Bagi yang sudah memasuki dunia bisnis, tentu sudah tidak asing dengan yang namanya invoice tagihan. Bukti ini merupakan dokumen penting dari penjual ke pembeli. Simak beberapa contoh invoice tagihan dan penjelasannya dengan lengkap.
Adanya lembar invoice ini memuat informasi faktur yang menyatakan tagihan yang dibuat oleh penjual. Biasanya, di dalamnya memuat daftar produk disertai dengan kuantitas sampai dengan nominal harga jual barang tersebut. Fungsinya diperlukan untuk bukti transaksi.
Jenis Invoice Pembayaran
Sebelum Anda mengetahui contoh invoice tagihan, akan dijelaskan terlebih dahulu jenis dari invoice pembayaran. Pasalnya, bukti pembayaran ini memiliki bentuk dan format yang berbeda sehingga perlu dipahami jenisnya, yaitu sebagai berikut:
1. Invoice Biasa
Jenis invoice ini memiliki bentuk yang sederhana dan paling umum digunakan bagi transaksi yang bersifat sederhana. Di dalam invoice ini akan dicantumkan beberapa informasi yang biasa kita ketahui.
Contohnya adalah keterangan tentang penjual tersebut, pembeli, nama produk, jumlah, dan harga dari tiap produknya. Selanjutnya di akhir akan ditulis harga total dari produk yang perlu dibayarkan oleh konsumen. Jenis invoice ini banyak dipilih di toko-toko atau supermarket ketika ingin membeli produk dan melakukan proses pembayarannya di kasir.
2. Invoice Proforma
Jenis invoice berikutnya adalah proforma yang merupakan tagihan dengan sifat sementara. Invoice ini hanya digunakan sebagai faktur pengganti. Invoice ini biasa dibuat ketika produk pesanan dari pelanggan dikirimkan dengan cara dicicil.
Jadi, proforma invoice merupakan bukti pembayaran yang dipakai sementara sampai barang tersebut dikirim semua kepada konsumen. Penerapan dari invoice proforma ini biasa dipakai untuk perusahaan jenis manufaktur dan distributor.
Karena dari perusahaan ini yang biasanya mengantarkan barang dengan cara bertahap karena banyaknya produk yang dipesan oleh pembeli. Untuk mencegah adanya kekeliruan dan pencatatan tagihan ini, maka munculnya invoice proforma.
3. Invoice Konsuler
Berikutnya adalah invoice konsuler yang termasuk dalam faktur bersifat khusus. Biasanya, faktur tersebut digunakan untuk penjual atau pebisnis yang memasarkan produknya secara global atau sampai ke luar negeri.
Di dalam kegiatan jual beli ini tersedia ekspor impor sehingga perlu membuat invoice konsuler agar lebih mendukung bukti transaksi. Invoice konsuler ini membutuhkan perizinan dari yang bersangkutan agar bukti tagihan ini bisa disebut sah.
Adapun pihak yang perlu menyetujuinya adalah pihak yang menjadi perwakilan negara seperti kantor konsulat.
Cara Membuat Invoice
Jika Anda ingin membuat invoice maka perlu melakukan beberapa hal agar invoice yang dibuat tersusun dengan rapi dan sesuai dengan ketentuan umum. Jadi, faktur yang dibuat untuk diserahkan ke pembeli bisa dengan jelas tertulis informasi produk dan dapat dijadikan sebagai bukti sah. Adapun langkah membuatnya adalah sebagai berikut:
1. Berikan Keterangan Perusahaan
Anda perlu mencantumkan informasi dari perusahaan selalu yang menawarkan dan memiliki produk tersebut. Tuliskan nama dan alamat perusahaan. Tambahkan juga informasi kontak perusahaan seperti nomor telepon, email, dan kontak lainnya.
2. Tentukan Nomor Invoice dan Cantumkan Tanggal
Jika sudah, tentukan nomor invoice yang dibuat berdasarkan tanggal pembuatan dari bukti tagihan tersebut. Hal ini untuk meyakinkan jika sewaktu-waktu terjadi kesalahan produk dan perlu dikoreksi.
Penting diketahui bahwa nomor invoice ini harus unik agar memudahkan dalam pelacakan dan bisa membedakan dengan pembelian lainnya.
3. Informasi Pelanggan
Selain informasi perusahaan, informasi dari pelanggan juga diperlukan. Contohnya mulai dari nama pelanggan, alamat, nomor HP, email, dsb. Pastikan mencantumkan informasi tersebut dengan lengkap dan jangan sampai ada kesalahan.
