakah ingin sebuah sistem yang lebih terintegrasi atau hanya fokus terhadap konsumen saja. Masing-masing, baik ERP maupun CRM memiliki kelebihan dan kekurangannya. Jadi pikirkan terlebih dahulu sebelum memutuskan untuk menggunakannya.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan ERP adalah sebuah sistem perangkat lunak yang membuat data perusahaan lebih terintegrasi karena menyatukan berbagai aspek bisnis dalam basis data terpusat. Banyak manfaat yang akan didapatkan, akan tetapi kelebihan dan kekurangannya juga tidak boleh diabaikan.