Tidak banyak yang tahu, surat jalan dan delivery order ternyata merupakan dua jenis surat yang berbeda. Untuk membedakannya, Anda bisa melihat contoh surat jalan delivery order barang berikut ini, sehingga tak salah ketika membuat, menggunakan atau memakainya.
Dalam bidang jual beli, kehadiran dua surat ini memang penting, mengingat surat jalan atau delivery order punya tujuan sendiri. Jika salah dalam penggunannya, tak hanya penjual yang dirugikan, tapi juga pembeli hingga distributor.
Pengertian Surat Jalan dan Delivery Order
1. Delivery Order
Istilah pertama yang harus diketahui adalah delivery order, yang artinya surat berisi tanda bukti pemesanan barang. Biasanya tipe surat ini berkaitan dengan layanan pemesanan produk, bisa juga berupa barang atau jasa yang dibeli secara daring.
Jika dilihat dari pengertiannya, delivery order sendiri merupakan proses manajerial. Proses tersebut menjamin konsumen bahwa pelayanan akan berjalan sebagaimana mestinya. Dalam penggunannya, delivery order akan diberikan oleh penjual kepada staf gudang sebelum ekspedisi dilakukan.
2. Surat Jalan
Agar tidak tertukar, pengertian delivery order dan surat jalan harus dipisahkan. Untuk surat jalan, pengertiannya adalah dokumen khusus yang harus dibawa saat tengah melakukan pengiriman barang. Surat jalan akan ditujukan kepada petugas lalu lintas apabila pemeriksaan dilakukan.
Dengan bantuan surat jalan tersebut, staff gudang atau sopir nantinya bisa menjelaskan barang apa yang ia bawa kepada petugas lalu lintas. Di dalam surat jalan biasanya terdapat informasi mengenai kegiatan pengiriman barang dan rincian barang yang di kirimkan.
Manfaat Surat Jalan dan Delivery Order
Membahas contoh surat jalan delivery order barang tidak akan lengkap jika tak membahas masing masing manfaatnya, diantaranya adalah:
1. Manfaat Delivery Order
Secara umum, delivery order punya banyak manfaat, apalagi fungsinya sebaga bukti pengiriman barang agar sampai ke tangan konsumen. Beberapa manfaat dari adanya surat delivery order adalah:
- Berguna sebagai petunjuk daftar barang apa saja yang penjual kirimkan kepada pembeli.
- Merupakan bukti atau tanda yang sah dalam jual beli.
- Memiliki fungsi ganda sebagai acuan untuk membuat surat jalan, sehingga proses pengiriman barang bisa berlangsung sesuai ketentuan.
- Bukti pencocokan dengan surat jalan untuk pihak asuransi, sehingga bisa meminimalisir kesalahan dalam pengiriman barang.
2. Manfaat Surat Jalan
Berbeda dengan delivery order, surat jalan barang dibedakan fungsinya sesuai dengan bentuk serta warnanya. Tidak hanya itu saja, karena fungsinya yang penting, banyak perusahaan yang memberikan 3 – 4 rangkap surat ini kepada sopir.
Selain sebagai bukti transaksi serta konfirmasi atas muatan barang, berikut ini adalah fungsi dan manfaat pemakaian surat jalan, antara lain:
Lembar Putih
Sesuai dengan namanya, lembar surat jalan ini berwarna putih dan merupakan bukti bahwa pesanan pembeli telah dikirimkan. Surat jalan lembar putih ini juga menjadi dokumen resmi penagihan penjual kepada pembeli ketika waktu pelunasan tiba.
Lembar Merah
Berikutnya adalah contoh surat jalan delivery order barang adalah lembar merah. Lembar merah ini juga dibuat beberapa rangkap karena fungsinya adalah surat jalan khusus untuk pembeli. Lembaran ini menjadi bukti dan tanda detail barang yang sudah dipesan oleh pembeli.
Catatan Laporan Transaksi
Terakhir adalah lembaran khusus untuk laporan transaksi, biasanya menjadi lembar terakhir dalam surat jalan. Catatan laporan transaksi ini bisa disimpan oleh penjual, diberikan kepada staff gudang atau supervisor. Gunanya untuk menyampaikan perintah atau sebagai bukti arsip.
