Bagi anak sekolah maupun karyawan perusahaan dan pegawai, absen sering dianggap sebagai kehadiran. Padahal, sebenarnya arti kata absen justru sebaliknya, yaitu tidak hadir. Absen adalah saat dimana siswa ataupun karyawan dan pegawai tidak hadir pada hari itu.
Arti absen tersebut mungkin memang berkebalikan dari apa yang dipahami orang selama ini. Dalam keseharian, kata absen diartikan sebagai kehadiran atau kedatangan. Sementara KBBI memberikan definisi kata absen yang sebaliknya dari apa yang dipahami orang.
Kekeliruan dalam memahami arti kata absen sangat mungkin disebabkan karena adanya kerancuan dengan istilah absensi. Perlu diketahui bahwa absen dan absensi merupakan dua kata dengan arti yang berbeda.
Arti Absen Adalah
Pengertian absen yang tercantum dalam KBBI sangat berbeda dengan apa yang dipahami oleh sebagian besar masyarakat. Arti absen dalam KBBI adalah tidak hadir, tidak datang ataupun tidak ada. Kata absen disesuaikan dengan konteksnya, misalnya siswa absen artinya tidak hadir di kelas.
Begitu juga bagi karyawan yang absen artinya dia tidak datang ke kantor pada hari itu. Absen dalam acara seminar berarti tidak datang pada acara tersebut dan sebagainya. Kata absen berkebalikan dengan absensi atau presensi, yang dalam KBBI diartikan sebagai kehadiran.
Jenis-Jenis Absen
Absen yang berarti ketidakhadiran digunakan di lingkungan sekolah, instansi, perusahaan swasta, seminar dan sebagainya. Supaya bisa mengetahui siapa saja yang absen atau tidak hadir, dilakukan pencatatan. Cara yang digunakan untuk mencatat ketidakhadiran seseorang ada beberapa macam.
Cara mencatat absen dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa metode, yaitu :
1. Cara Manual
Cara pencatatan absen dengan metode manual ini masih berlaku di sekolah-sekolah dan kampus. Guru atau dosen akan mendata siapa saja yang tidak hadir pada hari itu dengan menggunakan lembar absensi.
Guru maupun dosen memanggil satu persatu nama peserta didiknya lalu menuliskannya dibuku atau lembar absensi. Pengisian lembar absensi juga dilakukan secara manual, biasanya dengan memberikan tanda centang (√) pada nama yang hadir dan tanda strip ( – ) bagi yang tidak datang.
Ada juga cara absen manual dimana siswa, mahasiswa atau karyawan melakukan tanda tangan pada kolom sesuai harinya. Meskipun sudah jarang, tapi cara absen manual juga masih digunakan di beberapa perusahaan.
Kelebihan absen manual yaitu lebih hemat dan ekonomis, karena tidak memerlukan sistem canggih. Absen manual hanya membutuhkan buku atau lembar absensi saja, yang terhitung masih murah harganya dibandingkan cara lainnya.
2. Dengan Kartu Magnetik
Absen adalah ketidakhadiran, jadi harus dicatat dengan benar agar datanya valid. Sayangnya, pencatatan secara manual memiliki banyak kelemahan, diantaranya bisa dipalsukan dengan mudah. Seseorang dapat menitipkan absensi kepada orang lain meskipun dia tidak hadir.
Cara absen manual dengan kekurangan seperti itu tentunya bisa merugikan bagi perusahaan, terutama terkait dengan penggajian karyawan. Karena itu, saat ini sudah banyak perusahaan yang beralih ke metode yang lebih canggih yaitu menggunakan kartu magnetik.
Caranya sangat mudah, tinggal menempelkan ataupun menggesek ID card karyawan yang didalamnya sudah menggunakan chip magnetik. Setelah digesekkan pada mesin, maka identitas karyawan dapat dibaca dan langsung masuk ke database perusahaan.
Cara absen dengan kartu magnetik lebih valid, karena setiap karyawan akan membawa ID card masing-masing, meskipun masih bisa juga menitipkannya kepada teman yang lain. Kartu absensi magnetik ini biasanya juga difungsikan sebagai kartu identitas karyawan.
3. Fingerprint atau Sidik Jari
Absensi kehadiran dengan cara manual maupun menggunakan kartu magnetik masih memiliki celah untuk kecurangan. Namun, kecurangan seperti itu dapat diatasi dengan sistem absen menggunakan sidik jari atau fingerprint.
