Ketika menjalankan bisnis, sudah biasa jika ada yang namanya bukti transaksi. Bukti ini diperlukan dalam mencatat laporan keuangan yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Hal ini penting dilakukan baik itu bisnis dengan skala kecil ataupun skala besar.
Bukti dari transaksi ini adalah hal yang penting karena didalamnya memiliki data yang krusial da berkaitan dengan penjualan. Adapun datanya seperti data pembelian, penjualan, pembayaran, biaya operasional, dsb. Oleh sebab itu, penting untuk memastikannya secara lengkap.
Tidak hanya itu, bukti ini memiliki berbagai jenis dan memiliki perbedaannya masing-masing. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, simak penjelasan bukti dari transaksi berikut ini.
Pengertian Bukti Transaksi
Sebelum membahas lebih lanjut tentang macam-macam pencatatan transaksi yang umum digunakan masyarakat, ada baiknya mengenal lebih dalam tentang pengertiannya. Bukti transaksi adalah bukti tertulis yang didalamnya mencatat semua kegiatan dari transaksi.
Semua transaksi yang ada di perusahaan akan tercatat dalam tulisan tersebut sehingga peranannya sangat penting dalam bisnis. Adanya fungsi catatan transaksi ini adalah mengurangi risiko dan mencegah masalah yang berkaitan dengan keuangan di masa depan.
Jadi, jika nantinya di kemudian hari diperlukan data keuangan, Anda bisa melihat bukti yang berisi catatan transaksi sehingga dapat diperhitungkan secara lebih baik dan jelas. Selain itu, ada juga pengertian lain yang menyebut jika bukti tersebut merupakan dokumen yang digunakan sebagai tanda bukti dari suatu transaksi yang dimiliki.
Hal ini yang nantinya menunjukkan bahwa telah terjadi transaksi dari pihak tertentu yang akhirnya harus melakukan pembayaran sesuai dengan dokumen tersebut dan menyerahkannya kepada pihak lain.
Pencatatan dalam setiap transaksi ini akan bermanfat dalam memberikan informasi yang jelas dan lengkap jika nantnya terjadi suatu perubahan dalam sumber finansial perusahaan. Selain itu, dengan adanya bukti ini memiliki fungsi dalam mengumpulkan data dan menunjukkan potensi keuntungan atau pendapatan yang nantinya akan didapatkan oleh perusahaan tersebut.
Jenis Dokumen Transaksi
Adanya bukti dari suatu transaksi ini telah diketahui memiliki fungsi untuk laporan keuangan perusahaan agar berjalan dengan lancar dan sebagai sarana evaluasi. Fungsi penting lainnya yang dimiliki bukti tersebut yaitu untuk menghindari adanya kesalahan di masa mendatan.
Terdapat beberapa jenis catatan transaksi yang memiliki bentuk yang berbeda satu sama lainnya. Adapun jenis bukti transaksi ini adalah sebagai berikut:
1. Faktur
Jenis pertama yaitu faktur yang merupakan catatan transaksi yang dibuat secara tertulis dari produk yang dijual oleh perusahaan. Jenis faktur ini terbagi lagi menjadi dua, yaitu faktur untuk penjual dan faktur untuk pembeli.
Pada dasarnya, kedua faktur ini sama isinya hanya disimpan oleh kedua belah pihak sebagai bukti dari keuangan.
2. Kwitansi
Berikutnya adalah kwitansi yaitu sebuah dokumen tertulis yang isinya transaksi yang disertai dengan tanda tangan oleh penerima uang. Kwitansi tersebut nantinya akan diberikan kepada pihak yang sudah melakukan pembayaran.
Dengan adanya kwitansi ini akan dinyatakan bahwa penerima uang tersebut sudah menerima uang sesuai dengan jumlah yang tertera dalam kwitansi.
3. Nota Debit
Nota debit merupakan catatan transaksi yang dibuat dalam bentuk lembaran. Adapun fungsinya yaitu melaporkan ketidaksamaan dari barang yang didapatkan oleh pembeli ke penjual.
4. Nota Kontan
Nota kontan adalah dokumen tertulis yang dibuat oleh penjual dan diserahkan ke pembeli dan ini sering ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Nota ini merupakan pembayaran kontan ketika penjual sudah membayar lunas atas barang tersebut.