Informasi yang Ada di Surat Jalan dan Delivery Order
Karena fungsinya yang berbeda, format surat jalan atau delivery order juga berlainan, setidaknya berikut adalah informasi yang harus ada pada masing masing surat.
1. Delivery Order
Dalam delivery order, terdapat alamat dari penjual atau distributor, alamat pembeli dan rincian barang yang akan dikirim. Tiap barang dirincikan mulai dari jenis produk, jumlah barang yang dibeli, hingga detail waktu pembelian dan pengiriman.
2. Surat Jalan
Dalam surat jalan, informasi yang harus ada antara lain nama dan alamat perusahaan, nomor surat serta tempat dan tanggal pembuat surat jalan. Pada surat jalan, harus terdapat rincian dari barang yang dipesan, mulai dari nama barang, jumlah dan harganya jika memang diperlukan.
Perbedaan Contoh Surat Jalan Delivery Order
Setelah lebih dalam mengenal contoh surat jalan delivery order barang, perlu diketahui juga apa perbedaan diantaranya keduanya, diantaranya adalah:
1. Fungsi dan Tujuan
Surat jalan merupakan dokumen penting yang harus kurir atau stafg gudang bawa ketika bertugas mengirimkan barang. Surat ini akan diberikan ketika pemeriksaan kendaraan oleh petugas lalu lintas dilakukan.
Sedangkan delivery order merupakan surat yang berisi informasi mengenai barang yang akan dikirimkan oleh kurir. Ketika ada pemeriksaan kendaraan, sopir atau staff gudang tidak diharuskan menyerahkan surat ini sebagai bukti sah dalam perjalanan.
2. Bentuk Surat
Untuk surat delivery order, setiap perusahaan memiliki format dan bentuk yang berbeda beda. Sehingga model, format, bentuk atau warnanya mungkin saja berbeda antar perusahaan. Meski berbeda, namun fungsinya suratnya tetap sama dan sah digunakan.
Berbeda dengan contoh surat jalan barang perusahaan, bentuknya serupa dengan jumlah rangkap yang lebih banyak. Bentuk dan formatnya juga nyaris sama, meski dari perusahaan yang berbeda.Surat jalan terdiri dari 3 – 4 rangkap dengan warna yang berbeda tergantung jenisnya.
3. Dokumen Pengiriman
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, delivery order berfungsi sebagai acuan untuk surat jalan. Jadi surat jalan tidak bisa dibuat tanpa adanya delivery order. Sedangkan pembuatan delivery order bisa dilakukan terpisah tanpa harus menggunakan surat jalan.
Karena harus menggunakan delivery order, surat jalan menjadi bukti yang legal dalam pengiriman. Jika pengiriman barang tidak menggunakan surat jalan, besar kemungkinan staff gudang atau kurir akan diperiksa petugas lalu lintas selama bekerja.
Mana yang Lebih Penting, Surat Jalan atau Delivery Order?
Jika dilihat dari fungsi dan contoh surat jalan atau delivery order, keduanya sebenarnya punya fungsi penting yang sama. Tanpa delivery order, surat jalan tidak bisa dibuat. Tapi delivery order tidak bisa menjadi surat legal pengiriman yang sah tanpa adanya surat jalan.
Apabila hendak melakukan pengiriman barang, surat jalan adalah surat resmi yang harus dimiliki dan tak boleh lupa dibawa kurir. Ketika supir membawa surat jalan, maka pengiriman yang dilakukan memang resmi dan bisa dipertanggung jawabkan.
Tidak hanya menjadi bukti bahwa pengiriman yang dilakukan, surat jalan dan delivery order juga bisa menjadi bukti transaksi perusahaan. Bukti ini bisa disimpan sebagi arsip atau laporan keuangan, sehingga barang dan dana keluar masuk bisa dikelola dengan baik.
Karena fungsinya yang penting, surat jalan dan delivery order tidak boleh disepelekan. Usahakan untuk membuat salinannya agar tidak repot ketika surat hilang atau terselip selama perjalanan.
Dari penjelasan mengenai contoh surat jalan delivery order barang diatas, dapat diketahui bahwa kedua surat ini punya fungsi dan perannya sendiri. Untuk menghindari hal yang tak diinginkan selama perjalanan pengiriman barang, ada baiknya selalu membawa kedua surat ini.