Istilah tender tentunya sudah tidak asing lagi bagi masyarakat, terutama untuk pelaku bisnis. Arti tender dapat disamakan dengan penawaran, dari pemilik proyek kepada pihak pelaksana pekerjaan. Tender adalah tahapan yang harus dilalui sebelum suatu proyek atau pekerjaan dilaksanakan.
Biasanya, pemilik proyek akan memberikan tender kepada beberapa perusahaan atau vendor yang ingin melaksanakan pekerjaan tersebut. Pemenang tender dipilih sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan pemberi proyek.
Pengertian tender selama ini lebih sering dikaitkan dengan proyek-proyek pembangunan, padahal sebenarnya banyak jenis pekerjaan yang lainnya. Tujuan tender yaitu untuk menyeleksi mana perusahaan yang bisa memenuhi kriteria dan dianggap mampu mengerjakan proyek tersebut.
Pengertian Tender Adalah
Lalu, apakah yang dimaksud dengan tender? Pengertian tender secara sederhana adalah penawaran. Sedangkan menurut apa yang tertulis dalam KBBI, tender adalah penawaran dalam hal harga, borongan pekerjaan atau proyek dan penyediaan barang.
Siapa saja yang melakukan tender? Jika mengacu pada pengertian menurut KBBI di atas, maka pengadaan tender harus melibatkan kedua belah pihak, yaitu perusahaan yang menawarkan pekerjaan dan pihak yang akan melaksanakannya.
Penawaran diberikan oleh pihak yang akan melaksanakan pekerjaan atau disebut vendor, kepada perusahaan pemilik proyek. Selanjutnya, perusahaan akan menyeleksi penawaran-penawaran yang masuk dan memilih mana yang sesuai dengan kriterianya.
Pengertian Tender dalam Peraturan Presiden Nomor 12/ 2021
Apa yang dimaksud dengan tender juga dituangkan dalam Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 12/2021. Menurut Perpres tersebut, tender diartikan sebagai metode pemilihan yang dilakukan untuk bisa memperoleh vendor atau penyedia barang ataupun pekerja konstruksi serta jasa-jasa lainnya.
Tujuan pengadaan tender menurut Perpres nomor 12/ 2021 adalah untuk menghasilkan barang maupun jasa secara tepat sesuai kualitas, biaya, alokasi waktu dan sebagainya. Tender juga berguna untuk meningkatkan produksi dalam negeri, peran serta UMKM dan lain-lain.
Syarat-Syarat untuk Mengikuti Tender
Perusahaan atau vendor yang ingin ikut tender tidak bisa sembarangan, karena ada persyaratan tertentu yang harus dipenuhinya. Setiap perusahaan vendor yang ingin ikut dalam tender, harus sudah memenuhi persyaratan berikut ini.
1. Memiliki Legalitas Perusahaan
Perusahaan yang ingin ikut serta dalam sebuah tender harus sudah mengantongi izin dari otoritas yang berwenang. Tanpa adanya izin maka perusahaan tersebut masuk kategori ilegal. Hanya perusahaan yang sudah legal dan sah secara hukum saja yang bisa ikut tender.
Legalitas perusahaan diperlukan supaya di kemudian hari tidak terjadi masalah pelanggaran hukum. Biasanya dokumen legalitas perusahaan yang akan dilihat dalam tender yaitu akta pendirian perusahaan, NPWP, SIUP dan sebagainya.
2. Memberikan Penawaran Sesuai Ketentuan
Syarat yang selanjutnya yaitu vendor harus memberikan penawaran sesuai apa yang menjadi ketentuan dari pihak penyelanggara. Untuk itu, sebaiknya vendor mencari informasi dan mempelajari kriteria apa saja yang diinginkan oleh perusahaan penyelenggara tender.
Vendor bisa mempelajari dulu ketentuan dan kriteria dari penyelenggara, baik dari sisi bisnis maupun hukum. Setelah itu, vendor dapat membuat penawaran yang tepat kepada penyelenggara sesuai dengan apa yang ditentukan.
Perlu diingat bahwa tender adalah kegiatan penawaran yang berhubungan dengan harga, alokasi waktu, durasi pekerjaan dan sebagainya yang sifatnya mengikat setelah terjadinya kesepakatan. Oleh sebab itu, wajib bagi vendor untuk memenuhi apa yang telah dituliskan dalam penawaran.
Vendor harus bertanggungjawab sepenuhnya dalam pelaksanaan pekerjaan, sesuai dengan apa yang disepakati dalam penawaran. Dalam hal ini, vendor dituntut untuk menjaga komitmen yang telah dibuatnya bersama perusahaan penyelenggara atau pemilik pekerjaan.
