Dalam sebuah bisnis untuk bisa mencapai keuntungan tinggi juga harus didukung dengan berbagai komponen lain. Salah satu hal yang harus diperhatikan adalah pembukuan stok barang. Pembukuan masuk dan keluarnya stok barang sendiri sering dikenal dengan jurnal barang.
Di dalam pembukuan atau jurnal stok ini isinya mencakup semua catatan ketersediaan barang, baikbitu barang yang masuk, keluar, hingga ketersediaan barang beserta harganya. Pembukuan ini sangat penting perannya untuk dibuat. Hal ini karena barang atau stok punya sifat tidak tetap.
Tidak tetap dalam hal ini adalah berkaitan dengan barang yang bisa saja rusak, hilang, hingga habis. Agar tidak terjadi kerugian bisnis, maka jurnal stok ini harus dibuat baik secara manual maupun menggunakan bantuan aplikasi yang sudah canggih.
Fungsi Pembukuan Stok Barang
Seperti yang dikatakan di atas, pembuatan jurnal stok ini bukan tanpa alasan. Pembukuan atau jurnal ini punya peran yang sangat penting dalam berjalannya suatu bisnis. Diantara beberapa fungsi dibuatnya pembukuan atau jurnal stok ini adalah:
1. Mengecek Arus Penjualan
Dengan adanya buku stok barang, maka penjual akan lebih mudah mengetahui Nana jenis barang yang paling banyak terjual dalam kurun waktu tertentu. Selain itu barang yang kurang cepat terjual juga akan lebih diketahui.
Maka dengan adanya informasi tersebut, penjual jadi bisa memastikan arus penjualan barang tertentu. Lantas dengan hasil nilai penjualan yang berbeda, penjual jadi bisa menentukan penambahan stok atau tidak pada barang tertentu.
2. Sebagai Media Mencocokkan Jumlah Barang
Sebagaimana yang sudah disinggung di awal, sifat barang memang mudah atau rawan hilang atau bahkan rusak. Dengan adanya pembukuan stok ini, maka penjual dapat dengan mudah melakukan pencocokan jumlah barang yang ada di gudang dan di buku.
Jika terjadi ketidak sinkronan antara jumlah barang di buku dan di gudang, penjual jadi bisa lebih mudah mengidentifikasi barang kecanggihan tersebut
3. Menghindari Adanya Kecurangan
Dalam sebuah bisnis penjualan barang, tidak menutup kemungkinan adanya penyelewengan atau tindakan curing yang dilakukan oleh pihak internal maupun eksternal. Tak hanya karena pencarian barang, kecurangan juga bisa terjadi karena manipulasi data stok barang.
Untuk pembuatan jurnal stok ini sangat bermanfaat untuk mengetahui adanya tindakan curang terhadap stok barang. Dengan begitu kecurangan dapat diminimalisir atau bahkan dihindari dengan baik.
4. Catatan Pergerakan Stok
Diantara fungsi-fungsi pembukuan stok, fungsi catatan pergerakan stok adalah yang paling mendasar. Dengan dajya buku stok, penjual dapat mengetahui mana barang yang masuk, keluar dan barang yang tersedia.
Selain itu, barang yang kemungkinan direturn oleh pembeli juga akan terlihat lebih mudah. Penjual biasanya mempertimbangkan untuk pembelian stok barang secara berkala melalui fungsi jurnal stok ini.
5. Pengendalian Arus Stok Barang
Buku atau jurnal stok barang secara umum akan sangat membantu pihak penjual untuk mengontrol barang yang keluar maupun masuk dengan alasan tertentu.
Misalnya dalam suatu kasus terjadi kelangkaan barang A, maka penjual bisa dengan mudah mengendalikan jumlah barang A yang harus dijual dari gudang.
Begitu pula dengan barang masuk, saat stok barang B terlalu banyak di gudang dan penjualannya tidak terlalu banyak, maka penjual bisa berhenti menambah stok masuk untuk sementara.
6. Menentukan Harga Barang Berdasarkan Modal
Saat membuat pembukuan stok, biasanya dicantumkan harga modal yang dikeluarkan untuk pembelian stok tersebut di toko tertentu. Dengan adanya catatan harga modal tersebut, penjual dapat dengan mudah menghitung rata-rata harga yang harus diberikan pada barang tersebut.
