Term of Reference atau disingkat TOR adalah suatu kerangka pekerjaan terkait sebuah proyek. Term of Reference TOR adalah dokumen yang berisi perjanjian serta deskripsi tentang suatu proyek atau pekerjaan.
Pengertian Term of Reference dalam bahasa Indonesia yaitu Kerangka Acuan Kerja, yang lebih dikenal dengan istilah KAK. Siapakah yang membuat TOR? Term of Reference atau TOR disusun oleh pihak yang melaksanakan pekerjaan, yang sebelumnya telah memenangkan tender.
Tim dari project managemet yang sudah ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan akan menyusun dan membuat TOR, sebelum proyek mulai dikerjakan. TOR akan menjadi panduan serta acuan vendor dalam melaksanakan pekerjaan.
Arti Term Of Reference TOR Adalah
TOR berfungsi sebagai acuan dan juga panduan vendor dalam melaksanakan proyek yang dipercayakan kepadanya. TOR berisi dokumen lengkap tentang perjanjian, negosiasi, jadwal pertemuan, landasan, struktur proyek dan lain sebagainya.
Melansir dari Mymanagementguide, TOR menjelaskan tentang apa yang menjadi latar belakang proyek, tujuannya serta visinya. Dokumen TOR juga memberikan gambaran isu-isu yang mungkin ditemui selama pelaksanaan proyek, susunan anggaran yang diperlukan serta keahlian.
Dalam hal ini TOR juga berisi tentang keahlian apa saja yang dibutuhkan dalam pengerjaan suatu proyek agar pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan sukses. Fungsi TOR antara lain untuk menilai bagaimana kinerja kontraktor, konsultan proyek serta pihak-pihak yang berkepentingan.
Intinya, TOR diperlukan sebagai acuan dan panduan pada suatu proyek yang melibatkan banyak orang, agar jenis pekerjaan dapat dikerjakan sesuai dengan bagiannya. TOR akan lebih dikembangkan lagi setelah tenaga ahli maupun visi pekerjaan telah ditetapkan.
Isi Term of Reference (TOR)
Sebagai dokumen yang berisi tentang landasan, tujuan, visi, struktural, perjanjian dan masalah penting lainnya dalam proyek, TOR harus disusun dengan baik. TOR harus mampu memberikan gambaran secara jelas tentang bagian-bagian yang ingin dibuat dalam suatu proyek.
Oleh sebab itu, TOR harus disusun dan dibuat dengan mencatumkan elemen-elemen penting sebagai berikut.
1. Latar Belakang
Latar belakang berisi tentang pelaksanaan proyek secara terinci dan detail, mencakup landasan, ide hingga konsepnya. Apa yang menjadi dasar hukum serta kebijakan dalam proyek juga ikut dicantukan pada bagian latar belakang ini.
2. Uraian Kegiatan
Pada bagian ini dijelaskan kegiatan apa saja jenis kegiatan yang dilakukan dalam proyek beserta dengan batasan-batasannya. Uraian kegiatan ini penting mengingat bahwa Term of Reference TOR adalah suatu gambaran umum tentang bagaimana proyek dilakukan.
3. Maksud dan Tujuan
Bagian yang tidak kalah penting yaitu maksud dan tujuan suatu proyek yang akan dilaksanakan. Pada bagian Term Of Reference yang satu ini akan dijelaskan hasil akhir seperti apa yang diharapkan dan apa saja manfaat yang bisa didapatkan.
4. Metode dan Tahapan
Apa saja isi Term of Reference itu? Salah satu isi dari TOR adalah metode dan tahapan yang digunakan dalam pengerjaan proyek tersebut. Isinya menjelaskan tentang bagaimana pelaksanaan proyek dan apa saja tahapan-tahapan pengerjaannya sejak awal hingga akhir.
Tahapan yang dimaksud mencakup juga tentang komponen penting apa saja yang diharapkan bisa mendukung pelaksanaan proyek. Vendor juga akan memasukkan dokumen-dokumen pendukung berupa dokumen, laporan observasi, data, workshop, wawancara dan lainnya yang terkait proyek.
5. Jadwal dan Tempat
TOR juga mencantumkan jadwal dan tempat untuk melakukan pertemuan sesuai kesepakatan, pra kunjungan dan tentunya kapan proyek mulai dilaksanakan. Bagian ini juga memuat tentang jadwal pertemuan dengan pihak klien dan sebagainya.
6. Produk
Jika pada proyek yang dikerjakan tersebut nantinya dihasilkan suatu produk, maka harus dituliskan juga hal-hal penting terkait perencanaan produksi, bagaimana proses produksinya, workshop hingga siapa saja yang nantinya melakukan presentasi atas produk tersebut.
