Jika Anda merupakan fresh graduated yang saat ini sedang hunting lowongan kerja, maka job description akan menjadi salah satu istilah yang paling sering Anda lihat. Jika dialih bahasa ke Indonesia, maka istilah tadi akan menjadi “uraian tugas”, dan dalam versi aslinya biasa disingkat dengan job desc.
Biasanya, job desc selalu tercantum pada perusahaan-perusahaan besar, tapi tidak pada lowongan di toko-toko kecil. Saat sedang mencari lowongan pekerjaan, job desc menjadi salah satu bagian paling penting yang perlu Anda perhatikan lho.
Sebab, disinilah tempat dari daftar tugas-tugas terkait dengan posisi yang Anda lamar pada perusahaan yang bersangkutan. Anda bisa mempertimbankan apakah tugas-tugas yang dimaksud sesuai dengan skill dan kompetensi Anda atau tidak. Agar lebih jelas, Anda bisa cek penjelasan selengkapnya di bawah ini.
Definisi Umum
Job description artinya dalam Bahasa Indonesia adalah gambaran tugas-tugas dalam bentuk tertulis / teks dan biasanya dengan ciri khas berupa list. Jadi, pada bagian job desc akan tercantum daftar dari tanggung jawab / tugas yang nantinya harus diemban oleh Anda jika Anda memang diterima saat melamar.
Jika pada lowongan pekerjaan, bagian job desc biasanya tidak begitu detail / spesifik, berbeda dengan uraian tugas ketika Anda sudah menempati posisi yang dimaksud.
Pada jenis uraian tugas kedua ini, biasanya akan tercantum juga lokasi kerja, kondisi kerja, dan kadang juga ada resiko dari tugas yang dimaksud. Adapun hal-hal tercantum pada job desc ini berasal dari analisis pekerjaan yang sebelumnya sudah dilakukan oleh perusahaan.
Sederhananya, bagian ini akan memberikan Anda gambaran tentang tugas dan tanggung jawab, bagaimana untuk melakukannya, dan pada kondisi seperti apa Anda akan melakukannya.
Fungsi Job Description
Rincian job desc yang ada di perusahaan tadi biasanya akan digunakan oleh HRD atau pihak terkait yang bertugas menyusun iklan lowongan pekerjaan. Tapi selain ini, masih ada sederet fungsi lain dari job description karyawan seperti di bawah ini:
- Menarik perhatian para calon pelamar.
- Memberikan gambaran tugas, tanggung jawab, dan berbagai hal lain yang harus dimiliki oleh pelamar yang ingin menempati posisi yang dimaksud pada iklan lowongan pekerjaan.
- Menjadi benchmark untuk proses pelatihan karyawan baru serta untuk mengembangkan skill dan kompetensi.
- Membantu perusahaan agar lebih mudah dalam menemukan kandidat / pelamar sesuai dengan kriteria yang memang dibutuhkan. Bisa dibilang bahwa proses penyaringan / seleksi akan lebih mudah dan tidak terlalu panjang.
- Menjadi salah satu dasar perjanjian kerja antar orang yang melamar dengan perusahaan.
Cara Membuat Job Description Perusahaan
Jika dalam hal ini Anda adalah seseorang yang ditugaskan untuk membuat iklan lowongan, maka Anda perlu tahu cara yang benar dalam membuat job desc tadi. Anda tidak harus membuatnya sangat detail karena akan membuat kalimat menjadi panjang.
Dampaknya adalah bisa membuat bingung orang yang membaca, terutama bagi fresh graduate, dan kalimat yang terlalu panjang juga cenderung membuat bosan. Nah, cek cara di bawah ini agar Anda bisa membuat job desc secara benar dan terhindar dari omelan atasan:
1. Analisis Pekerjaan
Agar tugas ini lebih mudah untuk dilakukan, pertama Anda perlu melakukan analisis terlebih dulu terhadap jenis pekerjaan atau posisi yang akan diiklankan dalam lowongan.
Anda bisa mencari informasinya dari internet, dan jika ingin lebih akurat maka bisa langsung bertanya kepada teman satu kantor yang memang paham.
2. Pahami Apa yang Harus Disertakan
Saat membuat deskripsi job, ada beberapa hal yang perlu Anda lampirkan, seperti:
- Nama pekerjaan (job title): bagian ini harus dibuat spesifik.
- Job profile/summary: berisi tentang tugas dan tanggung jawab dari posisi yang dimaksud, yang harus dibuat secara singkat / jangan bertele-tele agar mudah dipahami oleh calon pelamar.
- Responsibilities dan requirement: pada bagian ini, Anda harus mencantumkan secara lebih spesifik lagi terkait tugas dan tanggung jawab atau bisa juga ditambahkan kriteria untuk calon pelamar. Tulis bagian ini dalam bentuk poin yang jelas, ringkas, dan terukur.
