Di dunia bisnis, setiap transaksi jual beli harus disertai dengan bukti. Tujuannya adalah untuk menghindari terjadinya penipuan sekaligus membantu pencatatan laporan keuangan. Nah, nota kontan adalah bukti transaksi yang diberikan penjual kepada pembeli secara langsung.
Nota umumnya dalam bentuk kertas yang didalamnya terdapat tabel untuk diisi nama penjual, pembeli, jenis transaksi, tanggal transaksi, hingga tanda tangan. Dulu, nota hanya dibuat dalam bentuk fisik yang diserahkan secara langsung ke pembeli, namun hal tersebut berubah seiring perkembangan teknologi.
Kini, nota bisa dibuat dalam bentuk file dengan melampirkan tanda tangan online. Nota jenis ini seringkali digunakan saat berbelanja online, baik di marketplace maupun platform sosial media lainnya. Nota sangat penting bagi penjual dan pembeli untuk menjamin transaksi dilakukan secara sah.
Nota Kontan Adalah?
Nota kontan didefinisikan sebagai sebuah bukti transaksi pembayaran yang diberikan oleh penjual kepada pembeli. Dalam hal ini, nota tersebut diberikan kepada pembeli yang telah menyelesaikan pembayaran secara lunas tanpa harus menunggu waktu jatuh tempo.
Jika nota kontan sudah diberikan, maka tidak ada lagi utang piutang yang tersisa dalam kedua belah pihak. Sama halnya dengan nota-nota lainnya, nota kontan juga harus dibuat rangkap 2 atau lebih dan masing-masing disimpan oleh pemilik usaha (penjual) dan pembeli.
Dalam pembuatan laporan keuangan, nota kontan juga dibutuhkan untuk mencatat produk yang sudah terjual beserta harganya. Namun, pemilik usaha harus memastikan bahwa semua transaksi yang tercatat di nota kontan bisa dilacak dengan benar demi membuat laporan yang akurat.
Sementara itu, pembeli memanfaatkan nota kontan sebagai bukti transaksi resmi atas pembelian suatu produk yang telah dilakukan. Bukti transaksi tersebut dapat digunakan untuk melakukan pengembalian uang jika terjadi masalah pada produk yang telah dibeli, seperti rusak, patah, robek, dan lain-lain.
Fungsi Nota Kontan
Dalam bisnis, penggunaan nota kontan tergolong cukup penting. Bukti transaksi ini dibuat setiap kali pelanggan membeli suatu produk dan melakukan pelunasan. Selain itu, nota kontan juga memiliki beberapa fungsi yang wajib untuk diketahui seperti yang dijelaskan pada uraian berikut ini.
1. Penyimpanan Informasi
Seperti yang diketahui bahwa nota kontan berisi informasi penting terkait dengan transaksi. Misalnya, informasi tentang produk yang telah dijual, kuantitas atau jumlah, hingga jenis produk. Jadi, saat pembeli maupun penjual membutuhkan informasi terkait transaksinya, bisa melihat nota kontan.
Saat ini, nota kontan sudah bersifat fleksibel, yaitu bisa dibayar secara tunai (cash) maupun metode transfer. Anda bisa memilih sistem pembayaran yang diinginkan selama jumlah yang dibayarkan sesuai dengan harga produk. Jika penjual sudah menerima dana, maka ia akan langsung membuat nota.
2. Alat Bukti Transaksi
Nota kontan menjadi alat bukti transaksi yang penting bagi penjual dan juga pembeli. Nota ini bersifat sah karena dibuat secara resmi oleh suatu badan usaha atau pemilik bisnis yang bersangkutan. Jika di kemudian hari salah satu pihak mengajukan komplain atas transaksi, bisa melihat nota yang ada.
Hal inilah yang menyebabkan pembuatan nota harus dirangkap dua atau lebih. Tujuannya adalah untuk menghindari terjadinya masalah yang berpotensi merugikan salah satu pihak. Bahkan, jika terjadi kekeliruan setelah penerimaan barang, nota menjadi bukti yang kuat untuk melakukan klaim garansi.