4. Jenis dan Penjelasannya
Berikutnya perlu dijelaskan rincia jenis jasa atau produk yang diberikan. Jika perlu, tambahkan juga deskripsi singkat tentang produk tersebut.
Adapun informasi yang perlu dicantumkan seperti nama produk, jumlah pesanan, harga satuan, total harga, diskon sampai ppn jika ada.
5. Tentukan Harga
Apabila sudah dicantumkan, maka berikan harga dari produk tersebut sesuai dengan jumlah pesanan yang diberikan. Contohnya jika membeli produk sebanyak dua satuan dengan jenis yang sama. Maka, Anda perlu mengkalikannya dengan harga satuan tersebut agar mendapatkan total harganya.
6. Harga Terbilang
Jangan lupa juga untuk mencantumkan harga terbilang di invoice tagihannya. Hal ini diperlukan untuk memudahkan pembeli mengetahui berapa jumlah yang harus dibayarkan
7. Informasi Pembayaran
Selanjutnya, cantumkan juga metode pembayaran dari transaksi yang dilakukan antara pembeli dan penjua. Berikan juga informasi pembayaran lain secara lengkap seperti jumlah yang perlu dibayar, tenggat waktu, sampai rekening bank yang digunakan.
8. Tambahan Catatan
Informasi ini bisa Anda tambahkan untuk memberikan catatan penting. Contohnya seperti keterangan tentang jasa yang diperlukan atau perjanjian tertentu yang ditawarkan kepada pelanggan.
9. Ada Review dan Kirim Faktur
Terakhir, adalah perlu melakukan review atau melihat ulang data invoice tagihan ini sebelum Anda mencetaknya. Cek kembali informasi apa yang tercantum di dalamnya dan apakah datanya sudah benar.
Apabila sudah, Anda bisa mencetaknya atau memberikan kepada pembeli tersebut lewat email atau pos.
Contoh Invoice Tagihan
Jika Anda memiliki bisnis, maka perlu memperhatikan cara membuat invoice yang benar. Alasannya karena dalam membuat transaksi jual beli perlu adanya invoice yang dikirimkan ke konsumen sebagai bukti bahwa produk yang diberikan sesuai dan pembayaran yang dilakukan sudah tepat.
1. Ketentuan Invoice Tagihan
Invoice tagihan biasanya dikirimkan oleh penjual ke pembeli yang membeli barang tanpa hutang dengan waktu yang sudah ditentukan.
Selanjutnya, penjual akan mengirimkan invoice tagihan ini yang berisi tenggat waktu untuk pelunasan pembayaran yang diperlukan. Dalam membuatnya, formatnya berbentuk lembar tagihan dengan kop surat.
Adapun tujuan pengiriman invoice ini yaitu pengingat untuk para pelanggan agar melunasi pembayaran. Dalam membuat invoice ini, terdiri dari 3 bagian, yaitu awal, isi, dan akhiran. Format ini yang perlu dipahami dengan baik.
Ketentuan lainnya yaitu hampir sama dengan invoice lainnya yaitu membutuhkan keterangan nama perusahaan, nama pembeli, serta ada tambahan waktu penagihan.
Selain itu, ada juga informasi lainnya seperti jumlah tagihan dan rekening tujuan atau penyedia produk atau jasa agar memudahkan dalam melakukan pembayaran.
2. Contoh Invoice Tagihan
Jika sudah memahami cara membuat invoice dan ketentuan yang harus ada di dalam invoice ini, Anda perlu mengetahui contoh invoicenya dengan baik agar tidak salah dalam membuatnya.
Contoh sederhana dari invoice tagihan ini adalah sebagai berikut:
Faktur Tagihan
PT Mawar Indah Sentosa
Jl. Mulyorejo No.191
Surabaya, Jawa Timur
Telepon (021) 47847
Email. [email protected]
Pembeli: Mawar Indah Sentosa, PT
Nama: Wenny N.y
Alamat: Jl. Veteran Gang 3 No.5 Pademawu 321010 Indonesia
| Deskripsi | Total | |
| Perbaikan Komputer | Rp 1.500.000 | |
| Penggantian RAM dan Komponen CPU | Rp 3.000.000 | |
| Transaksi Pembayaran
Dilakukan melalui rekening: Bank Mandiri: 424824792 Bank BNI: 87474 a.n: PT Mawar Indah Sentosa |
Sub Total | Rp 4.500.000 |
| Pph | Rp 0 | |
| PPN | Rp 0 | |
| Grand Total | Rp. 4.500.000 | |
Dari contoh invoice tagihan di atas, ini akan memudahkan pembeli untuk mengetahui berapa biaya yang perlu dibayarkan untuk menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan.