Cara membuat buku besar akuntansi adalah salah satu materi yang umum diajarkan pada mata pelajaran ekonomi dan akuntansi. Buku besar adalah salah satu komponen penting yang dibutuhkan dalam menyusun laporan keuangan perusahaan.
Oleh karena itu, penting bagi setiap akuntan untuk memahami cara membuat buku besar dari awal hingga akhir agar laporan keuangan dapat balance. Selain itu, Anda juga harus memahami konsep dasar buku besar mulai dari fungsi, jenis, dan bentuknya.
Daripada bingung, simak pembahasan berikut yang akan menjelaskan seputar buku besar, mulai dari pengertian, fungsi dan manfaat, hingga cara membuatnya. Dengan demikian, Anda akan lebih baik dalam memahami topik seputar buku besar dalam akuntansi.
Apa Itu Buku Besar Akuntansi?
Sebelum membahas lebih jauh tentang cara membuat buku besar akuntansi, pahami dahulu definisinya. Buku besar akuntansi, atau dikenal juga sebagai general ledger, yaitu buku yang memuat kumpulan akun sebagai ringkasan dari semua transaksi yang dicatat dalam jurnal.
Buku besar merupakan salah satu komponen penting dalam sistem laporan keuangan perusahaan. Secara umum, buku besar akuntansi berfungsi untuk menggolongkan dan mengelompokkan akun perkiraan yang sama agar mudah mengidentifikasi akun-akun.
Sumber data pencatatan buku besar yaitu jurnal umum yang kemudian akan diringkas menjadi data penting terkait pengaruh transaksi keuangan terhadap perubahan sejumlah akun. Nantinya, buku besar ini menjadi dasar dalam pembuatan laporan laba rugi dan laporan neraca.
Cara Membuat Buku Besar Akuntansi
Membuat buku besar akuntansi bisa dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel agar lebih mudah. Namun, ada juga yang masih menggunakan cara manual untuk membuat buku besar. Berikut langkah-langkah dalam membuat buku besar akuntansi.
1. Cara Membuat Buku Besar Ms.Excel
- Setelah seluruh transaksi pada jurnal selesai dicatat, buatlah form buku besar yang terdiri dari kolom tanggal pos, debit, kredit, dan saldo (debit dan kredit);
- Gunakan fitur dan rumus yang ada di Microsoft Excel untuk menghitung dan memindahkan saldo dari jurnal ke form buku besar;
- Pada bagian atas yaitu nama akun atau rekening, gunakan menu data > data validation > setting untuk membuat list akun atau rekening.
- Setelah itu, pada menu Validation Criteria > Allow > List > Source, lalu ambil data dari daftar rekening.
- Daftar rekening bisa dibuat dalam satu sheet dengan buku besar atau bisa juga membuat sheet secara terpisah dengan nama Chart of Account (COA).
- Gunakan rumus SUMIF untuk menjumlahkan transaksi rekening pada debit serta kredit dan menghitung saldo rekening.
2. Cara Membuat Buku Besar Akuntansi Manual
Selain menggunakan Microsoft Excel, buku besar juga bisa dibuat secara manual. Berikut ini adalah langkah-langkah membuat buku besar akuntansi secara manual.
- Buat judul buku besar sesuai dengan akun yang dicatat dalam jurnal umum;
- Isi tanggal posting buku besar dan pastikan tanggalnya sama dengan tanggal pencatatan terakhir pada jurnal umum;
- Tulis kode akun atau nomor akun yang mengacu pada jenis transaksi yang tercatat pada jurnal umum;
- Tulis data transaksi debit sesuai posisinya pada jurnal umum;
- Tulis juga data transaksi kredit sesuai dengan jurnal umum;
- Hitung saldo debet dan kredit yang didapatkan dari pengurangan atau penambahan transaksi pada kolom kredit dan debit
Fungsi Buku Besar Akuntansi
Fungsi utama dari buku besar akuntansi yaitu untuk meringkas seluruh data transaksi yang sudah dicatat dalam jurnal umum. Selain itu, general ledger juga memiliki fungsi lainnya yaitu:
- Sebagai bahan informasi untuk menyusun laporan keuangan perusahaan.
- Sebagai fondasi dalam pengelompokan transaksi yang sebelumnya sudah tercatat dalam jurnal umum.
- Penggolongan data keuangan untuk mengetahui jumlah maupun keadaan akun.
- Alat untuk meringkas segala bentuk data transaksi yang sudah tercatat dalam jurnal umum.