Dengan begitu kesalahan dalam memberikan harga pada pembeli pun dapat dihindari dengan baik.
7. Menjadi Pertimbangan Pengambilan Keputusan
Adanya buku atau jurnal stok barang pada suatu perusahaan, bisa menjadi salah satu faktor yang sangat berperan dalam pengambilan keputusan.
Saat mengetahui stok barang beserta kondisinya, maka penjual bisa menentukan tindakan bisnis selanjutnya agar penjualan tetap berjalan dengan baik.
Untuk sangat penting untuk memperhatikan kevalidan data buku stok yang dibuat sehingga keputusan yang diambil pun tidak merugikan pihak manapun.
Tahapan Membuat Pembukuan Stok
Buku atau jurnal stok tidak bisa dibuat secara sembarangan atau tanpa aturan. Hal ini karena dalam buku stok harus bisa memudahkan pembaca dalam mengambil berbagai keputusan terkait stok barang tersebut.
Tahap Awal
Untuk itu bagi Anda yang mungkin masih awam, berikut di bawah ini tahapan membuat buku stok barang yang bisa dicoba:
- Mula-mula lakukan perhitungan manual terhadap stok yang ada di gudang bersama dengan tim. Pastikan untuk menutup sementara adanya proses masuk dan keluar barang agar perhitungan bisa lebih mudah dilakukan dan hasil perolehan bisa lebih tepat.
Kegiatan menghitung stok barang seperti ini biasa dikenal dengan istilah stock opname.
- Selanjutnya lakukan pemisahan antara barang yang masih layak dan barang yang sudah rusak. Barang yang sudah rusak atau tak layak pakai tidak perlu dimasukkan ke daftar wajib inventaris dalam pembukuan stok.
- Setelah barang-barang yang rusak dipisahkan, maka tinggal barang-barang yang masih layak pakai. Dari barang yang masih layak pakai ini, tentu terdapat barang-barang yang punya masa pakai atau masa kadaluarsa yang berbeda-beda.
Pemisahan Barang Kadaluarsa
Agar tidak terjadi pembuangan modal bahan baku atau produk, maka barang-barang yang punya masa kadaluarsa paling dekat harus dipisahkan. Kemudian barang dengan kadaluarsa paling dekat tersebut bisa lebih dulu dijual.
- Jangan lupa, proses pemisahan barang rusak, masa kadaluarsa paling dekat, hingga barang-barang yang masih baru dan layak pakai masing-masing harus dihitung jumlahnya dan dicatat dalam jurnal stok. Berikan deskripsi atau keterangan pada kondisi barang tersebut.
- Tandai barang-barang yang sudah dipisahkan berdasarkan kondisinya tadi, menggunakan kode-kode yang tertentu agar mudah diidentifikasi sebelum dijual kembali. Pemberian kode pada barang bisa disesuaikan juga dengan kode pada buku stok.
- Buatlah lembar kerja baru yang isinya adalah laporan berdasarkan kegiatan yang sudah dilakukan dilakukan sebelumnya terkait stok barang. Misalnya dalam hal ini lembar kerjanya diberi nama stok barang masuk dan keluar.
Isi Laporan Stok
Adapun isi dari lembar kerja atau buku stok ini nantinya harus sudah mencakup semua hasil kondisi barang yang dilakukan sebelumnya, baik itu barang yang rusak, barang yang harus dijual dulu karena kadaluarsanya dekat, hingga barang yang masih sangat baru.
- Gunakan aplikasi agar lebih mudah dalam pembuatan pembukuan stok Meskipun dapat dilakukan dengan manual, namun penggunaan aplikasi akan jauh lebih mudah.
Adapun aplikasi yang biasanya dipakai dalam pembuatan buku stok ini adalah seoeeti Ms Excel, inventory application, dan lain sebagainya. Laporan buku stok yang terbaru inilah nantinya yang akan dipakai sebagai acuan pengambilan keputusan.
Pembuatan pembukuan stok memang harus dilakukan secara tepat agar hasil yang terlihat adakah valid. Untuk itu terkadang perusahaan harus merekrut karyawan khusus yang bisa menangani pembukuan dengan baik dan benar. Hal ini juga dimaksudkan agar ketika terjadi kesalahan, lebih mudah ditangani.