5. Memo
Jenis dokumen transaksi berikutnya adalah memo. Memo merupakan catatan transaksi yang dikeluarkan oleh pemilik perusahaan atau orang yang memiliki jabatan teratas dalam suatu perusahaan. Jadi, ia berhak untuk mengeluarkan memo sesuai dengan kewenangan yang dimilikinya.
6. Cek
Selanjutnya adlaah cek yaitu merupakan perintah yang diberikan oleh lembaga keuangan seperti bank untuk memberikan sejumlah uang sesuai dengan nama yang ada di cek tersebut.
7. Bilyet Giro
Bilyet giro merupakan bukti keuangan yang diterbitkan dalam bentuk perintah yang berguna dalam memindahkan sejumlah uang dari rekening bank satu ke bank lain. Hal ini terjadi baik pemindahan bukuan uang ini ada di dalam satu bank yang sama ataupun dari bank berbeda.
8. Nota Kredit
Nota kredit adalah bukti yang menunjukkan bahwa penjual sudah menerima pengembalian barang dari pembeli atau mendapatkan permintaan pengurangan harga dari barang yang didapatkan oleh pembeli.
9. Bukti Kas Masuk
Bukti kas masuk merupakan contoh catatan keuangan yang sering ada di dalam perusahaan. Manfaat yang didapatkan dari bukti kas masuk yaitu memudahkan dalam laporan keuangan karena akan terlihat berapa pendapatan yang masuk ke perusahaan.
Jadi, ini akan memudahkan dalam mengetahui arus kas perusahaan dengan lebih baik lagi. Hal ini akan membantu perusahaan berkembang menjadi lebih baik.
10. Bukti Kas Keluar
Kebalikan dari kas masuk yaitu kas keluar yang juga diperlukan dalam perusahaan. Bukti kas keluar ini merupakan catatan pengeluaran uang dalam perusahaan. Jadi, nantinya akan diketahui apa saja kebutuhan perusahaan dan pengeluaran apa yang diperlukan.
Hal ini juga akan membantu dalam pelaporan keuangan sehingga perusahaan bisa melakukan penilaian terhadap perkembangan perusahaan tersebut.
11. Rekening Koran
Jenis lainnya yaitu rekening koran dimana merupakan bukti suatu transaksi yang dicatat oleh bank agar dapat dilakukan mutasi kas. Dengan demikian, akan diketahui mutasi keuangan dari semua transaksi yang sudah dilakukan oleh setiap nasabah.
Bukti ini biasanya akan tercatat di buku tabungan. Informasi mengenai transaksi tersebut terkadang diperlukan oleh nasabah untuk memastikan uang masuk ke rekening.
12. Bukti Setoran Bank
Berikutnya adalah bukti setoran bank yang merupakan slip transaksi yang diberikan nasabah ke bank yang dituju untuk menyetorkan uang sejumlah keinginan ke rekening yang dimiliki.
Manfaat Bukti Transaksi
Adapun manfaat dari bukti terjadinya transaksi ini sangat banyak baik dari pihak perusahaan maupun pihak pembelinya. Adapun manfaatnya adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui Pihak yang Bertanggung Jawab dalam Transaksi
Manfaat pertama dari adanya catatan transaksi adalah memahami pihak yang melakukan transaksi. Hal ini karena dari bukti terseut biasanya akan tercantum siapa yang membeli dan yang menerbitkan surat tersebut.
2. Bentuk Konfirmasi dari Jumlah Uang untuk Transaksi
Manfaat lainnya dari catatan transaksi sebagai bentuk pengesahan atau konfirmasi bahwa sudah terjadi tindakan pertukaran barang dengan sejumlah uang dalam hal jual beli.
Dengan bukti ini, Anda juga bisa memastikan jumlah uang yang perlu diberikan apakah sesuai dengan yang di lapangan.
3. Mengurangi Kemungkinan Salah dalam Mencatat Barang
Manfaat yang tidak kalah penting dari bukti transaksi yaitu mengurangi kesalahan dalam membuat laporan keuangan atau mencatat barang. Jangan sampai barang yang dijual perusahaan malah mengalami kerugian karena tidak sesuai dalam pembayaran sesuai harga jual.
Bukti transaksi ini memiliki manfaat yang banyak dalam perkembangan bisnis. Adanya bukti tersebut akan membantu perusahaan dalam mengelola keuangan dengan lebih baik serta melakukan evaluasi pendapatan bisnis.