Tahapan-Tahapan dalam Tender
Sebelum tender dilakukan dan terjadi kesepakatan antara vendor dengan perusahaan penyelanggara, ada beberapa tahapan yang harus dilalui. Bagaimana tahapan tender yang dimaksud, simak penjelasannya berikut ini.
1. Undangan Tender
Tahap pertama biasanya pemilik pekerjaan atau perusahaan penyelenggara akan memberikan undangan kepada beberapa vendor. Pada umumnya, penyelenggara lebih sering mengirimkan undangan kepada vendor-vendor yang memang sudah biasa mengikuti tender.
Namun, tidak menutup kemungkinan juga perusahaan penyelenggara juga akan mengundang vendor-vendor baru maupun pihak lainnya untuk ikut dalam tender tersebut. Hal ini bertujuan agar perusahaan bisa mendapatkan lebih banyak pilihan vendor yang akan diseleksinya.
2. Penjelasan Tender
Selanjutnya, setelah mengirimkan undangan kepada vendor, para peserta tender akan diberikan penjelasan secara teknis dan terbuka mengenai semua hal terkait proyek tersebut. Vendor yang ingin bisa melanjutkan tahapan tender yang selanjutnya harus memenuhi syarat yang ditentukan.
Salah satu syarat mengikuti tender seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, bahwa vendor harus memiliki legalitas secara hukum. Syarat legalitas diantaranya akta notaris, NPWP, laporan keuangan selama tiga tahun terakhir, laporan pajak dan lain sebagainya.
3. Pengajuan Proposal Penawaran
Setelah mendapatkan penjelasan rinci dan terbuka oleh perusahaan penyelanggara, selanjutnya vendor akan membuat proposal penawaran untuk diajukan. Proposal penawaran yang diajukan ini sifatnya teknis dan memuat apa yang menjadi kriteria perusahaan.
Pada umumnya, proposal penawaran untuk proyek maupun pekerjaan yang nilainya dianggap kecil, tidak perlu mencantumkan harga. Sebaliknya, proposal penawaran untuk pekerjaan dan proyek bernilai besar mensyaratkan adanya harga atau biaya yang dicantumkan.
4. Undangan Presentasi Proposal Penawaran
Tahapan dalam pengadaan tender setelah pengajuan proposal adalah presentasi. Vendor harus melakukan presentasi atas proposal penawaran yang diberikannya kepada perusahaan penyelenggara.
Perusahaan penyelenggara akan melakukan seleksi pada seluruh proposal penawaran yang masuk, lalu mengirimkan undangan kepada vendor tersebut. Vendor yang dianggap memenuhi syarat diundang untuk melakukan presentasi atas penawaran yang diberikannya.
Yang perlu dicatat bahwa vendor yang berhasil masuk pada tahapan ini harus sudah menyertakan bank garansi, yang diterbitkan oleh perusahaan asuransi maupun bank. Fungsi bank garansi ini adalah untuk memberikan jaminan kepada perusahaan penyelanggara.
Jika vendor tidak mampu menyelesaikan pekerjaannya sesuai apa yang tertulis dalam penawaran, maka perusahaan pemberi proyek berhak untuk mencairkan dana pada bank tersebut. Uang tersebut dimaksudkan sebagai ganti rugi karena vendor tidak mampu menyelesaikan pekerjaannya.
5. Hasil Presentasi Diumumkan
Tender adalah penawaran yang diberikan vendor melalui proposal kepada pemberi pekerjaan. Proposal harus dipresentasikan di hadapan tim ahli dari pemilik proyek dan selanjutnya akan dinilai mana yang layak untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Setelah presentasi dilakukan, hasilnya akan diumumkan oleh penyelanggara sesuai jadwal yang ditentukan. Vendor yang dinyatakan lolos, selanjutnya akan diundang untuk tahapan auction oleh perusahaan penyelanggara.
6. Auction
Apa auction dalam tender itu? Auction adalah tahapan dimana vendor memberikan harga kepada pemilik pekerjaan. Pemenang tender akan dicari melalui pertimbangan harga yang paling sesuai dan solusi yang ditawarkan kalau ada masalah dalam pengerjaan proyek.
Pemenang dalam tahapan auction inilah yang selanjutnya ditunjuk oleh pemberi pekerjaan untuk melaksanakan proyek yang dimaksud. Setelah itu, vendor pemenang tender akan membuat perjanjian atau agreement dengan pemberi pekerjaan.
Tender adalah bagian penting yang harus dilakukan supaya perusahaan dapat memperoleh vendor dengan penawaran yang terbaik. Penawaran tersebut memcakup berbagai hal, seperti harga atau biaya, durasi pelaksanaan, alokasi waktu, solusi masalah dan sebagainya.