Dalam menjalankan kegiatan baik itu dalam organisasi, perusahaan, atau pribadi sering kita mendengar istilah dokumentasi. Dokumentasi adalah hal penting dalam suatu kegiatan. Hal ini karena adanya dokumentasi ini akan membantu dalam merekam aktivitas yang dilakukan.
Dengan begitu, dokumentasi merupakan hal yang tidak boleh dilewatkan terutama jika Anda membutuhkannya untuk bukti atau tugas tertentu. Untuk memahami lebih lanjut, simak pengertian dari dokumentasi berikut ini.
Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi berasal dari bahasa Inggris yang artinya documentation. Berdasarkan asal katanya ini, ada dua arti dari istilah ini. Sebagaimana yang disampaikan oleh oxford learner dictionaries, pengertian pertama yaitu sebuah informasi atau bukti resmi yang berfungsi sebagai pengingat atau catatan.
Sedangkan pengertian kedua menyebutkan bahwa dokumentasi adalah upaya dalam mencatat dan membedakan suatu jenis informasi yang dapat bentuk tulisan, foto, dan video. Berdasarkan pengertian ini bisa diambil kesimpulan yaitu dokumentasi merupakan bentuk kegiatan yang sistematis.
Hal ini dilakukan dengan proses penyelidikan, pencarian, penghimpunan, penyediaan dokumen yang difungsikan untuk memperoleh pengetahuan, bukti, dan menyebarkannya ke seseorang yang memiliki kepentingan.
Selain itu, ada juga pengertian lain dari dokumentasi yang dilihat dari sisi penelitian, yaitu sebuah dokumen yang memberikan informasi dari hasil penelitian yang otentik atau langsung dari sumbernya.
Biasanya, dokumentasi dalam penelitian dilakukan dalam pengerjaan laporan atau skripsi Penting diketahui bahwa dokumentasi memiliki pengertian yang berbeda dengan pengarsipan.
Hal ini karena informasi yang disajikan ini diambil langsung dari penelitian dan berdasarkan penghimpunan dokumen dari subjek yang dipilih.
Dokumentasi dalam Bisnis
Dokumentasi juga erat kaitannya dengan usaha atau perusahaan yang dijalankan. Hal ini karena dokumentasi ini bisa dijadikan sebagai data penting perusahaan yang bisa digunakan sebagai bahan evaluasi dan strategi bisnis.
Selain itu, dokumentasi dalam bisnis inii juga dapat dimanfaatkan untuk memperkenalkan perusahaan dan budayanya kepada karyawan yang baru masuk. Dengan demikian, mereka akan cepat mengerti tentang identitas perusahaan dengan lebih mudah.
Menurut Ahli Dokumentasi Adalah
Selain pengertian secara umum yang dilihat dari bahasanya, terdapat juga pengertian lainnya berdasarkan ahli. Beberapa pendapatnya tentang dokumentasi adalah sebagai berikut:
- Tung Palan: dokumentasi merupakan catatan otentik yang bisa dibuktikan dan dapat djadikan sebagai bukti yang sah di depan Hal ini karena di dalamnya terdapat data serta informasi yang detail dan bersifat faktual.
- Nurhadi Magetsari dkk: dokumentasi merupakan bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan segala hal yang berkaitan tentang tempat dari kegiatan yang direkam, bisa dalam rekaman tertulis, atau pahatan yang berisi fakta.
- Federation Internationale de Documentation (FID): dokumentasi adalah kegiatan mengumpulkan dan menyebarkan dari berbagai bentuk dokumen ke beberapa manusia yang berkaitan tentang suatu pekerjaan.
- Ensiklopedia Britannica: dokumentasi merupakan suatu kegiatan pengawasan dan penyusunan bibliografi yang juga bermanfaat sebagai alat esai dan keilmuan atau cara tradisonal yang berfungsi untuk mendapatkan informasi tertentu.
- KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia: dokumentasi merupakan proses pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan data untuk pengetahuan. Serta juga bisa memberikan bukti terkait dengan keterangan yang mendukung. Contohnya berupa gambar, kutipan, dan berbagai bahan lain.
Dari pengertian menurut para ahli ini, Anda bisa mendapatkan kesimpulan bahwa pada dasarnya dokumentasi merupakan suatu penyajian informasi untuk merekam hasil kegiatan baik itu yang bersifat ilmiah atau berkaitan dengan pekerjaan.
Fungsi Dokumentasi
Kini, saatnya masuk ke fungsi dokumentasi. Adapun fungsinya terbagi menjadi dua, yaitu fungsi secara umum dan fungsi dalam hal kegiatan bisnis atau dalam suatu perusahaan. Simak beberapa penjelasannya berikut ini:
1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum
Jika dilihat dari pengertian yang sudah dijabarkan di atas, ada beberapa fungsi dokumentasi secara umum yaitu untuk menyediakan informasi dari isi dokumen kepada para pembaca atau pengguna. Hal ini karena dengan dokumentasi ini akan membuat pembaca lebih mengerti untuk memahami isi dari suatu dokumen.