Setiap karyawan akan direkam sidik jarinya dan datanya disimpan dalam database mesin yang terhubung dengan komputer. Setiap hari sebelum masuk kantor, karyawan harus melakukan absensi dengan cara menempelkan jari yang telah direkam pada mesin.
Secara otomatis mesin akan mencatat rekaman sidik jari tersebut dan mencatatnya sebagai kehadiran di database. Pada saat diperlukan, misalnya untuk payroll, bagian HRD tinggal membuka database saja maka rekaman absensi sudah tersaji lengkap dengan nama dan jam.
4. Menggunakan Website
Absen adalah ketidakhadiran yang pencatatannya seharusnya tidak dibatasi oleh tempat, terutama sejak banyaknya jenis pekerjaan yang dapat dilakukan secara remote. Pekerja remote melakukan pekerjaannya dari rumah dan tetap harus melakukan absensi kehadiran.
Bagi perusahaan yang menerapkan sistem remote pada pekerjanya dapat menggunakan metode absensi dengan website. Pekerja dapat melakukan absensi darimana saja karena sistemnya memakai website dengan memanfaatkan jaringan internet.
Setiap pekerja akan mendapatkan username maupun password untuk melakukan absensi lewat website. Cara absensi dengan website ini tergolong akurat karena pencatatan pada database berdasarkan pada username dan password yang dimasukkan.
Tujuan dan Manfaat Absensi
Kalau absen artinya tidak hadir, maka absensi atau presensi berarti kehadiran. Mengapa absen perlu dicatat? Karena absensi bukan hanya sekedar catatan kehadiran saja, tetapi juga memiliki tujuan dan manfaat tertentu, khususnya bagi perusahaan.
Perusahaan perlu melakukan absensi dan mencatat siapa saja yang tidak hadir, dengan tujuan antara lain :
1. Mencatat Kehadiran Karyawan
Absensi harus dilakukan supaya perusahaan memiliki data dan catatan valid berkenaan dengan kehadiran karyawan. Data tersebut nantinya akan digunakan oleh HRD untuk melakukan penilaian kinerja karyawan, menghitung sisa cuti, menentukan masa probasi dan sebagainya.
2. Payroll
Gaji, insentif maupun bonus yang dibayarkan kepada karyawan dihitung berdasarkan data absen setiap bulan. Karyawan akan dipotong gajinya dalam jumlah tertentu jika ada absen pada bulan tersebut.
Begitu juga jika pada satu bulan penuh seorang karyawan tidak pernah absen atau masuk terus, maka bonus dan insentif yang diberikan juga dihitung berdasarkan data absensi. Data hadir dan tidaknya karyawan adalah acuan untuk menghitung payroll setiap bulan
3. Melihat Produktivitas Karyawan
Manfaat absen salah satunya adalah untuk melihat apakah seorang karyawan memiliki produktivitas yang baik, biasa saja atau malah sangat buruk. Perusahaan dengan karyawan yang produktif tentunya saja lebih mudah untuk berkembang dan maju.
Sebaliknya, jika suatu perusahaan kebanyakan karyawannya kurang bahkan tidak produktif, maka perusahaan bisa saja merugi dan bangkrut. Melalui data absensi, perusahaan bisa mengetahui mana karyawan yang bagus produktivitasnya dan mana yang kurang baik.
4. Membuat Sistem Administrasi yang Rapi
Membuat sistem administrasi kepegawaian yang rapi termasuk tujuan absensi. Data-data kehadiran karyawan dapat disajikan dengan catatan yang rapi dan mudah dipahami siapa saja. Sistem pengaturan dan pencatatan yang rapi sangat berpengaruh pada kemajuan perusahaan.
Catatan data absensi karyawan yang rapi seperti ini terutama sangat diperlukan jika perusahaan ingin melakukan ekspor produknya ke luar negeri. Setiap perusahaan yang akan ekspor produk harus lulus standar ISO, dimana salah satu syaratnya adalah administrasi kepegawaian yang rapi.
Arti absen adalah tidak hadir, sebagaimana yang tercantum pada KBBI dan harus dicatat untuk berbagai keperluan. Absen dicatat dalam absensi atau presensi yang artinya kehadiran, yang biasanya dilakukan oleh sekolah, kampus, instansi maupun perusahaan swasta.