7. Tim Evaluasi
Isi Term of Reference yang selanjutnya yaitu tentang tim evaluasi. Apa yang dimaksud tim evaluasi? Yaitu siapa saja yang memiliki kompetensi dan spesifikasi yang cocok untuk bergabung dalam pengerjaan proyek tersebut.
Bagian ini harus mencantumkan data-data setiap anggota tim berikut dengan keahlian yang dimiliki, pengalaman pada proyek sebelumnya dan jumlah seluruh personel tim.
8. Logistik dan Anggaran
Logistik apa saja yang dibutuhkan dalam pengerjaan proyek dan berapa anggaran yang dibutuhkan juga harus dimasukkan dalam TOR. Masalah logistik dan besarnya anggaran tersebut dimasukkan dalam Rencana Anggaran Biaya atau RAB proyek.
Anggaran biaya tersebut termasuk tentang berapa besarnya gaji karyawan dan pekerja, penggantian biaya, akomodasi dan perjalanan serta fasilitas yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek tersebut. Contohnya, fasilitas untuk memperlancar proyek terdiri dari komputer, internet, ruangan dan lainnya.
9. Pelaksana dan Penanggungjawab
Selanjutnya, TOR juga mencamtumkan siapa saja pihak yang menjadi pelaksana pengerjaan proyek dan siapa yang bertanggungjawab. Elemen ini penting, karena pihak klien yang memberikan pekerjaan harus tahu kepada siapa harus meminta penjelasan dan pertanggungjawaban.
Manfaat Term of Reference
Apakah Term of Reference penting untuk proyek? Tentu saja sangat penting, katena TOR menjadi acuan sekaligus panduan dalam pelaksanaan proyek. Selain itu, TOR juga bertujuan dan memberikan manfaat antara lain :
- Dasar dan landasan untuk pelaksanaan proyek ataupun pekerjaan.
- Dasar perhitungan untuk audit bagi pihak manajemen maupun bagian keuangan.
- Dasar dan acuan untuk melakukan penilaian atas kualifikasi suatu proyek.
- Media dan sarana bagi leader untuk mengendalikan performa kerja bawahannya.
Pada intinya, tujuan dan manfaat TOR dibuat agar pelaksanaan suatu proyek berjalan sesuai rencana, tidak ada penyimpangan ataupun ketidaksesuaian dengan kondisi di lapangan.
Cara Membuat Term of Reference (TOR)
Semua isi dan elemen penting TOR harus dimasukkan saat menyusun Term of Reference suatu proyek. Penyusunan TOR tidak boleh dilakukan sembarangan agar apa yang menjadi tujuannya bisa tercapai. Berikut ini adalah langkah dan cara menyusun Term of Reference.
1. Jelaskan Latar Belakang Proyek
Term of Reference TOR adalah gambaran dan deskripsi tentang pengerjaan suatu proyek, dimana didalamnya mencakup tentang latar belakang mengapa pekerjaan tersebut dilakukan. Sehingga, langkah pertama untuk membuat TOR adalah menjelaskan tentang latar belakang proyek.
2. Tuliskan Tujuan Proyek
Setelah menjelaskan tentang apa yang menjadi latar belakang proyek, termasuk visi dan misi serta peran pihak-pihak yang berkepentingan, selanjutnya tuliskan apa tujuan proyek. Tujuan adalah apa yang ingin dicapai dan diraih setelah proyek yang dikerjakan tersebut selesai.
3. Metode dalam Proyek
Seperti yang dijelaskan dalam Involve, metode ini digunakan untuk memberikan gambaran tentang pola kerja dan bagaimana peraturan yang berlaku dalam proyek. Karena itulah, penjelasan metode harus disertakan tentang gambaran mengenai durasi proyek, tingkat keterlibatan dan sebagainya.
4. Prediksi Masalah yang Mungkin Dihadapi
TOR juga memuat tentang prediksi atau perkiraan masalah apa saja yang mungkin harus dihadapi selama pengerjaan proyek. Masalah-masalah yang mungkin muncul tersebut harus digambarkan dengan jelas disertai analisis, evaluasi dan solusi yang dilakukan untuk menyelesaikannya.
Term of Reference TOR adalah bagian penting yang harus disusun sebelum suatu proyek atau pekerjaan dilakukan. TOR memberikan gambaran tentang landasan, struktural, pihak yang bertanggungjawab, durasi waktu pengerjaan dan lain sebagainya.