Manfaat Memahami Cara Membuat Buku Besar Akuntansi
Sebelum nantinya Anda menerapkan cara membuat buku besar, ketahui dahulu manfaat general ledger dalam mencatat transaksi:
- Membuat pencatatan seluruh transaksi menjadi akurat dan memastikan pencatatan tersebut sudah benar (balance).
- Menjaga stabilitas akun dalam kolom debit dan kredit agar tidak terjadi kesalahan saat penyusunan laporan keuangan.
- Mampu melakukan posting untuk seluruh transaksi secara akurat.
- Bisa menjadi acuan untuk mengetahui kondisi kesehatan finansial perusahaan.
- Membantu perusahaan mengetahui adanya manipulasi data yang dilakukan dalam pencatatan transaksi
Jenis-jenis Buku Besar
Dalam membuat buku besar akuntansi, Anda harus memahami empat jenis buku besar yang umumnya digunakan oleh perusahaan, diantaranya:
1. Buku Besar Umum
Jenis buku besar yang mencatat transaksi keuangan berupa perkiraan seperti kas, piutang usaha, utang usaha, dan modal pada suatu periode tertentu. Pencatatan buku besar Umum dilakukan secara berkala, misalnya setiap akhir bulan berdasarkan jurnal khusus.
2. Buku Besar Pembantu
Buku besar pembantu adalah sekelompok rekening khusus yang berfungsi untuk mencatat rincian utang dan piutang usaha secara lebih detail. Rincian informasi dalam buku besar pembantu meliputi nama perusahaan yang melakukan kredit/debit serta nominal transaksinya.
3. Buku Besar Kreditor
Buku besar kreditor (creditor ledger) adalah buku besar yang hanya berisikan satu jurnal yaitu jurnal kredit (pembelian). Fungsi buku besar kreditor adalah memberikan data mengenai total nilai utang perusahaan dan pihak yang berhak menerima pembayaran utang tersebut.
4. Buku Besar Debitor
Jenis buku besar yang disebut sebagai debtors ledger yaitu buku yang berisi kumpulan informasi khusus dari jurnal debit atau penjualan. Buku ini berfungsi dalam memberikan informasi tentang pelanggan yang melakukan pembelian serta jumlahnya.
Macam-macam Bentuk Buku Besar
Macam-macam bentuk buku besar adalah salah satu informasi yang harus Anda pahami sebelum mengetahui cara membuat buku besar akuntansi. Berikut adalah bentuk penyajian buku besar yang umum digunakan.
1. Buku Besar Bentuk T
Bentuk buku besar yang paling sederhana dan paling sering digunakan oleh perusahaan dalam membuat buku besar akuntansi. Buku besar jenis ini digunakan untuk menganalisis transaksi dan menjelaskan mekanisme penggunaan akun.
2. Bentuk Skontro
Jenis buku besar yang berbentuk T dengan isi yang lebih kompleks dan menggunakan dua kolom. Buku besar ini mampu memberikan informasi yang lebih detail mengenai setiap catatan transaksi serta nominalnya.
3. Bentuk Staffel
Bentuk buku besar staffel ditandai dengan ciri bentuk halaman dan lajur saldo dan dibagi menjadi dua jenis yaitu bentuk staffle berkolom saldo tunggal, dan buku besar staffel berkolom ganda yaitu kolom saldo debet dan kolom saldo kredit.
Cara Posting Jurnal ke Buku Besar
Setelah mengetahui cara membuat buku besar untuk laporan keuangan, langkah yang harus dilakukan yaitu posting jurnal. Berikut langkah-langkah dalam posting jurnal.
- Pindahkan tanggal transaksi yang ada pada jurnal umum ke dalam kolom tanggal pada buku besar akuntansi;
- Pindahkan saldo debit dari jurnal umum ke kolom debit pada buku besar;
- Pindahkan saldo kredit dari jurnal umum ke kolom kredit pada buku besar;
- Masukkan nomor halaman pada jurnal umum ke dalam kolom referensi pada buku besar;
- Pindahkan seluruh informasi dan keterangan singkat dari jurnal umum ke dalam buku besar.
Cara Membuat Buku Besar Akuntansi harus dipahami oleh setiap akuntan maupun perusahaan. Hal ini sangat penting karena buku besar menjadi aspek penting dalam menyusun laporan keuangan perusahaan dan menentukan kondisi kesehatan finansial suatu perusahaan.