3. Dokumen Pengecekan
Bagi penjual, nota kontan sangat membantu untuk mengecek stok produk yang masih tersisa. Jadi, tidak perlu melakukan perhitungan barang di gudang kembali, cukup mengurangi total produk dengan yang sudah terjual dalam kurang waktu tertentu.
Misalnya, perusahaan Anda menjual sepatu dengan total stok adalah 1.000 pasang. Lalu, hari ini jumlah sepatu yang laku berdasarkan catatan yang ada di nota kontan adalah 234 pasang. Jadi, jumlah stok sepatu yang tersisa di gudang dan belum terjual adalah 1.000 – 234 = 766 pasang.
Selain stok, penjual juga akan lebih mudah untuk menghitung pemasukan berdasarkan hasil penjualan yang ada. Di setiap nota kontan, terdapat total harga yang dibayar pembeli. Nah, penjual bisa menghitung pemasukannya dengan cara menjumlahkan total harga di setiap nota yang ada.
Komponen Nota Kontan
Di dalam nota kontan, terdapat beberapa komponen penting. Komponen-komponen ini akan membuat transaksi yang telah dilakukan bisa dicatat serta dilaporkan dengan benar. Adapun komponen yang dimaksud dalam nota dengan transaksi lunas tersebut diantaranya sebagai berikut.
1. Tanggal
Setiap nota kontan yang dibuat oleh suatu bisnis harus mencantumkan tanggal transaksi. Tujuannya adalah untuk memberikan keterangan waktu yang jelas terkait kegiatan jual beli yang telah dilakukan. Selain itu, juga akan memudahkan pencatatan laporan keuangan dan mudah untuk dilacak.
2. Deskripsi
Komponen selanjutnya untuk nota kontan adalah deskripsi. Komponen ini merupakan catatan tentang tujuan transaksi, jenis produk, harga, kuantitas, serta total yang dibayar. Penulisan deskripsi harus dilakukan dengan jelas demi menghindari kesalahan informasi yang berpengaruh pada transaksi.
3. Nominal Transaksi
Seperti namanya, nominal transaksi adalah besaran harga yang harus dibayar oleh pembeli atas produk atau jasa yang diterima. Nominal ini harus sesuai dengan jumlah akan telah dibayar, tidak boleh lebih maupun kurang. Jika terjadi demikian, maka nota kontan tersebut tidak sah dan harus diubah.
4. Nama Penjual dan Pembeli
Dalam membuat nota, penjual harus mencantumkan namanya dengan jelas serta nama pembeli. Nama yang dimaksud dalam hal ini adalah pihak yang memberikan barang serta menerima barang. Jika transaksi tersebut dalam sebuah badan usaha, maka tuliskan nama PT dan pemberi barang.
5. Tanda Tangan
Nota kontan termasuk dalam bukti transaksi yang sah karena harus melampirkan tanda tangan serta cap atau stempel dari badan usaha. Pihak yang bertanda tangan adalah orang yang bertanggung jawab atas transaksi yang sudah dilakukan dan menjamin akurasi atas penulisan nota tersebut.
6. Kode Unik
Beberapa nota kontan yang dibuat secara digital kini sudah dilengkapi dengan kode unik. Kode tersebut berfungsi untuk memudahkan perusahaan untuk melakukan pelacakan transaksi. Kode unik akan dibuat berbeda setiap transaksi sehingga tidak akan tertukar dengan transaksi lainnya.
Contoh Nota Kontan
Bagi Anda yang pernah melakukan transaksi jual beli, tentu tidak asing lagi dengan keberadaan nota kontan. Nota ini biasanya dalam bentuk kertas tipis satu lembar atau lebih yang diberikan setelah Anda menyelesaikan pembayaran produk atau jasa yang sudah diterima dengan baik.
Untuk membuat nota kontan sebenarnya cukup mudah karena bisa mengikuti beberapa contoh yang ada di internet. Namun, bagi yang tidak ingin pusing atau masih bingung untuk membuat, bisa membeli langsung di toko. Berikut ini contoh nota kontan yang sering digunakan pemilik usaha.
Nota kontan adalah bukti yang diterima pembeli dari penjual setelah membayar produk secara lunas. Bukti ini memberikan jaminan bagi kedua belah pihak bahwa transaksi yang telah dilakukan adalah resmi dan bisa dipertanggungjawabkan.