- Kualifikasi pengalaman dan pendidikan: jika job description yang dimaksud adalah untuk dipajang pada ruangan masing-masing SDM, tentu bagian ini tidak perlu dicantumkan lagi. Tapi beda cerita jika untuk iklan lowongan pekerjaan.
- Soft dan hard skill: berisi daftar keahlian dan kemampuan yang perlu dimiliki oleh pelamar agar bisa melamar untuk posisi yang dimaksud. Keterampilan ini bisa secara interpersonal atau pun teknis, seperti kemampuan mengoperasikan mesin, keterampilan manajemen waktu, kemampuan komunikasi, dsb.
- About us: bagian ini berisi gambaran secara umum tentang seperti apa perusahaan. Anda harus membuat kalimat yang bisa mencerminkan brand employer perusahaan Anda, misalnya dengan menyebutkan lingkungan kerja, fasilitas karyawan, prinsip perusahaan, atau nilai dan budaya.
Contoh Job Description pada Lowongan Pekerjaan
1. Contoh Job Desc Sales
Posisi : Eksekutif Sales (posisi permanen setelah masa training 4 bulan)
Penempatan : Kantor cabang Bekasi (Jalan Cikunir Raya No.1 Gd Perkantoran Lt Dasar)
Departemen : Sales
Tugas umum : Mempertahankan kepuasan pelanggan dan menaikkan angka penjualan per bulan
Tanggung Jawab:
- Mendatangi target market untuk mendapat pelanggan baru.
- Memberi penjelasan terkait detail agreement dan close sales.
- Melakukan negosiasi dan mempengaruhi target market agar melakukan pembelian produk.
- Mengumpulkan informasi pelanggan dan pasar terkini, sekaligus memberi feedback pembelian.
- Menjadi wakil kantor saat ada acara pameran atau demo produk.
- Melakukan identifikasi pada area baru yang berpeluang untuk mendapat pelanggan potensial.
- Meninjau hasil kinerja bulanan.
- Menjual produk sesuai target bulanan.
Lingkup Kewenangan : Bertanggung jawab terhadap target perorangan dan tim.
Report Line : Manajer departemen sales dan ketua tim masing-masing.
Informasi Lain :
- Jujur dan ulet
- Mampu bekerja dalam tekanan / target bulanan
- Bekerja dalam tim
- Mobile working
- Minimal D3 semua jurusan
- Usia minimal 20 tahun, maksimal 35 tahun.
2. Contoh Job Description Marketing
Identitas Jabatan:
- Posisi : Sales jasa
- Bidang / departemen : Marketing
- Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Barang & Jasa
- Atasan langsung : Supervisor jasa
Syarat:
- Pendidikan minimal SMA/sederajat (diutamakan D3)
- Pengalaman kerja di bidang marketing minimal 1 tahun
- Memiliki selling skills
Kompetensi (Keterampilan & Aspek Pribadi):
- Percaya diri
- Memiliki skill komunikasi yang bagus
- Dapat bekerja dalam tim
- Memiliki skill problem solving
- Manajemen waktu
- Inisiatif
3. Contoh Job Description Sederhana untuk Posisi Direktur Utama
PT Bunga Citra adalah perusahaan terkemuka di bidang fashion, yang saat ini sedang membuka lowongan untuk posisi Direktur Utama dengan rincian job desc seperti berikut:
Tugas & Tanggung Jawab:
- Memimpin perusahaan agar mencapai tujuan jangka pendek dan panjang.
- Melaksanakan dan mengembangkan strategi perusahaan agar terus tumbuh.
- Menjalankan perusahaan sesuai undang-undang yang berlaku di Indonesia.
- Menjaga hubungan baik dengan investor dan mitra perusahaan atau pihak lain yang memangku kepentingan.
Kualifikasi:
- Pendidikan minimal S1
- Pengalaman sebagai eksekutif senior atau CEO minimal 3 tahun
- Paham funia fashion dan pasarnya
- Memiliki keahlian untuk menumbuhkan bisnis
- Memiliki koneksi yang luas
- Mampu menjadi leader, mengambil keputusan, problem solving, dan mengelola tim eksekutif.
Benefit:
- Tunjangan sebagai CEO
- Lingkungan kerja dinamis dan kolaboratif
- Peluang mengembangkan karir
- Bonus / insentif
- Tunjangan kesehatan
- Fasilitas kesejahteraan karyawan
- Program pensiun
Kesimpulannya, job description adalah uraian tugas dan tanggung jawab terkait posisi tertentu di sebuah tempat kerja tertentu yang biasanya dicantumkan oleh pihak HRD saat membuat iklan lowongan pekerjaan.