Fungsi lainnya yaitu bisa dimanfaatkan sebagai alat bukti dan data yang akurat berkaitan tentang dokumen. Jadi, ini bisa dijadikan bukti sah di depan hukum karena pengambilan dokumentasi ini berdasarkan fakta dan berasal dari pengambilan langsung contohnya video atau gambar kegiatan.
Dokumentasi juga berguna dalam melindungi dan menyimpan fisik dokumen sehingga bisa dijadikan sebagai backup data dan mencegah adanya kerusakan dan penghilangan dokumen. Selain itu, seperti yang dikatakan sebelumnya, dokumentas biasa sebagai bahan penelitian oleh para ahli dan akademisi.
Terakhir, dokumentasi juga berfungsi untuk meningkatkan koleksi dokumen di bidang pemerintahan serja menjaga keotentikan data dan informasi yang relevan.
2. Fungsi Dokumen dalam Bisnis
Di dalam dunia bisnis, dokumentasi ini sangat diperlukan karena bisa digunakan sebagai berbagai macam fungsi yaitu:
- Catatan untuk merekap data dan menjaga perusahaan.
- Alat evaluasi dan mengambil keputusan.
- Sebagai alat bukti jika terjadi masalah.
- Referensi dan histori perusahaan
- Sumber informasi untuk kebutuhan pengelolaan keuangan dan berbagai manajemen perusahaan.
- Menjaga hubungan baik perusahaan dengan mitra, klien, sampai masyarakat luas.
Beberapa contoh dokumentasi di perusahaan seperti dokumentasi transaksi, finansial, report, letters, email dan memorandum, serta laporan bisnis.
Jenis Dokumentasi
Berikut ini adalah beberapa jenis dokumentasi yang dilihat dari beberapa kategori.
1. Berdasarkan Kegiatan
Dokumen berdasarkan kegiatan dibagi menjadi 3, yaitu:
- Dokumen pribadi: berhubungan dengan kepentingan individu. Contoh KTP, ijazah, SIM, dsb.
- Dokumen niaga: dokumen yang ebrkaitan tentang kegiatan perniagaan. Contohnya seperti penggunaan transaksi jual beli, cek, kwitansi, dsb
- Dokumen pemerintah: berkaitan tentang kegiatan pemerintahan seperti Undang-Undang, dan peraturan di bawahnya.
2. Berdasarkan Bentuk Fisiknya
Jenis dokumentasi berdasarkan bentuk fisiknya juga terbagi menjadi 3, yaitu:
- Dokumentasi literer: bentuk fisiknya yaitu dicetak, ditulis, direkam, atau dalam bentuk gambar. Contohnya yaitu buku, majalah , film, dsb.
- Dokumen korporil: memiliki bentuk fisik dari benda bersejarah seperti fosil, patung, dan berbagai peninggalan dari masa lalu.
- Dokumen private: dokumen dalam bentuk surat atau arsip. Contohnya seperti laporan, surat dinas, dan berbagai surat lainnya.
3. Berdasarkan Fungsinya
Jika dilihat dari fungsinya, dokumentasi ini terbagi menjadi dua jenis, yaitu dinamis dan statis. Dokumentasi dinamis adalah dokumen yang dimanfaatkan secara langsung. Fungsinya untuk menyelesaikan suatu kegiatan atau pekerjaan.
Dokumentasi dinamis ini dibagi lagi menjadi dinamis aktif, semi aktif, dan inaktif. Jenis dokumentasi yang kedua yaitu dokumentasi statis yang tidak bisa digunakan langsung untuk solusi dari pekerjaan yang terjadi.
Contoh dokumentasi statis ini seperti dokumentasi korporil, literal, dan private.
4. Berdasarkan Sifatnya
Dokumentasi berdasarkan sifatnya terbagi menjadi dokumen tekstual dan non tekstual. Dokumen tekstual adalah dokumen yang berisi informasi dalam format tertulis seperti surat, majalah, buku, dsb.
Sedangkan dokumen non tekstual yaitu dokumen di dalamnya tersedia tidak dalam bentuk teks. Contohnya gambar, peta, grafik, rekaman, dsb.
Dari penjelasan tentang pengertian dan fungsi dokumentasi, diketahui bahwa adanya dokumentasi adalah hal yang krusial untuk suatu kegiatan terutama formal karena ini bisa dijadikan sebagai bukti dalam menjalankan bisnis dan kegiatan lainnya dengan baik.